Checkliste für die Jahreshauptversammlung

Eine Jahreshauptversammlung braucht mehr Vorbereitung als nur eine Einladung und einen reservierten Raum. Unterlagen, Abstimmungen, Technik, Anwesenheit und Verpflegung müssen in der richtigen Reihenfolge zusammenkommen. Plane die organisatorischen Aufgaben mehrere Wochen vorher und prüfe Raum, Anschlüsse und Sitzordnung spätestens am Vortag. Diese Checkliste führt dich von der Terminbestätigung bis zur Registrierung und dem vorbereiteten Besprechungstisch.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Besprechungsraum reservieren
Catering reservieren
Tagesordnung und Unterlagen erstellen
2 Personen
Protokoll der letzten Sitzung prüfen
2 Personen
Jahresbericht fertigstellen
2 Personen
Finanzunterlagen vorbereiten
2 Personen
Abstimmungen vorbereiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anwesenheitsliste aktualisieren
Erinnerung an Mitglieder versenden
Präsentationen sammeln
Technik und Anschlüsse überprüfen
2 Personen
Unterlagen ausdrucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Besprechungstisch vorbereiten
2 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Ton testen
2 Personen
Unterlagen und Stimmkarten bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mitglieder empfangen und registrieren
3 Personen
Stimmzettel ausgeben
2 Personen
Versammlung eröffnen
Protokoll und Jahresbericht bearbeiten
2 Personen
Finanzunterlagen erläutern
2 Personen
Abstimmungen durchführen
3 Personen
Pausengetränke servieren
2 Personen
Fragen und Anträge behandeln
2 Personen
Besprechung abschließen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet vorbereiten
3 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Abreise der Mitglieder begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Protokoll ausarbeiten
2 Personen
Protokoll und Beschlüsse versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 10
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsklicker

Kühlung

KühlboxenAnz. 3
EisbehälterAnz. 3

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3

Präsentation

NamensschilderAnz. 60
StimmzettelAnz. 80
Stimmurne
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
DruckpapierAnz. 500
OrdnerAnz. 60
Flipchart
MarkerAnz. 6
TischnummernAnz. 10

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 4
Willkommensschild

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Raum mindestens 6 Wochen vorher. Reserviere den Besprechungsraum und das Catering gemeinsam, damit die erwartete Teilnehmerzahl bei Tischen, Stühlen und Speisen berücksichtigt wird.
Verschicke die Einladungen mit Tagesordnung und Anmeldefrist. Plane anschließend mindestens 7 Tage für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die aktualisierte Anwesenheitsliste ein.
Bereite Jahresbericht, Finanzunterlagen und das Protokoll der letzten Sitzung spätestens 10 Tage vor dem Termin vor. Für Abstimmungen sollten Stimmzettel oder andere benötigte Unterlagen bereits ausgearbeitet sein.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Präsentationsklicker am Vortag im tatsächlichen Raum. Prüfe dabei auch zwei Verlängerungskabel und alle Anschlüsse, statt die Technik erst beim Einlass aufzubauen.
Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle Registrierungstisch, Namensschilder, Tische und Stühle auf, kühle Getränke und richte Kaffee, Wasser, Snacks sowie Geschirr und Servierbesteck vor der Ankunft der Mitglieder her.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jahreshauptversammlung planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Raum und Catering. Die Tagesordnung, Berichte und Finanzunterlagen sollten spätestens 10 Tage vor der Versammlung fertig sein.
Wann verschickt man die Einladung zur Jahreshauptversammlung?: Verschicke die Einladung nach der Termin- und Ortsbestätigung und halte die in eurer Satzung genannte Frist ein. Praktisch sind mindestens 3 bis 4 Wochen Vorlauf, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche bearbeitet werden können.
Was muss am Tag der Jahreshauptversammlung vorbereitet werden?: Plane mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Sitzordnung, Registrierungstisch, Technik, Unterlagen und Getränke ein. Der Projektor und das Mikrofon sollten vor dem Einlass getestet sein, nicht erst zum Sitzungsbeginn.
Wie viel Catering braucht man für eine Jahreshauptversammlung?: Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Getränk zur Begrüßung und zusätzlich Wasser für die gesamte Sitzung ein. Bei einer mehrstündigen Versammlung sind außerdem ein bis zwei Snackportionen pro Person sinnvoll; berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche separat.

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