Cómo organizar una feria paso a paso
Organizar una feria requiere coordinar proveedores, permisos, puestos, atracciones y muchas tareas pequeñas en el orden correcto. Empieza fijando la fecha y reservando el lugar; después cierra los servicios que tienen disponibilidad limitada, como electricidad, aseos y seguridad. En las semanas previas, define el plano, gestiona las inscripciones y asigna voluntarios. El día anterior se preparan bebidas, aperitivos, premios y materiales; el día del evento se reciben las atracciones, se comprueban las instalaciones y se mantiene una persona responsable de cada zona.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del evento
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Solicitar permiso
- 4
Reservar atracciones
2 personas
- 5
Reservar puestos de juego
- 6
Reservar el suministro eléctrico
- 7
Reservar los aseos
- 8
Reservar seguridad
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Publicar la promoción
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Confirmar entregas
- 15
Desarrollar el plano
2 personas
- 16
Comprobar el plan de seguridad
2 personas
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Ordenar los premios
2 personas
- 20
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 21
Enfriar bebidas
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Preparar los materiales
3 personas
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Recibir las atracciones
3 personas
- 26
Hacer inspeccionar las atracciones
2 personas
- 27
Montar las carpas
5 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar los stands de juegos
4 personas
- 30
Conectar la corriente
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Instalar las cajas registradoras
2 personas
- 34
Montar las mesas de premios
2 personas
- 35
Montar el puesto de comida
4 personas
- 36
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
- 37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 38
Comprobar los baños
2 personas
- 39
Preparar el material de primeros auxilios
- 40
Revisar la seguridad del recinto
3 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 42
Abrir las puertas
2 personas
- 43
Controlar la entrada
3 personas
- 44
Gestionar las atracciones
8 personas
- 45
Atender los puntos de juego
6 personas
- 46
Preparar la comida
4 personas
- 47
Servir la comida
4 personas
- 48
Servir las bebidas
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Entregar premios
2 personas
- 51
Mantener limpio el recinto
3 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Reponer los baños
- 54
Ser el punto de contacto de primeros auxilios
2 personas
- 55
Controlar la música
- 56
Cerrar las cajas
2 personas
- 57
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 58
Retirar las atracciones
3 personas
- 59
Limpiar el puesto de comida
3 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar el recinto
5 personas
- 62
Retirar los residuos
3 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 65
Retirar el suministro eléctrico
2 personas
- 66
Limpiar los materiales
3 personas
- 67
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 68
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas altascant. 12
- Mesas plegablescant. 10
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas de cervezacant. 8
- Taburetes de barcant. 12
- Mesas de cajacant. 3
- Mesas de premioscant. 4
Equipo
- Neverascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Barbacoas de gascant. 2
- Altavoces para fiestascant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 8
- Terminales de pagocant. 3
- Sets de juegos de feriacant. 6
- Sets de lanzamiento de aroscant. 2
- Sets de lanzamiento de latascant. 2
- Juegos de pesca de patitoscant. 2
- Ruleta de la fortuna
- Carteles de entradacant. 3
- Vallas de proteccióncant. 30
- Postes separadorescant. 20
- Cinta de balizamientocant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cajas de caudalescant. 3
- Bandejas para cambiocant. 3
- Cupones de premiocant. 500
- Monedas de juegocant. 1000
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 500
- Platoscant. 250
- Cubiertoscant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejas de servircant. 20
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 300
- Bombas para globoscant. 3
- Carteles de feriacant. 8
- Carteles direccionalescant. 12
- Mantelescant. 15
- Expositores de premioscant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de obracant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 20
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 6
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero el lugar y los servicios externos. Solicita el permiso y reserva con antelación las atracciones, los puestos de juego, el suministro eléctrico, los aseos y la seguridad; dejar cualquiera de estos puntos para la última semana puede limitar tus opciones.
- Dibuja el plano antes de confirmar la distribución. Reserva espacio para carpas, mesas, cajas, premios, colas, cables y una zona de paso; comprueba también que las mesas de cerveza, sillas y puestos no bloqueen las salidas.
- Asigna voluntarios por turnos y por zona, no solo por tarea. Prepara una persona responsable de las cajas, otra de premios, otra de bebidas y otra de incidencias, con cambios previstos cada 2 o 3 horas.
- Confirma las entregas entre 3 y 7 días antes. Verifica la hora de llegada de atracciones, mobiliario, equipos eléctricos, aseos y materiales; el día anterior enfría las bebidas y deja preparados aperitivos, vajilla y premios.
- Haz una revisión final del tiempo y de la seguridad 24 horas antes. Comprueba que las carpas, cables alargadores, regletas, lámparas, altavoces y micrófonos encajan con el plano y decide quién puede cerrar el recinto al terminar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar, solicita los permisos y contrata atracciones, puestos, electricidad, aseos y seguridad al principio; deja las compras y la preparación de comida para la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una feria?
- Envíalas entre 3 y 6 semanas antes y publica la promoción desde que la fecha y el lugar estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para poder recoger preferencias dietéticas y asignar voluntarios.
- ¿Qué se prepara el día anterior a una feria?
- El día anterior se enfrían las bebidas, se preparan los aperitivos, se ordenan premios y materiales, y se revisan cajas registradoras, terminales de pago y equipos. También conviene comprobar el pronóstico y hacer una última revisión del plano y del plan de seguridad.
- ¿Cómo se organiza el montaje el día de la feria?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para recibir las atracciones, colocar mesas, carpas y sillas, conectar electricidad y probar sonido e iluminación. Haz una comprobación final de cajas, puestos, aseos, salidas y voluntarios antes de dejar entrar al público.
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