Jahrmarkt organisieren: der praktische Ablauf
Ein Jahrmarkt gelingt, wenn du zuerst Termin, Gelände und Genehmigungen klärst und erst danach Attraktionen, Spielstände und Versorgung buchst. Plane Strom, Toiletten und Sicherheit früh, weil diese Leistungen oft nicht kurzfristig verfügbar sind. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Helfer, Lieferungen, Wetter und die genaue Aufteilung des Geländes. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Ablauf für Aufbau, Kassen, Getränke und die Ankunft der Attraktionen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigung beantragen
- 4
Attraktionen reservieren
2 Personen
- 5
Spielstand reservieren
- 6
Stromversorgung reservieren
- 7
Toiletten reservieren
- 8
Sicherheit buchen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Lieferungen bestätigen
- 15
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 16
Sicherheitsplan prüfen
2 Personen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Preise sortieren
2 Personen
- 20
Kassen vorbereiten
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 23
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 24
Gelände absperren
3 Personen
- 25
Attraktionen empfangen
3 Personen
- 26
Attraktionen abnehmen lassen
2 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
5 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Spielstände aufbauen
4 Personen
- 30
Strom anschließen
2 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 33
Kassen installieren
2 Personen
- 34
Preistische einrichten
2 Personen
- 35
Essensstand einrichten
4 Personen
- 36
Getränke an die Bar stellen
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 40
Geländesicherheit überprüfen
3 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 42
Türen öffnen
2 Personen
- 43
Eingang kontrollieren
3 Personen
- 44
Attraktionen betreuen
8 Personen
- 45
Spielstände besetzen
6 Personen
- 46
Essen zubereiten
4 Personen
- 47
Essen servieren
4 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Preise ausgeben
2 Personen
- 51
Gelände sauber halten
3 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten auffüllen
- 54
Erste-Hilfe-Ansprechpartner sein
2 Personen
- 55
Musik bedienen
- 56
Kassen abschließen
2 Personen
- 57
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Nachbereitung
- 58
Attraktionen abbauen lassen
3 Personen
- 59
Essensstand reinigen
3 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Gelände aufräumen
5 Personen
- 62
Abfall entsorgen
3 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Möbel abbauen
4 Personen
- 65
Stromversorgung entfernen
2 Personen
- 66
Materialien reinigen
3 Personen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Restbestand einlagern
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- StehtischeAnz. 12
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 60
- BiertischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 12
- KassentischeAnz. 3
- PreistischeAnz. 4
Ausstattung
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- GasgrillsAnz. 2
- PartylautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
- KartenterminalsAnz. 3
- Jahrmarkts-SpielsetsAnz. 6
- RingwurfsätzeAnz. 2
- DosenwurfsetsAnz. 2
- EntenangelspieleAnz. 2
- Glücksrad
- EingangsschilderAnz. 3
- AbsperrgitterAnz. 30
- AbsperrpfostenAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
- GeldkassettenAnz. 3
- WechselgeldkassenAnz. 3
- PreiscouponsAnz. 500
- SpielmünzenAnz. 1000
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 500
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- VorratsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 300
- BallonpumpenAnz. 3
- JahrmarktschilderAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 15
- PreisständerAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 8
- BaustrahlerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- AbfallcontainerAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Genehmigung. Attraktionen, Spielstände, Stromversorgung, Toiletten und Sicherheitsdienst lassen sich danach gezielt auf das Gelände abstimmen.
- Erstelle spätestens 14 Tage vor dem Jahrmarkt einen Lageplan mit Eingängen, Attraktionen, Spielständen, Kassen, Sitzbereichen und Fluchtwegen. Prüfe dabei, ob Verlängerungskabel sicher liegen und keine Wege versperren.
- Teile freiwillige Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und bestätige ihre Aufgaben spätestens eine Woche vorher. Plane separate Personen für Kassen, Ausgabe, Aufsicht und das Nachfüllen von Getränken ein.
- Kläre Lieferungen 3 bis 5 Tage vor dem Termin noch einmal mit Uhrzeit und Ansprechpartner. Kühlschränke, Kühlboxen, Warmhaltebehälter und wiederverwendbare Becher müssen vor Beginn einsatzbereit sein – nicht erst während des Aufbaus.
- Bereite Preise, Kassen und Kartenterminals am Vortag vor und sortiere das Wechselgeld nach Verkaufsstelle. Prüfe am Veranstaltungsmorgen außerdem Wettervorhersage, Absperrungen, Beleuchtung und die sichere Stromversorgung.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Location, Attraktionen, Strom, Toiletten und Sicherheitsdienst sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.
- Welche Genehmigungen braucht man für einen Jahrmarkt?
- Das hängt von Ort, Gelände und Umfang der Veranstaltung ab. Kläre die erforderliche Genehmigung direkt nach der Termin- und Standortwahl, also mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Jahrmarkt.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Jahrmarkt?
- Plane pro gleichzeitig geöffneter Verkaufs- oder Spielstation mindestens eine eingewiesene Person ein. Zusätzlich solltest du 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Nachschub, Rundgänge und kurzfristige Ausfälle einteilen.
- Was muss am Tag vor dem Jahrmarkt fertig sein?
- Am Vortag sollten Preise und Kassen vorbereitet, Getränke gekühlt, Materialien sortiert und Lieferzeiten bestätigt sein. Der Lageplan, Helferplan und Sicherheitsplan müssen spätestens dann allen Verantwortlichen vorliegen.
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