Checkliste für eine Jubiläums-Benefizveranstaltung
Eine Jubiläums-Benefizveranstaltung braucht mehr als Einladungen und ein festliches Menü. Neben Programm und Gästeliste müssen Spenden, Auktion, Referenten, Musik und Zahlungswege rechtzeitig feststehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Budgetplanung bis zu den letzten Vorbereitungen am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und die Ausgabe von Namensschildern zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Gästeliste finalisieren
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Auktionsartikel sammeln
2 Personen
Auktionsliste erstellen
Referenten bestätigen
Musikprogramm bestätigen
Zahlungsmethode für Spenden einrichten
2 Personen
Spendenkarten vorbereiten
2 Personen
Namensschilder erstellen
2 Personen
Ablaufplan ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Desserts vorbereiten
2 Personen
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tischwäsche anbringen
3 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
Auktionsartikel ausstellen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Event
Eingang und Garderobe öffnen
2 Personen
Gäste registrieren
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Eröffnungsrede moderieren
Jubiläumsvortrag halten
2 Personen
Musikauftritt betreuen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Versteigerung erläutern
Benefizauktion betreuen
3 Personen
Gebote erfassen
2 Personen
Spenden sammeln
2 Personen
Dankeswort sprechen
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Auktionserlös sichern
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Auktionsgewinner informieren
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fotos mit Gästen teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 10
- CocktailtischeAnz. 4
- StühleAnz. 90
- BuffetischeAnz. 3
- Registrierungstisch
- Präsentationstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 100
- Abendbesteck-SetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
- WasserkaraffenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- ServiettenAnz. 120
- TischläuferAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 10
- LichterkettenAnz. 6
- Fotowand-Hintergrund
- Fotowandständer
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 10
- KerzenhalterAnz. 20
- StumpenkerzenAnz. 30
- Jubiläumsbuchstaben
- TischdekorationAnz. 10
- KreidetafelnAnz. 4
- KreidestifteAnz. 8
- Kabelbinder
- KlebebandAnz. 4
- SchereAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mischpult
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
- MusikinstrumenteAnz. 3
- NotenständerAnz. 3
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ServierbesteckAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
- BuffetwärmerAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 12
- GetränkespenderAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
- EislöffelAnz. 4
- KannenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 20
- KorkenzieherAnz. 4
Registrierung
- NamensschilderAnz. 100
- StifteAnz. 20
- GästelistenhalterAnz. 2
- SpendenboxenAnz. 3
- KartenterminalAnz. 2
- Kleingeldkasse
Versteigerung
- AuktionsnummernAnz. 100
- Auktionshammer
- Auktionsschild
- GebotsformulareAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 20
- AufbewahrungsboxenAnz. 10
- GeschenktaschenAnz. 50
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 3
- KabelmattenAnz. 6
Tipps
- Lege Datum, Ort, Budget und Fundraising-Ziel zuerst fest. Plane für Programm, Ausstattung und Spendenabwicklung jeweils einen eigenen Kostenposten ein, damit das Ziel nicht durch vergessene Ausgaben schrumpft.
- Verschicke die Einladungen früh und sende mindestens eine Erinnerung. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend; finalisiere die Gästeliste spätestens eine Woche vor der Veranstaltung.
- Bestätige Referenten, Musikprogramm und Ablauf nicht erst am Veranstaltungstag. Drucke den Ablaufplan vorab aus und lege eine Kopie am Registrierungstisch sowie eine bei der Moderation bereit.
- Beginne früh mit den Auktionsartikeln. Sammle die Gegenstände, erstelle eine Auktionsliste und kläre vorab, wie Gebote und Spenden bezahlt werden können.
- Plane Aufbau und Catering getrennt: Registrierungstisch, Präsentationstisch, Buffetische und Sitzplätze brauchen Platz. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jubiläums-Benefizveranstaltung planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Fundraising-Ziel. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wann sollte die Gästeliste für eine Benefizveranstaltung feststehen?
- Finalisiere die Gästeliste ungefähr 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage für Tischordnung, Namensschilder, Ernährungswünsche und Reservierungsbestätigungen.
- Wie viele Auktionsartikel braucht man für eine Jubiläums-Benefizveranstaltung?
- Plane mindestens 5 bis 10 attraktive Artikel ein, abhängig von Gästezahl und Programm. Erstelle die Auktionsliste spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin, damit sie in den Ablauf und die Präsentation aufgenommen werden kann.
- Wann sollte man Getränke und frische Speisen vorbereiten?
- Stelle Getränke einige Stunden vor Beginn kalt und bereite Snacks sowie Desserts am selben Tag oder am Vorabend vor. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab, damit Qualität und Kühlung stimmen.
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