Wat heb je nodig voor een algemene ledenvergadering?

Voor een algemene ledenvergadering heb je meer nodig dan koffie en een vergaderruimte. Regel per aanwezige een stoel, een waterglas en een set vergaderstukken, en richt daarnaast een aparte registratietafel en buffettafel in. Controleer vooraf of laptop, projector, microfoon en aansluitingen bij de ruimte passen. Met deze boodschappenlijst zie je ook wat vaak te laat wordt geregeld: gekoelde dranken, naamkaartjes, verlengkabels en voldoende kopjes voor de koffiepauze.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Koeling

Koelboxenaantal 3
IJsbakkenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 3

Presentatie

Naamkaartjesaantal 60
Stembiljettenaantal 80
Stemurne
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Printpapieraantal 500
Mappenaantal 60
Flip-over
Markeerstiftenaantal 6
Tafelnummersaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 4
Welkomstbord

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 3 flessen
- Appelsap - 3 pakken
- Sinaasappelsap - 3 pakken
- Alcoholvrij bier - 24 flesjes
- Pilsener - 48 flesjes
- Witte wijn - 8 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Prosecco - 4 flessen
- Stokbroden - 8 stuks
- Mini broodjes - 80 stuks
- Roomboter - 4 pakken
- Jonge kaas - 2 kilo
- Belegen kaas - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 6 bakjes
- Gerookte kipfilet - 1,5 kilo
- Ham - 1,5 kilo
- Vegetarische spreads - 6 bakjes
- Kruidenroomkaas - 6 kuipjes
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Paprika's - 8 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gemengde noten - 2 kilo
- Olijven - 6 potten
- Zongedroogde tomaten - 4 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Pesto - 4 potten
- Balsamico-dressing - 2 flessen
- Pastasalade - 6 kilo
- Aardappelsalade - 5 kilo
- Groene salade - 5 kilo
- Quinoasalade - 3 kilo
- Mini quiches - 80 stuks
- Vegetarische wraps - 60 stuks
- Kipwraps - 60 stuks
- Gemengde broodjes - 60 stuks
- Brownies - 60 stuks
- Mini muffins - 60 stuks
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Servetten - 300 stuks
- Papieren handdoeken - 6 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per aanwezige op 1 waterglas, 1 koffiekopje, 1 bord en 1 bestekset. Bestel of leen daarnaast 10% extra servies, zodat een gevallen of vergeten exemplaar geen probleem wordt.
Plan voor koffie ongeveer 2 koppen per persoon bij een vergadering van 2 tot 3 uur. Gebruik thermoskannen en zet naast koffie ook waterkokers klaar voor thee; losse suiker, melk en roerstaafjes worden vaak vergeten.
Zet voor registratie een aparte tafel bij de ingang met de aanwezigheidslijst, naambadges en pennen. Leg de vergaderstukken niet uitsluitend digitaal klaar: neem per deelnemer 1 geprinte set mee en 5 extra exemplaren.
Koel water en andere dranken minimaal 2 uur vooraf. Voorzie 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur en controleer of je genoeg koelboxen, ijsbakken en flessenopeners hebt.
Test laptop, projector, scherm, draadloze microfoon, luidsprekers en presentatieklikker uiterlijk 1 dag vooraf in dezelfde opstelling. Neem per gebruikte aansluiting minstens 1 passende verlengkabel en stekkerdoos mee.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een algemene ledenvergadering?: Neem koffie, thee, water en eventueel andere dranken mee, plus servies, bestek, hapjes en middelen voor registratie. Voor de vergadering zelf heb je ook geprinte stukken, naambadges, pennen en techniek zoals een laptop, projector en microfoon nodig.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig per persoon bij een vergadering?: Reken bij een vergadering van 2 tot 3 uur op ongeveer 2 koppen koffie per persoon. Voor water en andere dranken kun je 2 tot 3 drankjes per persoon voor het eerste uur aanhouden en daarna bijvullen op basis van de resterende duur.
Hoeveel extra servies moet ik regelen voor een ledenvergadering?: Regel per aanwezige 1 koffiekopje, 1 waterglas, 1 bord en 1 bestekset. Neem 10% extra mee; bij 40 aanwezigen zijn dat bijvoorbeeld 44 exemplaren per serviesonderdeel.
Wanneer moet ik de techniek voor de algemene ledenvergadering controleren?: Controleer laptop, projector, scherm, microfoon, luidsprekers en aansluitingen uiterlijk 1 dag vooraf. Test op de locatie zelf nogmaals bij het opbouwen, zodat je tijd hebt om een kabel, stekkerdoos of adapter te vervangen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.