Was du für eine Jahreshauptversammlung brauchst

Für eine Jahreshauptversammlung brauchst du mehr als Tagesordnung und Sitzungsunterlagen. Plane Getränke, Geschirr, Technik und Zubehör so, dass Registrierung, Präsentationen, Abstimmungen und Pausen ohne Unterbrechung funktionieren. Rechne die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle Catering sowie fehlendes Mobiliar rechtzeitig. Besonders häufig werden Verlängerungskabel, Gläser, Namensschilder und gekühlte Getränke erst am Veranstaltungstag bemerkt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 10
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsklicker

Kühlung

KühlboxenAnz. 3
EisbehälterAnz. 3

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3

Präsentation

NamensschilderAnz. 60
StimmzettelAnz. 80
Stimmurne
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
DruckpapierAnz. 500
OrdnerAnz. 60
Flipchart
MarkerAnz. 6
TischnummernAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 4
Willkommensschild

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Orangensaft - 3 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 48 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 6 Flaschen
- Prosecco - 4 Flaschen
- Baguettes - 8 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Butter - 4 Packungen
- Junger Käse - 2 Kilo
- Mittelalter Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1,5 kilo
- Schinken - 1,5 Kilo
- Vegetarische Aufstriche - 6 Becher
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Paprika - 8 Stück
- Karotten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 6 Gläser
- Getrocknete Tomaten - 4 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Balsamico-Dressing - 2 Flaschen
- Nudelsalat - 6 Kilo
- Kartoffelsalat - 5 Kilo
- Grüner Salat - 5 kilo
- Quinoasalat - 3 Kilo
- Mini-Quiches - 80 Stück
- Vegetarische Wraps - 60 Stück
- Hähnchenwraps - 60 Stück
- Gemischte Brötchen - 60 Stück
- Brownies - 60 Stück
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Servietten - 300 Stück
- Papierhandtücher - 6 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro anwesender Person etwa 0,75 bis 1 Liter Wasser für eine mehrstündige Versammlung ein. Stelle zusätzlich Kaffee oder Tee für die Pause bereit und kühle die Getränke spätestens am Vorabend.
Halte für jede angemeldete Person einen Sitzplatz, ein Wasserglas, einen Teller und ein Besteckset bereit. Lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei Geschirr und Stühlen ein.
Prüfe die Präsentationstechnik mindestens 24 Stunden vorher: Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und mindestens ein Verlängerungskabel müssen zusammen funktionieren.
Richte den Registrierungstisch mit Anwesenheitsliste, Namensschildern und Schreibmaterial ein. Lege die Unterlagen nach Tagesordnung sortiert aus, damit die Ausgabe nicht während des Beginns aufhält.
Für Catering und Snacks brauchst du neben Tellern und Servierschalen auch Servierzangen und Servierlöffel. Stelle Flaschenöffner, Korkenzieher, Schneidebretter und Küchenmesser spätestens eine Stunde vor Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für eine Jahreshauptversammlung?: Plane für die ersten zwei Stunden etwa 0,5 Liter Wasser pro Person und zusätzlich 0,25 bis 0,5 Liter für jede weitere Stunde. Für Kaffee und Tee rechnest du mit zwei bis drei Tassen pro Person, abhängig von der Pausenlänge.
Wie viel Geschirr brauche ich für die Versammlung?: Plane pro Teilnehmer ein Glas, einen Teller und ein Besteckset ein. Bei Catering oder mehreren Pausen sind 10 Prozent Reserve sinnvoll, also zum Beispiel 55 Sets für 50 angemeldete Personen.
Wann muss ich Technik und Catering für die Jahreshauptversammlung organisieren?: Reserviere Raum, Mobiliar und Catering möglichst zwei bis vier Wochen vorher. Teste Laptop, Projektor, Mikrofon und Anschlüsse spätestens am Vortag und prüfe die Teilnehmerzahl erneut 48 Stunden vor Beginn.
Was wird bei einer Jahreshauptversammlung häufig vergessen?: Häufig fehlen Verlängerungskabel, ein Präsentationsklicker, ausreichend Wassergläser und Zubehör für das Buffet. Lege diese Dinge spätestens eine Stunde vor dem Einlass anhand einer kurzen Kontrollliste bereit.

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