Checklist pour organiser un défilé de l’Épiphanie

Un défilé de l’Épiphanie demande plus qu’un itinéraire et des couronnes. Il faut coordonner les autorisations, les accompagnateurs, les inscriptions, les costumes, la musique et l’accueil avant le départ. Cette checklist de 79 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au rassemblement du matériel. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, droits musicaux, livraisons et solution de repli en cas de mauvais temps.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
Réserver le lieu pour l’accueil
Demander des mesures de circulation
2 personnes
Recruter des accompagnateurs de parade
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Informer les écoles et les associations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Inventorier les costumes
2 personnes
Réparer les costumes
2 personnes
Vérifier les couronnes
2 personnes
Tester les lanternes
2 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier les droits musicaux
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Confirmer les livraisons
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les produits frais
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
Installer les crèches et la décoration
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Distribuer les costumes
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les lanternes
3 personnes
Distribuer les couronnes
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Animer la danse du roi
3 personnes
Briefer le défilé
3 personnes
Encadrer la tête du cortège
4 personnes
Sécuriser les traversées de circulation
8 personnes
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
Accompagner les participants sur le parcours
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Clore le cortège
3 personnes
Servir la soupe et le pain
5 personnes
Couper la galette des rois
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Accompagner les enfants dans les activités
4 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le dernier tour
3 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Laver et ranger les costumes
2 personnes
Ranger les lanternes et les couronnes
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Rapporter les stocks non périssables

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 12
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8
Pots à soupe pour le serviceqté 12

Décoration

Couronnesqté 30
Costumesqté 30
Manteauxqté 12
Bâtons de staffqté 3
Crèches de Noëlqté 2
Décorations étoiléesqté 8
Tissus dorésqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Étoiles décorativesqté 12
Crochets adhésifsqté 40

Éclairage

Lanternes LEDqté 60
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 48

Équipement

Enceinte sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Gants de coupeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 20
Flèches de directionqté 20
Sangles d'arrimageqté 12
Extincteursqté 2

Inscription

Tables d’inscriptionqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150
Caisse à espèces
Panneaux du programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Supports de sacs poubelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, l’itinéraire et le lieu d’accueil, puis déposez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les mesures de circulation et l’encadrement doivent être confirmés avant de publier le parcours.
Ouvrez les inscriptions dès que l’itinéraire est stabilisé et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Traitez les réponses avant de valider le menu du traiteur, afin d’éviter une modification de dernière minute.
Prévoyez un accompagnateur de parade pour chaque zone sensible du parcours et transmettez à chacun l’itinéraire final. Publiez les informations aux écoles et aux associations après validation des horaires et des points de rassemblement.
Contrôlez les couronnes, les costumes, les manteaux et les lanternes au moins 7 jours avant le défilé. Faites les réparations et les essais à ce moment-là, plutôt que le jour du départ.
Réservez un temps distinct pour l’accueil : tentes, tables, chaises, portants, vaisselle réutilisable, thermos et matériel de service doivent être regroupés et vérifiés la veille. Imprimez aussi le programme et la liste des participants avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un défilé de l’Épiphanie ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord la date, le parcours et le lieu d’accueil, puis lancez les autorisations, la circulation et les réservations.
Quelles autorisations faut-il demander pour un défilé de l’Épiphanie ?: Les démarches dépendent du parcours, mais prévoyez au minimum les déclarations nécessaires au défilé et les demandes liées à la circulation. Déposez-les plusieurs semaines à l’avance et attendez les validations avant de diffuser l’itinéraire définitif.
Combien de temps avant faut-il vérifier les costumes et les lanternes ?: Faites un premier inventaire 7 à 10 jours avant le défilé. Testez les lanternes, vérifiez les couronnes et réparez les costumes assez tôt pour pouvoir remplacer ou compléter le matériel manquant.
Que prévoir si la météo empêche le défilé de l’Épiphanie ?: Préparez un programme intérieur de rechange au moins une semaine avant l’événement. Vérifiez les prévisions à 7 jours, puis à 48 heures, et communiquez rapidement la décision ainsi que le nouveau lieu ou les nouveaux horaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.