Harmoniekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Harmoniekonzert braucht früh abgestimmte Musik, Räume und Technik. Lege zuerst Termin, Veranstaltungsort, Programm und Dirigenten fest; danach folgen Musiker, Proben, Einladungen und Ticketverkauf. In den letzten Wochen kommen Sitzordnung, Partituren, Catering, Getränke und Helfer hinzu. Plane am Veranstaltungstag außerdem Zeit für Bühnenaufbau, Tonprobe, Wegweiser und die Ausgabe von Programmheften ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzerttermin festlegen
2 Personen
Location bestätigen
Genehmigungen prüfen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Dirigenten bestätigen
Musiker erfassen
2 Personen
Proben planen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Getränke reservieren
Stühle reservieren
Tonanlage reservieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm drucken
2 Personen
Karten drucken
Musikpartituren prüfen
3 Personen
Sitzordnung festlegen
2 Personen
Bühnenaufteilung zeichnen
2 Personen
Wegweiser erstellen
Dekoration vorbereiten
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Musikerstühle aufstellen
3 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Dirigentenpult aufstellen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
6 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Mikrofone aufstellen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Soundcheck durchführen
3 Personen
Generalprobe durchführen
35 Personen
Musiker anweisen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Konzert ankündigen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Snacks servieren
3 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
2 Personen
Publikumsfragen beantworten
Abschied ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente einpacken
6 Personen
Musikpartituren sammeln
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Barvorrat aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
Rednerpulte zurückstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
Sicherungsmaterialien überprüfen
Besucheranfragen beantworten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Besucher-StühleAnz. 180
MusikerstühleAnz. 45
TischeAnz. 12
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 180
KaffeelöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KannenAnz. 12

Ausstattung

NotenpulteAnz. 45
Dirigentenpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Kassabox
Kartenterminal
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
HandlampenAnz. 4

Musikausrüstung

NotenmappenAnz. 45
BleistiftsätzeAnz. 10
ErsatztrinkhalmeAnz. 20
InstrumentenständerAnz. 12
AbstimmgeräteAnz. 4
MundstückeAnz. 6
ErsatzsaitenAnz. 6
WartungstücherAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
KlebestreifenAnz. 4

Beleuchtung

LichtspotsAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
LED-KerzenAnz. 24

Küche

KorkenzieherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 3
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
GummihandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige den Konzerttermin und den Veranstaltungsort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei sofort, ob Genehmigungen, Bestuhlung und die gewünschte Nutzungszeit abgedeckt sind.
Plane die Proben rückwärts vom Konzerttermin und reserviere die letzte Probe mit vollständiger Besetzung. Prüfe die Musikpartituren spätestens 2 Wochen vorher, damit fehlende Stimmen nicht am Konzerttag auffallen.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzordnung und maximale Besucherzahl feststehen. Bearbeite Anmeldungen laufend und frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab.
Bestelle Tonanlage, Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult und Kabel frühzeitig gemeinsam. Plane für Aufbau und Soundcheck mindestens 2 Stunden vor Einlass ein und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Teile Freiwillige spätestens 1 Woche vorher festen Aufgaben zu: Einlass und Kassabox oder Kartenterminal, Garderobe, Catering, Wegweiser und Abbau. Stelle Wasser für Musiker bereit und lege Handlampen für dunkle Wege oder den Bühnenbereich bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Harmoniekonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Termin, Ort, Genehmigungen, Dirigent, Musiker und Programm sollten in den ersten 2 Wochen feststehen.
Wann müssen die Musiker für ein Harmoniekonzert zugesagt haben?: Hole die verbindlichen Zusagen spätestens 6 Wochen vor dem Konzert ein. So bleiben mindestens 4 Wochen für Proben, Ersatzbesetzungen und die Vorbereitung der Partituren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Harmoniekonzert?: Plane mindestens 2 Stunden für Stühle, Notenpulte, Dirigentenpult, Tonanlage und Kabel ein. Für Soundcheck und eine kurze Bühnenprobe solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten reservieren.
Wann sollte man Catering und Getränke für ein Harmoniekonzert bestellen?: Reserviere Catering und Getränke etwa 3 bis 4 Wochen vorher. Die endgültige Anzahl und Ernährungswünsche bestätigst du spätestens 7 Tage vor dem Konzert.

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