Driekoningenoptocht organiseren: checklist en planning

Een Driekoningenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen kronen en lantaarns klaarleggen. Leg eerst datum, route, ontvangstlocatie en verkeersmaatregelen vast; regel daarna vergunningen, begeleiding en inschrijvingen. In de laatste weken controleer je kostuums, kronen en verlichting en bevestig je catering en leveringen. Deze checklist helpt je om 79 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste melding tot de deelnemerslijst en materialen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
Locatie voor ontvangst reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
Optochtbegeleiders werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scholen en verenigingen informeren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route publiceren
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Kostuums inventariseren
2 personen
Kostuums herstellen
2 personen
Kronen controleren
2 personen
Lantaarns testen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Muziekrechten controleren
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Leveringen bevestigen
Routeborden maken
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren opslaan
2 personen
Groenten en fruit wassen
2 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
Kerststallen en decoratie klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kostuums uitdelen
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Lantaarns uitdelen
3 personen
Kronen uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Koningendans begeleiden
3 personen
Optocht instrueren
3 personen
Vooroptocht begeleiden
4 personen
Verkeersovergangen beveiligen
8 personen
Muziek tijdens optocht verzorgen
2 personen
Deelnemers op route begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Optocht afsluiten
3 personen
Soep en brood serveren
5 personen
Driekoningentaart aansnijden
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
Kinderen begeleiden bij activiteiten
4 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde serveren
3 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
Lantaarns en kronen opbergen
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Houdbare voorraad terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Statafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Soepopscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Soepkommen voor serverenaantal 12

Decoratie

Kronenaantal 30
Kostuumsaantal 30
Mantelsaantal 12
Stafstokkenaantal 3
Kerststallenaantal 2
Sterdecoratiesaantal 8
Gouden stoffenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Decoratieve sterrenaantal 12
Kleefhaakjesaantal 40

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 60
LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 48

Apparatuur

Accuspeakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4

Keuken

Soepketelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 20
Snijhandschoenenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 16
Zaklampenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 20
Routepijlenaantal 20
Spanbandenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Registratie

Inschrijftafelsaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Contantgeldkistje
Programmabordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalzakhoudersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, ontvangstlocatie en vergunningen. Verkeersmaatregelen en meldingen kunnen extra verwerkingstijd vragen, zeker als de optocht openbare wegen kruist.
Open de inschrijving zodra route en programma voorlopig vaststaan. Vraag direct naar dieetwensen en sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor de optocht, zodat je catering en deelnemerslijst kunt afronden.
Plan uiterlijk 2 weken vooraf een materiaalcontrole. Test alle lantaarns, controleer kronen en kostuums en verzamel ontbrekende onderdelen zoals mantels, stafstokken en decoratie.
Bevestig leveringen en catering 3 tot 5 dagen vooraf schriftelijk. Tel servies, thermoskannen, soepkommen en serveermateriaal per onderdeel na; ontbrekende spullen vallen op de dag zelf nauwelijks nog te vervangen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en houd een binnenprogramma achter de hand. Zet routeborden, programma's en deelnemerslijsten klaar in aparte bundels, zodat begeleiders ze direct kunnen meenemen.ﬁ

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Driekoningenoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de datum, route, ontvangstlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen; gebruik de laatste 2 weken voor materialen, kostuums en catering.
Wanneer moet ik een vergunning voor een Driekoningenoptocht aanvragen?: Dien de vergunning of melding in zodra datum en route vastliggen, idealiter 8 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, omdat verkeersmaatregelen en gebruik van de openbare weg aanvullende eisen kunnen hebben.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een Driekoningenoptocht?: Plan minimaal 1 begeleider per groep of onderdeel en wijs daarnaast mensen aan voor routeposten, ontvangst en materiaal. Maak de definitieve indeling 1 tot 2 weken vooraf op basis van het aantal aanmeldingen.
Wanneer controleer ik de kostuums en lantaarns voor de optocht?: Doe een eerste inventarisatie 2 tot 3 weken vooraf en herstel ontbrekende of beschadigde kostuums direct. Test de lantaarns uiterlijk 2 dagen vooraf nogmaals en leg reserveonderdelen klaar voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.