Qué necesitas para una asamblea general de socios
Una asamblea general de socios necesita más que una sala y un orden del día. Además de las sillas y mesas, tendrás que prever una mesa de registro, material para las votaciones, equipo de presentación y servicio para café, agua y, si corresponde, vino. Esta lista reúne lo que conviene comprar, pedir prestado o reservar con antelación. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y añade un pequeño margen para evitar quedarte corto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 10
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Clic de presentación
Refrigeración
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
- Cucharonescant. 6
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 3
Presentación
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Boletascant. 80
- Urna de votación
- Bloc de notascant. 60
- Bolígrafoscant. 70
- Papel de impresióncant. 500
- Carpetascant. 60
- Pizarra de hojas
- Rotuladores fosforescentescant. 6
- Números de mesacant. 10
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limones - 8 unidades
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Barras de pan - 8 unidades
- Mini panecillos - 80 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso joven - 2 kilos
- Queso curado - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 6 envases
- Pechuga de pollo ahumada - 1,5 kilo
- Jamón - 1,5 kilo
- Untables vegetarianos - 6 recipientes
- Queso crema con hierbas - 6 tarrinas
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Pimientos - 8 unidades
- Zanahorias - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Aceitunas - 6 tarros
- Tomates secos - 4 tarros
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Pesto - 4 frascos
- Aliño balsámico - 2 botellas
- Ensalada de pasta - 6 kilos
- Ensalada de patata - 5 kilos
- Ensalada verde - 5 kilo
- Ensalada de quinoa - 3 kilos
- Mini quiches - 80 unidades
- Wraps vegetarianos - 60 piezas
- Wraps de pollo - 60 unidades
- Bocadillos mixtos - 60 unidades
- Brownies - 60 unidades
- Mini muffins - 60 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Servilletas - 300 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
Consejos
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 % extra para cambios de última hora. Reserva también mesas suficientes para el registro, los documentos y el buffet, no solo para la reunión.
- Para una sesión de 2 a 3 horas, calcula entre 0,75 y 1 litro de agua por persona. Si sirves café y té, prepara al menos 2 tazas por asistente y comprueba que haya termos o una cafetera con capacidad suficiente.
- No dejes el equipo técnico para el mismo día: prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono y los altavoces con 24 horas de antelación. Lleva cables alargadores, regletas y un clic de presentación de repuesto si es posible.
- Prepara los documentos y las papeletas de votación para el número de socios inscritos más un 10 %. Coloca bolígrafos y acreditaciones en la mesa de registro y deja el material ordenado antes de abrir la entrada.
- Si contratas catering, confirma las preferencias dietéticas como mínimo 3 días antes. Separa los platos, cubiertos, bandejas y pinzas de servir, y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de que lleguen los socios.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánta agua necesito para una asamblea general de socios?
- Calcula entre 0,75 y 1 litro de agua por persona para una reunión de 2 a 3 horas. Añade un 10 % extra si la sala es calurosa o incluye intervenciones largas.
- ¿Cuándo debo preparar el material de una asamblea general?
- Compra o reserva el mobiliario, la vajilla y el equipo técnico al menos 7 días antes. Imprime los documentos y prepara las acreditaciones entre 1 y 2 días antes, cuando la lista de asistencia esté actualizada.
- ¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para una asamblea?
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 % de margen. La cantidad de mesas depende de la distribución, pero reserva al menos una para el registro, otra para la reunión y otras para el buffet si se sirve catering.
- ¿Qué equipo técnico necesito para presentar en la asamblea?
- Como base, necesitarás un portátil, un proyector, una pantalla, un micrófono inalámbrico y altavoces. Comprueba todas las conexiones 24 horas antes y lleva cables alargadores y regletas suficientes para llegar a cada equipo.
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