Einkaufsliste für eine Jubiläums-Benefizveranstaltung

Bei einer Jubiläums-Benefizveranstaltung brauchst du mehr als Essen und Getränke: Gäste müssen sich anmelden, Spenden abgeben und sich im Raum orientieren können. Plane Geschirr, Mobiliar und Dekoration passend zur Gästezahl und halte zusätzliche Ausstattung für Registrierung, Präsentation und Auktion bereit. Besonders häufig fehlen Wasserkaraffen, Namensschilder, Servierbesteck und eine klare Möglichkeit für Spendenzahlungen. Mit dieser Einkaufsliste kannst du die Besorgung Schritt für Schritt vorbereiten.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
CocktailtischeAnz. 4
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Präsentationstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
ServiettenAnz. 120
TischläuferAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
Fotowand-Hintergrund
Fotowandständer
Willkommensschild
TischnummernAnz. 10
KerzenhalterAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 30
Jubiläumsbuchstaben
TischdekorationAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8
Kabelbinder
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
MusikinstrumenteAnz. 3
NotenständerAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierbesteckAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Miniquiches - 120 Stück
- Wraps - 30 Stück
- Frischkäse - 1,5 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Oliven - 1 Kilogramm
- Gemischte Nüsse - 1 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa-Sauce - 4 Gläser
- Hummus - 1,5 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Staudensellerie - 6 Köpfe
- Baguettes - 12 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 4 Kilogramm
- Rucola - 500 Gramm
- Gurkensalat - 2 Kilogramm
- Kartoffeln - 8 Kilogramm
- Reis - 4 Kilogramm
- Pasta - 4 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 7 Kilogramm
- Lachsfilet - 5 Kilogramm
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Gemüseburger - 30 Stück
- Paprika - 20 Stück
- Zucchini - 10 Stück
- Champignons - 3 Kilogramm
- Zwiebeln - 3 Kilogramm
- Knoblauch - 6 Knollen
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Kokosmilch - 6 Dosen
- Gemüsebouillon - 2 Packungen
- Hühnerbrühe - 2 Packungen
- Olivenöl - 2 Liter
- Sonnenblumenöl - 1 liter
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 100 Gramm
- Curry-Pulver - 100 Gramm
- Italienische Kräuter - 100 Gramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Balsamico-Essig - 2 Flaschen
- Schlagsahne - 3 liter
- Vanilleeis - 6 Liter
- Schokoladensauce - 3 Flaschen
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Frisches Obst - 8 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Zitronen - 12 Stück
- Kaffee - 3 kilogram
- Tee - 150 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Sprudelwasser - 30 Flaschen
- Stilles Wasser - 30 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Bier - 120 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Cocktailmix - 6 Flaschen
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen
BuffetwärmerAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EislöffelAnz. 4
KannenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
GästelistenhalterAnz. 2
SpendenboxenAnz. 3
KartenterminalAnz. 2
Kleingeldkasse

Versteigerung

AuktionsnummernAnz. 100
Auktionshammer
Auktionsschild
GebotsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 10
GeschenktaschenAnz. 50

Reinigung

MülleimerAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 3
KabelmattenAnz. 6

Tipps

Rechne Teller, Gläser, Tassen und Besteck pro Gast und lege jeweils 10 Prozent Reserve zurück. Bei 100 Gästen sind das beispielsweise 110 Stück je benötigter Kategorie.
Plane für die Registrierung einen eigenen Tisch mit Namensschildern und Ablaufplan ein. Lege die Unterlagen spätestens am Vortag bereit, damit der Empfang nicht mit dem Aufbau kollidiert.
Stelle für Buffet und Präsentation getrennte Tische auf. So bleiben Speisen, Servierschalen und Servierlöffel zugänglich, während Auktionsartikel und Informationen sichtbar bleiben.
Kühle Getränke frühzeitig und plane pro Wasserkaraffe mehrere Nachfüllungen ein. Wassergläser und Weingläser sollten bereits vor dem Einlass an den Tischen stehen.
Besorge Dekoration nicht erst am Veranstaltungstag: Ballonpumpe, Lichterketten, Fotowandständer, Willkommensschild und Tischnummern brauchen Zeit für Aufbau und Befestigung.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Jubiläums-Benefizveranstaltung?: Du brauchst Mobiliar für Sitzplätze, Buffet, Registrierung und Präsentation sowie Geschirr, Getränkeausstattung, Dekoration und Material für Spenden oder eine Auktion. Plane pro Gast mindestens einen vollständigen Geschirrsatz und 10 Prozent Reserve ein.
Wie viel Geschirr brauche ich für 100 Gäste?: Plane mindestens 110 Dinner-Teller, Dessertteller, Wassergläser und Besteck-Sets ein, wenn alle Gäste gleichzeitig versorgt werden. Für Kaffee und Wein kommen zusätzlich 110 Kaffeetassen beziehungsweise Weingläser hinzu.
Wann sollte ich die Sachen für die Benefizveranstaltung einkaufen?: Langlebige Artikel wie Dekoration, Serviergeschirr und Namensschilder solltest du 1 bis 2 Wochen vorher besorgen. Frische Produkte holst du am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher ab; Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Einlass kalt stehen.
Was wird bei einer Benefizveranstaltung oft vergessen?: Häufig fehlen Spendenkarten, eine vorbereitete Zahlungsmethode, Namensschilder, Servierbesteck und zusätzliche Wasserkaraffen. Prüfe diese Punkte spätestens 24 Stunden vor Beginn und lege sie am Registrierungstisch beziehungsweise am Buffet bereit.

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