Drachenfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Drachenfestival braucht mehr Vorbereitung als nur einen geeigneten Windtag. Du musst das Fluggelände reservieren, Genehmigungen und Versicherung klären, Toiletten und Strom organisieren und die Flugzonen sicher abstecken. Plane außerdem Workshops, Wettbewerbe, Helfer und Anmeldungen frühzeitig ein. Diese Checkliste führt dich von der Terminfindung bis zur Kontrolle von Drachen, Material und Gelände am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum festlegen
Drachenfluggelände reservieren
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Toiletten reservieren
Stromversorgung reservieren
Drachenworkshop festlegen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einplanen
2 Personen
Lieferanten bestätigen
Wettervorhersage verfolgen
Drachen und Materialien prüfen
2 Personen
Wettbewerbsanmeldung vorbereiten
2 Personen
Geländeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Drachen transportieren
2 Personen
Material zum Gelände bringen
4 Personen
Gelände auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Drachenzonen abstecken
4 Personen
Publikumsweg absperren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Wettkampftisch einrichten
2 Personen
Workshoptische aufstellen
3 Personen
Drachen-Workshop vorbereiten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Schilder und Wegweiser aufstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
4 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Wettbewerbsteilnehmer registrieren
2 Personen
Drachenregeln erläutern
2 Personen
Freiflug betreuen
4 Personen
Drachen-Workshop anleiten
3 Personen
Kindern beim Workshop helfen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Drachenwettbewerb starten
3 Personen
Drachenwettbewerb beurteilen
3 Personen
Wettkampfergebnisse notieren
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Die letzten Drachen hereinholen
4 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Fliegergelände freimachen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Drachen und Werkzeug einpacken
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
FestivalflaggenAnz. 20
TischdekorationAnz. 12
WettkampfbänderAnz. 20
PreiseAnz. 6

Sportmaterial

Drachen für den VerleihAnz. 20
DrachenleinenAnz. 30
Workshops-KitesAnz. 40
DrachentaschenAnz. 20
ErsatzteileAnz. 20
MessbänderAnz. 4
WindmesserAnz. 2
BodenankerAnz. 30
AbsperrkegelAnz. 30

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2
SonnenschutzspenderAnz. 2

Organisation

Material für den Anmeldetisch
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 100
WegweiserAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
ArmbänderAnz. 150

Küche

WasserkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
Isolierende HandschuheAnz. 2

Werkzeug

WerkzeugkistenAnz. 3
GummihämmerAnz. 4
BöckeAnz. 6
SeilrollenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
PutzeimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere das Drachenfluggelände möglichst mehrere Monate vorher und kläre vorab, ob für die erwartete Besucherzahl zusätzliche Genehmigungen oder eine Versicherung nötig sind.
Veröffentliche das Anmeldeformular spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Festival. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und die Anmeldung zu Workshops oder Wettbewerben.
Teile das Gelände vor dem Aufbau in Flugzonen, Zuschauerbereiche, Workshopflächen und Wege ein. Markiere Grenzen mit Absperrkegeln und sichere benötigte Punkte mit Bodenankern.
Prüfe Drachen, Leinen, Ersatzteile, Verleihmaterial und Workshop-Kites mindestens 7 Tage vorher. Defekte Teile lassen sich dann noch ersetzen, statt den Workshop vor Ort zu unterbrechen.
Verfolge die Wettervorhersage ab 3 Tagen vor dem Termin und lege eine klare Entscheidungsfrist fest. Am Vortag sollten Transport, Helfer, Lieferanten, Kühlung und die Stromversorgung bestätigt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Drachenfestival organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Reservierungen für Toiletten, Strom und Lieferanten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Drachenfestival?: Plane mindestens 1 Helfer pro Aufgabenbereich ein: Anmeldung, Flugzonen, Workshop, Wettbewerb, Verpflegung und Sicherheit. Bei vielen Teilnehmenden ist zusätzlich etwa 1 Aufsichtsperson pro 20 bis 30 Kinder oder aktive Flieger sinnvoll.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Drachenfestival prüfen?: Prüfe die Vorhersage erstmals 3 Tage vorher und danach täglich. Eine letzte Entscheidung über Durchführung, Ausweichtermin oder Änderungen am Programm sollte spätestens am Vorabend fallen.
Was muss am Tag vor dem Drachenfestival fertig sein?: Am Vorabend sollten Drachen und Materialien geprüft, Lebensmittel gekühlt gelagert und Transporte bestätigt sein. Außerdem müssen Helfer, Lieferanten, Toiletten, Stromversorgung und die geplante Geländeaufteilung feststehen.

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