Eine Incentive-Reise Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Incentive-Reise hängen Hotel, Aktivitäten, Transport und Verpflegung eng zusammen. Beginne deshalb mit der Teilnehmerzahl und dem Zeitplan, bevor du Reservierungen bestätigst. Danach folgen Zimmeraufteilung, Gruppen und genaue Informationen für alle Reisenden. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Startpunkt, vorbereitete Teilnehmerpakete und eine griffbereite Liste mit Kontakten und Notfallinformationen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Kontaktdaten prüfen
6
Hotelzimmer reservieren
7
Aktivitäten reservieren
8
Diner reservieren
9
Transport reservieren
10
Programm ausarbeiten
11
Teilnehmer einteilen
12
Zimmeraufteilung erstellen
13
Aktivitätsgruppen einteilen
14
Route und Adressen prüfen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Teilnehmerinformationen versenden
17
Notfallkontakte sammeln
18
Armbänder und Badges erstellen
2 Personen
19
Reisedokumente ausdrucken
20
Teilnehmerpaket zusammenstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Teilnehmerpaket bereitstellen
2 Personen
24
Startpunkt vorbereiten
2 Personen
25
Teilnehmerliste bereitlegen

Event

26
Gepäckanhänger verteilen
2 Personen
27
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
28
Anwesenheit erfassen
2 Personen
29
Teilnehmer über das Programm informieren
30
Gepäck sammeln
3 Personen
31
Start begleiten
2 Personen
32
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
33
Hotel-Check-in begleiten
2 Personen
34
Zimmerschlüssel ausgeben
2 Personen
35
Aktivität erklären
2 Personen
36
Aktivitätsgruppen begleiten
4 Personen
37
Wasser und Snacks ausgeben
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Gruppenfoto machen
40
Dinnerevent-Location betreuen
2 Personen
41
Abendessen und Diätwünsche prüfen
2 Personen
42
Abendessen servieren
4 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Preisverleihung betreuen
2 Personen
45
Abendprogramm betreuen
3 Personen
46
Rückreise begleiten
2 Personen
47
Anwesenheit bei der Rückreise prüfen
2 Personen

Nachbereitung

48
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
49
Material sortieren
2 Personen
50
Geschirr abwaschen
2 Personen
51
Kühlboxen reinigen
52
Abfall sammeln
2 Personen
53
Location reinigen
3 Personen
54
Geliehene Materialien zurückgeben
55
Unbenutzte Einkäufe verstauen
56
Fundgegenstände registrieren
57
Fotos sicher speichern
58
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 35
KleiderständerAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 40
Wiederverwendbare WeingläserAnz. 35
Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
KaffeetassenAnz. 35

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
NamensschilderAnz. 35
ArmbänderAnz. 35
Willkommensschild
WimpelketteAnz. 4

Sportmaterial

TeambänderAnz. 6
MarkierscheibenAnz. 20
StoppuhrAnz. 2
AufgabenmappenAnz. 6
StifteAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 3

Reiseutensilien

GepäckanhängerAnz. 40
DokumentenmappenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 3
StiftehalterAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst eine vorläufige Teilnehmerliste an und prüfe Namen, Kontaktdaten sowie Ernährungswünsche. Plane die Einladungs- und Rückmeldefrist so, dass mindestens 2 bis 3 Wochen für Reservierungen und Änderungen bleiben.
Buche Hotelzimmer, Aktivitäten, Dinner und Transport erst nach einem Abgleich der erwarteten Teilnehmerzahl. Halte für jede Reservierung Adresse, Uhrzeit, Ansprechpartner und eine Änderungsfrist in einer Übersicht fest.
Erstelle die Zimmeraufteilung und Aktivitätsgruppen spätestens 7 Tage vor der Reise. Verschicke danach Programm, Routen, Adressen und Treffpunkte gesammelt, damit Rückfragen nicht über mehrere Nachrichten verteilt sind.
Plane pro Aktivitätsgruppe eine verantwortliche Person ein und packe Teilnehmerpakete mit Namensschildern, Armbändern oder Teambändern vor. Für Outdoor-Programmpunkte solltest du die Wettervorhersage 48 Stunden vorher erneut prüfen.
Bereite den Startpunkt am Vortag vor: Willkommensschild, Teilnehmerliste, Reisedokumente, Lautsprecher, Mikrofon und Powerbanks gehören an einen festen Platz. Getränke solltest du erst kurz vor Beginn kühlen und Kühlboxen sowie Flaschenöffner direkt daneben bereitlegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Incentive-Reise planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher, bei größeren Gruppen oder beliebten Aktivitäten noch früher. Die verbindliche Teilnehmerzahl sollte spätestens 3 Wochen vor der Abreise feststehen.
Wann sollte ich Hotel und Aktivitäten für eine Incentive-Reise buchen?: Reserviere Hotel, Aktivitäten, Dinner und Transport möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Prüfe 14 Tage vorher alle Uhrzeiten, Gruppengrößen und Stornierungsfristen erneut.
Wie informiere ich die Teilnehmer vor der Incentive-Reise?: Sende Programm, Treffpunkte, Adressen, Transportdetails und Notfallkontakt spätestens 7 Tage vor der Reise. Eine kurze Erinnerung mit Wetterhinweis und Startzeit folgt am besten 24 bis 48 Stunden vorher.
Was muss am Tag der Incentive-Reise am Startpunkt bereitliegen?: Lege Teilnehmerliste, Reisedokumente, Teilnehmerpakete, Namensschilder, Armbänder und Notfallkontakte mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen bereit. Technik, Getränke und die Unterlagen für jede Aktivitätsgruppe sollten separat markiert sein.

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