Heilige-Drei-Könige-Umzug organisieren: die Checkliste

Ein Heilige-Drei-Könige-Umzug braucht mehr Vorlauf als nur Kronen und Kostüme. Zuerst müssen Datum, Route, Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen feststehen; danach folgen Anmeldung, Helfer, Musik und Empfang. Plane außerdem eine Indoor-Alternative ein, denn Wetter und verspätete Lieferungen lassen sich nicht am Veranstaltungstag lösen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung und zeigt, welche Details häufig zu spät bedacht werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
Ort für den Empfang reservieren
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
Umzugsbegleiter rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Schulen und Vereine informieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Route veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
Kostüme inventarisieren
2 Personen
Kostüme reparieren
2 Personen
Kronen überprüfen
2 Personen
Laternen testen
2 Personen
Musik-Playlist erstellen
Musikrechte prüfen
Cateringmenü festlegen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Wegweiser erstellen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlwaren lagern
2 Personen
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
Suppe vorbereiten
3 Personen
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
Krippen und Dekoration bereitstellen
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrgitter aufstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Kostüme verteilen
3 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Laternen verteilen
3 Personen
Kronen verteilen
2 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Königinnentanz begleiten
3 Personen
Umzug anweisen
3 Personen
Voranfahrt begleiten
4 Personen
Verkehrsübergänge sichern
8 Personen
Musik während des Umzugs bereitstellen
2 Personen
Teilnehmer entlang der Route begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Toilettenanlagen prüfen
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Umzug beenden
3 Personen
Suppe und Brot servieren
5 Personen
Dreikönigskuchen anschneiden
2 Personen
Musikprogramm organisieren
2 Personen
Kinder bei Aktivitäten begleiten
4 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Letzte Runde servieren
3 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Catering aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Wegweiser abholen
4 Personen
Absperrgitter entfernen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
Laternen und Kronen verstauen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Haltbaren Vorrat zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 120
KleiderständerAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
SuppenkellenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
Suppenschalen zum ServierenAnz. 12

Dekoration

KronenAnz. 30
KostümeAnz. 30
MäntelAnz. 12
StäbeAnz. 3
KrippenAnz. 2
SternendekorationenAnz. 8
Goldene StoffeAnz. 6
WimpelkettenAnz. 10
DekosterneAnz. 12
KlebehakenAnz. 40

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 60
LED-LichterkettenAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 48

Ausstattung

AkkulautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Küche

SuppenkesselAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20
SchneidhandschuheAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 20
WegweiserAnz. 20
SpanngurteAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2

Registrierung

AnmeldetischeAnz. 2
KlemmbretterAnz. 4
StiftesetsAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
Kassette für Bargeld
ProgrammschilderAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
MüllbeutelhalterAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen und Meldungen ein, sobald Datum und Route feststehen. Für Verkehrsmaßnahmen solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen, statt erst kurz vor dem Umzug nachzufragen.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche. Drucke die Teilnehmerliste spätestens am Vortag aus, damit sie beim Empfang nicht nur digital vorliegt.
Prüfe Kostüme, Mäntel, Kronen und Laternen mindestens eine Woche vorher. Reparaturen, fehlende Größen und leere Batterien fallen dann noch auf, ohne den Umzug aufzuhalten.
Bestätige Catering und Lieferungen einige Tage vor dem Termin und plane für den Empfang genügend Ausgabestellen ein. Mehrweg-Geschirr, Thermoskannen und Suppenkellen sollten vor Beginn vollständig bereitstehen.
Veröffentliche die Route nach der Genehmigung und bereite Wegweiser vor. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und lege fest, wann das Indoor-Programm aktiviert wird, damit Helfer und Teilnehmende dieselbe Information erhalten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Heilige-Drei-Könige-Umzug anmelden?: Beginne mit Genehmigungen, Meldungen und Verkehrsmaßnahmen, sobald Datum und Route festgelegt sind. Plane dafür möglichst mehrere Wochen Vorlauf ein, da Rückfragen oder Auflagen die Strecke verändern können.
Wann sollte die Route für den Heilige-Drei-Könige-Umzug veröffentlicht werden?: Veröffentliche die Route erst, wenn Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen bestätigt sind, idealerweise mindestens 7 Tage vor dem Umzug. So können Teilnehmende Anreise und Treffpunkt rechtzeitig planen.
Was muss man beim Empfang nach dem Umzug vorbereiten?: Reserviere den Empfangsort frühzeitig und stelle Mobiliar, Garderobe, Mehrweg-Geschirr sowie Getränke- und Essensausgabe bereit. Bestätige Catering und Lieferungen spätestens 2 bis 3 Tage vorher und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche.
Wann sollte man Kostüme und Laternen kontrollieren?: Inventarisiere Kostüme, Kronen und Laternen mindestens 7 Tage vor dem Termin. Teste Laternen und repariere beschädigte Kostüme dann noch rechtzeitig; eine zweite kurze Kontrolle am Vortag verhindert vergessene Teile.

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