Eine Jubiläums-Benefizveranstaltung Schritt für Schritt organisieren

Beginne bei einer Jubiläums-Benefizveranstaltung nicht mit der Dekoration, sondern mit Ziel, Budget und Datum. Danach folgen Ort, Programm und Einladungen, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen. Plane die Spendenmethode, Auktionsartikel und Beiträge der Referenten frühzeitig ein. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Tischordnung, Namensschilder und einen ausgedruckten Ablaufplan. So bleiben am Veranstaltungstag nur Aufbau, Empfang und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Fundraising-Ziel festlegen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Erinnerung senden
10
Gästeliste finalisieren
2 Personen
11
Tischordnung erstellen
2 Personen
12
Reservierungen bestätigen
13
Auktionsartikel sammeln
2 Personen
14
Auktionsliste erstellen
15
Referenten bestätigen
16
Musikprogramm bestätigen
17
Zahlungsmethode für Spenden einrichten
2 Personen
18
Spendenkarten vorbereiten
2 Personen
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Ablaufplan ausdrucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Frische Produkte abholen
2 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Desserts vorbereiten
2 Personen
26
Buffetgerichte vorbereiten
4 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Tischwäsche anbringen
3 Personen
30
Geschirr bereitstellen
3 Personen
31
Buffet aufbauen
4 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Fotowand aufbauen
2 Personen
34
Beleuchtung anbringen
2 Personen
35
Tonanlage testen
2 Personen
36
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
37
Auktionsartikel ausstellen
2 Personen
38
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
39
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

40
Eingang und Garderobe öffnen
2 Personen
41
Gäste registrieren
3 Personen
42
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
43
Namensschilder verteilen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Eröffnungsrede moderieren
46
Jubiläumsvortrag halten
2 Personen
47
Musikauftritt betreuen
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet eröffnen
2 Personen
50
Buffet servieren
4 Personen
51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
52
Tische abräumen
3 Personen
53
Versteigerung erläutern
54
Benefizauktion betreuen
3 Personen
55
Gebote erfassen
2 Personen
56
Spenden sammeln
2 Personen
57
Dankeswort sprechen
58
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
59
Gäste verabschieden
2 Personen
60
Auktionserlös sichern
2 Personen
61
Reste gekühlt lagern
2 Personen

Nachbereitung

62
Abfall sammeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Auktionsgewinner informieren
71
Ausstehende Zahlungen nachverfolgen
72
Einnahmen überweisen
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden
2 Personen
74
Fotos mit Gästen teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
CocktailtischeAnz. 4
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
Präsentationstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
Abendbesteck-SetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
WasserkaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
ServiettenAnz. 120
TischläuferAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
Fotowand-Hintergrund
Fotowandständer
Willkommensschild
TischnummernAnz. 10
KerzenhalterAnz. 20
StumpenkerzenAnz. 30
Jubiläumsbuchstaben
TischdekorationAnz. 10
KreidetafelnAnz. 4
KreidestifteAnz. 8
Kabelbinder
KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
MusikinstrumenteAnz. 3
NotenständerAnz. 3

Küche

KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierbesteckAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe
BuffetwärmerAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EislöffelAnz. 4
KannenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KorkenzieherAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
GästelistenhalterAnz. 2
SpendenboxenAnz. 3
KartenterminalAnz. 2
Kleingeldkasse

Versteigerung

AuktionsnummernAnz. 100
Auktionshammer
Auktionsschild
GebotsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 10
GeschenktaschenAnz. 50

Reinigung

MülleimerAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 3
KabelmattenAnz. 6

Tipps

Lege das Fundraising-Ziel zusammen mit dem Budget fest und entscheide spätestens bei der Einladung, wie Gäste spenden können. Spendenkarten und eine getestete Zahlungsmethode sollten mindestens 7 Tage vorher bereitliegen.
Bestätige Referenten und Musikprogramm nicht erst am Veranstaltungstag. Hole Zusagen und benötigte Informationen spätestens 14 Tage vorher ein, damit der Ablaufplan realistisch bleibt.
Schließe die Gästeliste 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei Ernährungswünsche, bestätige Reservierungen und erstelle danach die Tischordnung statt umgekehrt.
Plane den Empfang mit einem eigenen Registrierungstisch, Namensschildern und einem Willkommensschild. Lege Ablaufplan, Gästeliste und Tischordnung zusätzlich gedruckt am Empfang bereit.
Teile den Einkauf auf: haltbare Lebensmittel und Getränke frühzeitig, frische Produkte am Veranstaltungstag. Stelle Getränke mehrere Stunden vor Beginn kalt und bereite Snacks sowie Desserts nach dem Aufbau vor.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläums-Benefizveranstaltung planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Ort, Budget, Programm, Einladungen, Referenten und Auktionsartikel koordinieren.
Wann sollte man die Einladungen für eine Benefizveranstaltung verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vorher, damit Sitzordnung, Essen und Namensschilder rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wann muss das Spenden- und Auktionskonzept feststehen?: Lege Zahlungsmethode und Spendenziel spätestens 4 Wochen vorher fest. Sammle Auktionsartikel möglichst bis 14 Tage vor der Veranstaltung und erstelle danach die verbindliche Auktionsliste.
Was muss am Tag der Jubiläums-Benefizveranstaltung zuerst passieren?: Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit Mobiliar, Registrierungstisch, Buffet und Präsentationstisch. Danach folgen Dekoration, Technik, gekühlte Getränke und die Kontrolle des ausgedruckten Ablaufplans.

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