Checklist pour organiser un salon de loisirs créatifs

Un salon de loisirs créatifs demande une coordination précise entre exposants, ateliers, stands et accueil du public. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et définir l’aménagement, puis avancez vers les inscriptions, la communication et les autorisations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, attribuer les emplacements et préparer les supports imprimés. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à ne pas oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Rédiger les conditions de location du stand
2 personnes
Contacter les participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
Établir la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Vérifier les autorisations
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Prévoir la monnaie
Imprimer le plan
Créer les numéros de stand
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le comptoir de caisse
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les stands
3 personnes
Répartir le matériel d’atelier
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Soutenir les stands
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Prendre des photos
Annoncer la fermeture
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Faire sortir les participants
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les paiements complémentaires des participants
Archiver les photos
Envoyer un message de remerciement
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 28
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 28
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 6
Tabouretsqté 12
Caisses de rangementqté 24
Chariots de transportqté 2

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Pincesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Cuillères à caféqté 80
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Décoration de tableqté 12
Mur photo
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux de standqté 28

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Nettoyant multi-usagesqté 3
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Papier et présentation

Brochures du programmeqté 300
Plansqté 300
Formulaires de location de standqté 40
Formulaires d’atelierqté 100
Cartes d’évaluationqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6
Porte-prixqté 80
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 12
Ruban adhésif double faceqté 6
Serre-câblesqté 100
Cordeqté 4
Ruban de masquageqté 8
Étiquettesqté 300

Matériel d'atelier

Papier à dessinqté 500
Crayons de couleurqté 30
Feutresqté 30
Peinture aquarelleqté 12
Pinceauxqté 40
Tabliers de peintureqté 20
Peinture acryliqueqté 24
Toilesqté 40
Tapis d'argileqté 20
Pâte à modelerqté 20
Tabliersqté 20
Ciseaux de bricolageqté 20
Bâtons de colleqté 40
Cutterqté 10
Tapis de découpeqté 10
Règlesqté 20
Kits de perlesqté 20
Cordon élastiqueqté 10
Aiguilles à broderqté 20
Fil à broderqté 30
Chiffons en tissuqté 100
Kits de coutureqté 12

Conseils

Réservez le lieu et fixez les horaires au moins 3 à 6 mois avant l’ouverture. Vérifiez dès ce moment les autorisations nécessaires, l’accès pour les chariots et la capacité électrique disponible.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et matériels dès l’inscription. Confirmez ensuite chaque participant par écrit avec son emplacement, ses horaires d’arrivée et les conditions de location du stand.
Finalisez le plan des stands 2 à 3 semaines avant le salon. Imprimez plusieurs exemplaires du plan, préparez les numéros de stand et placez des panneaux de direction visibles dès l’entrée.
Testez les paiements et l’équipement la veille : caisse, terminal, ordinateur, imprimante, rallonges et multiprises. Prévoyez aussi de la monnaie et une solution de recharge pour les téléphones.
Préparez le matériel par zone plutôt que dans un seul carton. Regroupez tables, chaises, nappes et caisses de rangement pour les stands, puis installez les machines à café, bouilloires, thermos et tasses dans l’espace accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de loisirs créatifs ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Cette période laisse le temps de réserver le lieu, contacter les participants, lancer les inscriptions et traiter les autorisations.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon créatif ?: Confirmez les participants environ 3 semaines avant l’ouverture, une fois les inscriptions traitées. Envoyez alors leur numéro de stand, le plan, les horaires d’installation et les informations pratiques.
Combien de temps avant faut-il préparer le plan des stands ?: Finalisez le plan 2 à 3 semaines avant le salon. Gardez quelques emplacements flexibles jusqu’à la confirmation définitive des exposants, puis imprimez le plan et les numéros de stand la dernière semaine.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de loisirs créatifs ?: La veille, rassemblez le mobilier, le matériel de paiement, les rallonges, la sonorisation et les fournitures d’accueil. Prévoyez au moins 2 heures pour tester les branchements, installer la signalétique et vérifier la liste des courses.

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