Hobbymarkt organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Hobbymarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Aussteller. Du legst zuerst Termin, Öffnungszeiten und Standaufteilung fest, danach folgen Anmeldungen, Standplätze, Werbung und Genehmigungen. Kurz vor dem Markt müssen Lageplan, Wegweiser, Zahlungsarten und Verpflegung bereit sein. Diese Checkliste führt dich durch die Planung und hilft dir, typische Engpässe bei Ausstellern, Ausstattung und Aufbau rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Bedingungen für die Standmiete erstellen
2 Personen
Teilnehmer ansprechen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung schalten
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Teilnehmerliste erstellen
Ernährungswünsche erfassen
Workshopanmeldungen bearbeiten
2 Personen
Lieferanten reservieren
Genehmigungen prüfen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Kleingeld organisieren
Lageplan drucken
Stände nummerieren
2 Personen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Geräte testen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Standnummern aufhängen
2 Personen
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Kassentisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Stände kontrollieren
3 Personen
Workshopmaterialien verteilen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Event
Eröffnung ankündigen
Besucher begrüßen
3 Personen
Besucher registrieren
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Stände unterstützen
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringtisch sauber halten
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand prüfen
Fotos machen
Schließung ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen
Teilnehmende auschecken
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Cateringtisch reinigen
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Nachzahlungen der Teilnehmenden bearbeiten
Fotos archivieren
Dankesnachricht versenden
Reste verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 28
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 28
- KleiderständerAnz. 6
- StehtischeAnz. 6
- HockerAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 24
- TransportwagenAnz. 2
Ausstattung
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
- Soundanlage
- MikrofonAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- Laptop
- Drucker
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkocherAnz. 3
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 80
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischdekorationAnz. 12
- Fotowand
- PinnwändeAnz. 6
- StandnamensschilderAnz. 28
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- AllzweckreinigerAnz. 3
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Papier und Präsentation
- ProgrammhefteAnz. 300
- PläneAnz. 300
- StandmietformulareAnz. 40
- Workshop-FormulareAnz. 100
- BewertungskartenAnz. 150
- NamensaufkleberAnz. 150
- StifteAnz. 30
- MarkerAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 6
- PreishalterAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 12
- KlebebandAnz. 12
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
- KabelbinderAnz. 100
- SeilAnz. 4
- AbdeckbandAnz. 8
- EtikettenAnz. 300
Workshopmaterial
- ZeichenpapierAnz. 500
- BuntstifteAnz. 30
- FilzstifteAnz. 30
- AquarellfarbeAnz. 12
- PinselAnz. 40
- MalschürzenAnz. 20
- AcrylfarbeAnz. 24
- LeinwändeAnz. 40
- TonmattenAnz. 20
- ModellierkneteAnz. 20
- SchürzenAnz. 20
- BastelschereAnz. 20
- KlebestifteAnz. 40
- Cutter-MesserAnz. 10
- SchneidemattenAnz. 10
- LinealeAnz. 20
- PerlensetsAnz. 20
- ElastikkordelAnz. 10
- SticknadelnAnz. 20
- StickgarnAnz. 30
- StofflappenAnz. 100
- NähsetsAnz. 12
Tipps
- Reserviere die Location möglichst mehrere Monate vorher und kläre sofort, wie viele Klapptische, Stühle und Kleiderständer tatsächlich hineinpassen. Plane zusätzlich Platz für Laufwege, Workshops und eine Kasse ein.
- Lege ein verbindliches Anmeldedatum fest und verschicke die Teilnehmerbestätigungen spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Markt. Erst danach solltest du die Standplätze endgültig zuweisen und den Lageplan drucken.
- Schicke den Ausstellern spätestens sieben Tage vorher alle praktischen Informationen: Aufbauzeit, Zufahrt, Standnummer, Zahlungsart und Ansprechpartner. So kommen weniger Rückfragen am Veranstaltungstag.
- Prüfe Genehmigungen, Lieferanten und Technik nicht erst beim Aufbau. Kartenterminal, Mikrofon, Soundanlage, Drucker und Verlängerungskabel solltest du mindestens einen Tag vorher testen und laden.
- Plane Getränke und Verpflegung nach der erwarteten Besucherzahl und erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung. Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Kaffeetassen und Serviertabletts werden häufig erst am Markttag bemerkt, wenn niemand mehr einkaufen kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Hobbymarkt organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Location, Termin und Öffnungszeiten. Teilnehmeransprache und Werbung sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Markt starten.
- Wie viele Tische braucht man für einen Hobbymarkt?
- Das hängt von der Standgröße und der Zahl der Aussteller ab; rechne pro Stand mit der vereinbarten Tischfläche plus Laufwegen. Erstelle die Marktaufteilung mindestens vier Wochen vorher und plane zusätzlich Reserveflächen für Eingang, Kasse und Workshops ein.
- Wann sollte man die Standplätze beim Hobbymarkt zuweisen?
- Weise die Standplätze nach Ablauf der Anmeldefrist zu, spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin. Verschicke Standnummer, Lageplan und Aufbauzeiten anschließend gesammelt an alle Teilnehmer.
- Was muss man am Tag vor dem Hobbymarkt vorbereiten?
- Drucke Lageplan, Wegweiser und Teilnehmerliste, nummeriere die Stände und stelle Materialien sowie Kassen- und Technikzubehör zusammen. Teste Kartenterminal, Drucker und Soundanlage mindestens am Vorabend und lade alle benötigten Geräte.
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