Alumni-Event organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Empfang

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens 7 bis 10 Tage vor dem Event eine belastbare Teilnehmerzahl hast. Erst dann lassen sich Catering, Namensschilder und Sitzordnung sinnvoll abschließen.
• Erfasse Ernährungswünsche nicht nur bei der Anmeldung, sondern prüfe sie spätestens 3 Tage vorher gegen das Buffetmenü. Bereite Diätetiketten vor, damit Sondergerichte beim Empfang eindeutig erkennbar sind.
• Plane für die Registrierung mindestens 30 Minuten vor Programmbeginn ein. Lege Namensschilder alphabetisch bereit und stelle ein Willkommensschild so auf, dass ankommende Gäste den Tisch sofort finden.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Eine kurze Tonprobe von 10 Minuten reicht oft, um leere Akkus, fehlende Anschlüsse oder zu kurze Kabel rechtzeitig zu bemerken.
• Kühle Getränke und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen vor dem Einlass bereit. Rechne für das erste Programmstündchen mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Eiswürfel erst kurz vor Beginn bereit, damit sie nicht schmelzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Alumni-Event organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Gästeliste. Die Einladungen sollten spätestens 6 Wochen vor dem Event verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.

Wann muss die endgültige Gästeliste feststehen?

Schließe die Gästeliste etwa 7 bis 10 Tage vor dem Alumni-Event. Zu diesem Zeitpunkt kannst du die Cateringbestellung prüfen, Namensschilder drucken und die benötigte Menge an Geschirr und Getränken festlegen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Alumni-Events?

Plane für Raum, Buffet, Registrierung, Dekoration und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Tonanlage sollte zusätzlich spätestens 30 Minuten vor dem Einlass getestet werden.

Wie organisiert man die Registrierung bei einem Alumni-Event?

Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein und sortiere die Namensschilder alphabetisch. Halte eine endgültige Gästeliste und einige leere Namensschilder für kurzfristige Änderungen bereit.

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