So organisierst du eine Hobbymarkt Schritt für Schritt

Bei einer Hobbymarkt steht und fällt der Ablauf mit der Standplanung. Reserviere zuerst die Location und lege Datum sowie Öffnungszeiten fest, bevor du Aussteller ansprichst. Danach folgen Teilnahmebedingungen, Anmeldungen, Standvergabe und Besucherwerbung. Plane außerdem früh die Genehmigungen, Zahlungsarten und Ausstattung: Klapptische, Nummern, Wegweiser, Strom und ein gedruckter Lageplan werden kurz vor dem Aufbau häufig vergessen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
3
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
4
Bedingungen für die Standmiete erstellen
2 Personen
5
Teilnehmer ansprechen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Werbung schalten
8
Poster verteilen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
11
Standplätze zuweisen
2 Personen
12
Teilnehmerliste erstellen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Workshopanmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Lieferanten reservieren
16
Genehmigungen prüfen
17
Zahlungsart festlegen
2 Personen
18
Kleingeld organisieren
19
Lageplan drucken
20
Stände nummerieren
2 Personen
21
Wegweiser erstellen
2 Personen
22
Teilnehmerinformationen versenden
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
26
Geräte testen
2 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
29
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Saal kontrollieren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Workshop-Tische einrichten
3 Personen
36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
37
Kassentisch einrichten
2 Personen
38
Cateringtisch einrichten
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Geschirr bereitstellen
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Teilnehmende empfangen
3 Personen
44
Stände kontrollieren
3 Personen
45
Workshopmaterialien verteilen
2 Personen
46
Beschallungsanlage testen
2 Personen

Event

47
Eröffnung ankündigen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Besucher registrieren
2 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Stände unterstützen
2 Personen
52
Workshops betreuen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Cateringtisch sauber halten
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
59
Bestand prüfen
60
Fotos machen
61
Schließung ankündigen
62
Besucher verabschieden
2 Personen
63
Teilnehmende auschecken
3 Personen

Nachbereitung

64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Fundsachen sammeln
2 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Abfall entsorgen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Cateringtisch reinigen
2 Personen
72
Saal reinigen
4 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Materialien zurückbringen
3 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Nachzahlungen der Teilnehmenden bearbeiten
77
Fotos archivieren
78
Dankesnachricht versenden
79
Reste verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 28
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 28
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 6
HockerAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 24
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

Kasse
KartenterminalAnz. 2
Soundanlage
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
Laptop
Drucker
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
TeekannenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
ScherenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ZangenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 12
Fotowand
PinnwändeAnz. 6
StandnamensschilderAnz. 28

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
AllzweckreinigerAnz. 3
SpülbeckenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Papier und Präsentation

ProgrammhefteAnz. 300
PläneAnz. 300
StandmietformulareAnz. 40
Workshop-FormulareAnz. 100
BewertungskartenAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
KlemmbretterAnz. 6
PreishalterAnz. 80
NotizblöckeAnz. 12
KlebebandAnz. 12
Doppelseitiges KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
SeilAnz. 4
AbdeckbandAnz. 8
EtikettenAnz. 300

Workshopmaterial

ZeichenpapierAnz. 500
BuntstifteAnz. 30
FilzstifteAnz. 30
AquarellfarbeAnz. 12
PinselAnz. 40
MalschürzenAnz. 20
AcrylfarbeAnz. 24
LeinwändeAnz. 40
TonmattenAnz. 20
ModellierkneteAnz. 20
SchürzenAnz. 20
BastelschereAnz. 20
KlebestifteAnz. 40
Cutter-MesserAnz. 10
SchneidemattenAnz. 10
LinealeAnz. 20
PerlensetsAnz. 20
ElastikkordelAnz. 10
SticknadelnAnz. 20
StickgarnAnz. 30
StofflappenAnz. 100
NähsetsAnz. 12

Tipps

Lege die Standmiete und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. So erhalten alle Aussteller dieselben Informationen zu Platzgröße, Aufbauzeiten und Zahlungsfristen.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und bestätige Teilnehmer erst nach einer vollständigen Rückmeldung. Schließe die Standvergabe spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt ab, damit du einen belastbaren Lageplan drucken kannst.
Plane die Marktfläche in Besucherwegen statt nur in Tischreihen. Nummeriere jeden Stand sichtbar und verschicke Teilnehmerliste, Standnummer, Aufbauzeit und Lageplan mindestens 5 Tage vorher.
Prüfe Genehmigungen und Lieferanten nicht erst in der letzten Woche. Kläre beides etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, besonders wenn Verkauf, Workshops oder Verpflegung vorgesehen sind.
Teste Kasse, Kartenterminal, Laptop, Drucker, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag. Stelle für Kaffee und Tee Kaffeemaschinen, Thermoskannen, Tassen und Serviertabletts gemeinsam bereit, damit beim Aufbau nichts zwischen verschiedenen Bereichen fehlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hobbymarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Datum, Öffnungszeiten und Teilnahmebedingungen gehören an den Anfang; Genehmigungen und Lieferanten solltest du etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin prüfen.
Wann muss ich die Aussteller für eine Hobbymarkt anschreiben?: Schreibe potenzielle Aussteller etwa 6 bis 8 Wochen vorher an. Setze eine verbindliche Anmeldefrist und bestätige die Teilnehmer spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Markt.
Wie plane ich die Stände bei einer Hobbymarkt?: Erstelle zuerst einen maßstäblichen Lageplan mit Eingängen, Besucherwegen und Stromanschlüssen. Nummeriere die Stände und verschicke den fertigen Plan mindestens 5 Tage vor dem Aufbau.
Was wird bei einer Hobbymarkt am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Kleingeld, getestete Kartenterminals, Verlängerungskabel, Standnummern und Wegweiser. Lege diese Dinge am Vortag gemeinsam mit Kasse, Drucker und Lageplan für den Aufbau bereit.

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