Camper-Messe organisieren: Checkliste für die Planung
Eine Camper-Messe braucht frühzeitig klare Zusagen von Ausstellern, einen belastbaren Hallenplan und eine Registrierung, die am Veranstaltungstag funktioniert. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung fest, bevor du Einladungen, Standflächen und Catering koordinierst. In den letzten Tagen zählen Bestätigungen, Namensschilder, Technik und der Wettercheck. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau von Empfang, Ausstellerständen und Camperpräsentationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Aussteller kontaktieren
2 Personen
Standfläche zuweisen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Präsentationstechnik reservieren
Catering bestellen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Lageplan drucken
Ausstellerinformationen versenden
Besucherregistrierung prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Standbetreiber telefonisch bestätigen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Eingang und Empfangstresen aufbauen
3 Personen
Ausstellerstände aufbauen
8 Personen
Camper-Präsentationen positionieren
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Registrierungstisch vorbereiten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Präsentationsmaterial testen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Aussteller briefen
3 Personen
Event
Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen erfassen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Aussteller unterstützen
3 Personen
Präsentationen betreuen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Gangflächen an den Ständen freihalten
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Fotodokumentation organisieren
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Aussteller auschecken
3 Personen
Nachbereitung
Camper-Präsentationen abbauen
4 Personen
Messestände abbauen
8 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration und Wegweiser entfernen
3 Personen
Materialien zurückbringen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Aussteller nachfassen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Besucherfeedback sammeln
Fotos mit Ausstellern teilen
Unbezahlte Rechnungen prüfen
Endabrechnung bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 8
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- PräsentationstischAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 10
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- BannerAnz. 6
- FahnenAnz. 12
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 6
- PflanzenAnz. 8
Standmaterial
- PartyzelteAnz. 4
- HinterwandpaneeleAnz. 12
- ProspekthalterAnz. 20
- PräsentationsständerAnz. 8
- StromverteilerAnz. 10
- KabelmattenAnz. 12
Registrierung
- Registrierungstisch
- NamensschilderAnz. 150
- BadgehalterAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 30
- Kassette für Bargeld
- Kartenterminal
Drucksachen
- PläneAnz. 200
- ProgrammhefteAnz. 200
- AusstellerkartenAnz. 30
- WegweiserAnz. 20
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- BesenAnz. 3
- BodenabzieherAnz. 2
- StaubsaugerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Termin, Öffnungszeiten und Hallenplan, bevor du Aussteller anschreibst. So kannst du Standflächen verbindlich zuweisen und vermeidest spätere Änderungen an Einladungen und Drucksachen.
- Öffne die Anmeldung früh genug, um Kontaktdaten, Ausstellerbedarf und Diätwünsche gesammelt zu erfassen. Prüfe die Liste spätestens eine Woche vor der Messe und frage fehlende Angaben gezielt nach.
- Plane Präsentationstechnik nicht nur für den Vortrag ein: Teste Laptop, Beamer, Projektionsfläche, Mikrofon und Lautsprecher vor dem Einlass. Verlängerungskabel, Steckdosen und Kabelmatten sollten bereits beim Aufbau an ihrem endgültigen Platz liegen.
- Schicke den Ausstellern die Standinformationen spätestens einige Tage vor der Messe. Eine telefonische Bestätigung in der letzten Woche verhindert, dass Standpersonal, Anlieferung oder Strombedarf am Veranstaltungstag ungeklärt bleiben.
- Lege den Aufbau in eine feste Reihenfolge: zuerst Empfang und Wegeführung, dann Stände und Präsentationen, danach Beschilderung, Beleuchtung und Abfallbehälter. Kontrolliere außerdem am Vortag die Wettervorhersage, falls Materialien oder Camper teilweise draußen stehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Camper-Messe organisieren?
- Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Location, Öffnungszeiten und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldungen sollten danach möglichst innerhalb der ersten zwei Wochen laufen.
- Wann sollte man die Aussteller für eine Camper-Messe bestätigen?
- Hole die verbindliche Rückmeldung spätestens eine Woche vor der Messe ein. Schicke Standfläche, Aufbauzeiten, Anlieferung, Technik und Ansprechpartner anschließend gesammelt an alle Aussteller.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Camper-Messe?
- Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Empfang, Ausstellerstände, Präsentationstechnik und Wegeführung ein. Größere Camperpräsentationen oder viele Stände benötigen einen zusätzlichen Aufbauabschnitt am Vortag.
- Was muss man für die Besucherregistrierung vorbereiten?
- Bereite die Teilnehmerliste und Namensschilder spätestens am Vortag vor. Halte am Eingang außerdem einen klar beschrifteten Empfangsbereich und eine Reserve für Nachmeldungen bereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!