Checklist para organizar una feria de manualidades

Una feria de manualidades necesita más que mesas y participantes confirmados. Primero tendrás que reservar el lugar, fijar el horario y diseñar la distribución de los puestos; después vienen las inscripciones, los permisos, la promoción y la logística del día. Esta checklist reúne 79 tareas y 92 artículos para que no olvides detalles como asignar los puestos, imprimir el plano, preparar el cambio o enviar la información final a cada participante. Sigue el orden del plan y evita dejar compras, cables o señalización para la última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Redactar las condiciones de alquiler del puesto
2 personas
Contactar con los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en línea
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Asignar puestos de stand
2 personas
Elaborar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Procesar las inscripciones al taller
2 personas
Reservar proveedores
Comprobar permisos
Definir el método de pago
2 personas
Conseguir cambio
Imprimir el plano
Hacer números de puesto
2 personas
Crear señales de ruta
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la mesa de caja
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Comprobar los puestos
3 personas
Repartir los materiales del taller
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Apoyar los puestos
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la mesa de catering
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Tomar fotos
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la mesa de catering
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar pagos pendientes de los participantes
Archivar fotos
Enviar mensaje de agradecimiento
Guardar lo sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 28
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 28
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 6
Taburetescant. 12
Cajas de almacenamientocant. 24
Carros de transportecant. 2

Equipo

Caja registradora
Máquina de selladocant. 2
Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Portátil
Impresora
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Tijerascant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cucharonescant. 6
Pinzascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Decoración de mesacant. 12
Photowall
Tableros de corchocant. 6
Carteles de standcant. 28

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de escritoriocant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 4
Cuboscant. 4
Limpiador multiusoscant. 3
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Papel y presentación

Folletos del programacant. 300
Planoscant. 300
Formularios de alquiler del standcant. 40
Formularios del tallercant. 100
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 6
Portaprecioscant. 80
Bloc de notascant. 12
Cinta adhesivacant. 12
Cinta adhesiva de doble caracant. 6
Bridascant. 100
Cuerdacant. 4
Cinta de pintorcant. 8
Etiquetascant. 300

Material del taller

Papel para dibujarcant. 500
Lápices de colorescant. 30
Rotuladorescant. 30
Pintura acuarelacant. 12
Pincelescant. 40
Delantales de pinturacant. 20
Pintura acrílicacant. 24
Lienzoscant. 40
Alfombrillas de arcillacant. 20
Arcilla para modelarcant. 20
Delantalescant. 20
Tijeras de manualidadescant. 20
Barras de pegamentocant. 40
Cúterescant. 10
Tapetes de cortecant. 10
Reglascant. 20
Sets de cuentascant. 20
Cordón elásticocant. 10
Agujas de bordarcant. 20
Hilo de bordarcant. 30
Retales de telacant. 100
Kits de costuracant. 12

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de abrir las inscripciones. Así podrás definir cuántos puestos caben, dónde irán las mesas altas y qué recorrido seguirán los visitantes.
Envía las condiciones de alquiler del puesto junto con la invitación. Incluye el plazo de inscripción y confirma después por escrito el puesto asignado, el horario de montaje y la información práctica.
Prepara la distribución cuando conozcas las necesidades de los participantes. Reserva espacio para circulación, talleres y cajas de almacenamiento, e imprime el plano y los números de puesto antes del montaje.
Comprueba los permisos y el método de pago con antelación. Ten lista la caja registradora, consigue cambio y revisa las regletas, los cables alargadores y las estaciones de carga antes de abrir.
Haz la compra y reúne los materiales al menos un día antes. Además de mesas, sillas y manteles, revisa el equipo de sonido, el micrófono, las neveras portátiles y todo lo necesario para el café y el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de manualidades?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, fijar la fecha y contactar con participantes. Deja las dos últimas semanas para confirmar inscripciones, asignar puestos, cerrar proveedores y publicar la información final.
¿Qué debe incluir la información para los participantes?: Envíala entre 7 y 10 días antes e indica el horario de llegada, el número de puesto, el plano, las condiciones de alquiler, el método de pago y el material que debe traer cada expositor. También conviene incluir un contacto para incidencias durante el montaje.
¿Cuántas mesas necesito para una feria de manualidades?: Calcula una mesa por puesto como punto de partida y añade mesas para recepción, talleres, bebidas y materiales. Confirma las medidas de cada mesa y deja pasillos de al menos 1,2 metros para que puedan circular visitantes y carros de transporte.
¿Cuándo debo preparar la señalización y el plano de la feria?: Haz el plano y los números de puesto cuando cierres la lista de participantes, idealmente 5 o 7 días antes. Imprime también las señales de ruta y coloca una copia del plano en la entrada y otra en la zona de organización.

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