Jahreshauptversammlung organisieren: Schritt für Schritt
Eine Jahreshauptversammlung steht und fällt mit der Vorbereitung von Unterlagen, Abstimmungen und Anwesenheitslisten. Beginne mit Termin und Raum, bevor du Catering oder Technik festlegst. Danach folgen Tagesordnung, Jahres- und Finanzbericht, Einladungen sowie die Erfassung von Anmeldungen und Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Registrierungsablauf, geprüfte Anschlüsse und ausreichend Zeit für den Aufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Besprechungsraum reservieren
- 3
Catering reservieren
- 4
Tagesordnung und Unterlagen erstellen
2 Personen
- 5
Protokoll der letzten Sitzung prüfen
2 Personen
- 6
Jahresbericht fertigstellen
2 Personen
- 7
Finanzunterlagen vorbereiten
2 Personen
- 8
Abstimmungen vorbereiten
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Anwesenheitsliste aktualisieren
- 13
Erinnerung an Mitglieder versenden
- 14
Präsentationen sammeln
- 15
Technik und Anschlüsse überprüfen
2 Personen
- 16
Unterlagen ausdrucken
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Saal und Eingang kontrollieren
2 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 25
Besprechungstisch vorbereiten
2 Personen
- 26
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 27
Ton testen
2 Personen
- 28
Unterlagen und Stimmkarten bereitlegen
2 Personen
- 29
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 30
Mitglieder empfangen und registrieren
3 Personen
- 31
Stimmzettel ausgeben
2 Personen
- 32
Versammlung eröffnen
- 33
Protokoll und Jahresbericht bearbeiten
2 Personen
- 34
Finanzunterlagen erläutern
2 Personen
- 35
Abstimmungen durchführen
3 Personen
- 36
Pausengetränke servieren
2 Personen
- 37
Fragen und Anträge behandeln
2 Personen
- 38
Besprechung abschließen
- 39
Snacks servieren
3 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 42
Buffet servieren
3 Personen
- 43
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 44
Abreise der Mitglieder begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Abfall sammeln
2 Personen
- 46
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 47
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Saal reinigen
3 Personen
- 50
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 51
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 52
Protokoll ausarbeiten
2 Personen
- 53
Protokoll und Beschlüsse versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 10
- Registrierungstisch
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Präsentationsklicker
Kühlung
- KühlboxenAnz. 3
- EisbehälterAnz. 3
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KorkenzieherAnz. 3
Präsentation
- NamensschilderAnz. 60
- StimmzettelAnz. 80
- Stimmurne
- NotizblöckeAnz. 60
- KugelschreiberAnz. 70
- DruckpapierAnz. 500
- OrdnerAnz. 60
- Flipchart
- MarkerAnz. 6
- TischnummernAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Willkommensschild
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Besprechungsraum zuerst, idealerweise mindestens 8 Wochen vorher. Der Raum muss genügend Stühle, einen Registrierungstisch und Platz für Projektionsleinwand und Lautsprecher bieten.
- Erstelle Tagesordnung, Protokoll der letzten Sitzung, Jahresbericht und Finanzunterlagen spätestens 3 Wochen vor dem Termin. Bereite Abstimmungsunterlagen getrennt vor, damit sie während der Sitzung schnell verteilt werden können.
- Verschicke die Einladungen mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Versammlung. Aktualisiere danach die Anwesenheitsliste und übertrage Ernährungswünsche direkt an das Catering.
- Prüfe Laptop, Projektor, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und beide Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam. Öffne am Veranstaltungstag den Raum mindestens 90 Minuten früher, damit Anschlüsse, Sitzordnung und Registrierungstisch nicht unter Zeitdruck entstehen.
- Plane Getränke und Verpflegung für die tatsächliche Teilnehmerzahl und stelle Wasser sichtbar auf den Besprechungstisch. Kühle Getränke rechtzeitig in Kühlboxen oder Eisbehältern und stelle Kaffeemaschine, Wasserkocher und Thermoskannen vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Jahreshauptversammlung planen?
- Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Raum und Catering. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten die Einladungen verschickt werden.
- Wann verschickt man die Einladung zur Jahreshauptversammlung?
- Verschicke die Einladung mindestens 3 bis 4 Wochen vor der Versammlung. Lege eine Anmeldefrist rund 7 Tage vorher fest, damit Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche noch an das Catering gehen können.
- Was muss für eine Jahreshauptversammlung vorbereitet werden?
- Bereite Tagesordnung, Protokoll der letzten Sitzung, Jahresbericht, Finanzunterlagen und Abstimmungen vor. Prüfe außerdem spätestens am Vortag Laptop, Projektor, Mikrofon, Lautsprecher und Anschlüsse.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Tag der Jahreshauptversammlung?
- Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, die Kontrolle des Saals, den Aufbau von Tischen und Stühlen sowie Registrierung und Technik ein. So bleibt Zeit für einen kurzen Funktionstest vor dem Eintreffen der Mitglieder.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!