Que faut-il prévoir pour une assemblée générale ?

Pour une assemblée générale, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil des membres, les boissons, la vaisselle, le buffet et le matériel nécessaire aux présentations et aux votes. Les quantités dépendent surtout du nombre de participants et de la durée de la réunion. Utilisez la liste complète du plan pour ne rien oublier le jour J, notamment les rallonges, les multiprises et les équipements rarement disponibles sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation

Réfrigération

Glacièresqté 3
Bacs à glaceqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Présentation

Badges nominatifsqté 60
Bulletins de voteqté 80
Urne de vote
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Papier d’impressionqté 500
Classeursqté 60
Paperboard
Marqueursqté 6
Numéros de tableqté 10

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Mini-pains - 80 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Brie - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Jambon - 1,5 kilo
- Tartinades végétariennes - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 8 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 6 bocaux
- Tomates séchées - 4 bocaux
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Pesto - 4 pots
- Vinaigrette balsamique - 2 bouteilles
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Salade de pommes de terre - 5 kilos
- Salade verte - 5 kilos
- Salade de quinoa - 3 kilos
- Mini quiches - 80 pièces
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Petits pains assortis - 60 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Mini muffins - 60 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres d’eau par personne pour une réunion de plusieurs heures, puis ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus. Les verres à eau sont souvent oubliés alors que les participants restent assis longtemps.
Pour le café, comptez 2 tasses par personne pour une demi-journée et prévoyez au moins un thermos supplémentaire si la machine à café ne reste pas accessible pendant les votes ou les présentations.
Achetez ou empruntez 1 assiette, 1 jeu de couverts et 1 verre par participant, plus 10 % de réserve. Cette marge évite de manquer de vaisselle en cas d’inscription tardive ou de casse.
Regroupez le matériel de projection au moins 24 heures avant la réunion : ordinateur portable, projecteur, écran, cliqueur, micro, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Un test de branchement de 30 minutes permet de repérer les câbles manquants.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et prévoyez 1 bac à glace ou une glacière par point de service. Les tire-bouchons, les pinces de service et les plateaux doivent aussi être disponibles avant l’arrivée des membres.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une assemblée générale ?: Prévoyez au minimum 1 verre à eau par participant, avec 10 % de réserve. Si du vin ou d’autres boissons sont servis, ajoutez 1 verre adapté par personne et quelques unités supplémentaires.
Quelle quantité de café prévoir pour une assemblée générale ?: Comptez environ 2 tasses de café par personne pour une réunion d’une demi-journée. Pour une journée complète, prévoyez 3 à 4 tasses par personne et gardez un thermos de réserve.
Quand acheter les boissons et les produits du buffet ?: Achetez les boissons et les produits secs 2 à 3 jours avant l’assemblée générale. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant le début et préparez les produits frais le jour même.
Combien de matériel de présentation faut-il prévoir ?: Prévoyez 1 ordinateur portable, 1 projecteur, 1 écran de projection et 1 cliqueur pour la réunion. Testez aussi le micro, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures à l’avance.

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