Musikcamp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Musikcamp braucht mehr als reservierte Proberäume und ein gutes Programm. Du koordinierst Anmeldungen, Schlafplätze, Gruppen, Proben, Mahlzeiten und die Anreise – oft mit vielen kleinen Fristen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Unterkunft und Anmeldung. Danach folgen Zimmeraufteilung, Notfallkontakte, Noten und Tagesplan; kurz vor dem Start prüfst du Instrumente, Technik, Verpflegung und Erste-Hilfe-Material.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Campdatum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Schlafräume reservieren
2 Personen
Proberäume reservieren
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte sammeln
Zimmeraufteilung erstellen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Probenplan erstellen
2 Personen
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
Lehrkräfte und Betreuer einplanen
2 Personen
Mahlzeiten und Pausen planen
2 Personen
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
Musikstücke auswählen
3 Personen
Stimmen und Noten prüfen
3 Personen
Noten drucken
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Transport und Ankunftszeiten abstimmen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Instrumente und Materialien sammeln
3 Personen
Musikanlage testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Schlüssel und Zugang organisieren
Location inspizieren
2 Personen
Schlafräume einrichten
4 Personen
Proberäume einrichten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Musikständer aufstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Essbereich vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
Sicherheitsanweisungen aufhängen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Schlafplätze zuweisen
3 Personen
Campregeln erläutern
2 Personen
Sicherheitsanweisungen geben
2 Personen
Gruppen zu Proberäumen begleiten
3 Personen
Proben begleiten
4 Personen
Musikstücke verteilen
2 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mittagessen servieren
4 Personen
Abendessen servieren
5 Personen
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Spüldurchgänge durchführen
3 Personen
Musikanlage bedienen
2 Personen
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Ruhezeit und Schlafenszeit ankündigen
2 Personen
Schlafräume kontrollieren
3 Personen
Nachtwache durchführen
2 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
4 Personen
Morgenproben betreuen
4 Personen
Abschlusspräsentation betreuen
4 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Musikinstrumente einpacken
4 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
3 Personen
Musikständer einsammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Schlafräume räumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Proberäume reinigen
3 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Bestände zählen
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
Schlüssel zurückbringen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Reste gekühlt lagern
2 Personen
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
Teilnehmer über Nachbestellungen informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 50
KlappischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 12
KannenAnz. 8

Ausstattung

MusikständeAnz. 45
MetronomeAnz. 6
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KopfhörerAnz. 6
Keyboard
Keyboardständer
StimmgabelnAnz. 4
BatterienAnz. 24
KabelbinderAnz. 2
Gaffer TapeAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
USB-SticksAnz. 4

Musikausrüstung

NotenmappenAnz. 50
BleistifteAnz. 60
KaugummiAnz. 20
NotizblöckeAnz. 50
WhiteboardsAnz. 3
WhiteboardmarkerAnz. 12
NotenständerAnz. 6

Schlafmaterial

SchlafmattenAnz. 45
KissenAnz. 45
DeckenAnz. 45
NachtlampenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KochplattenAnz. 2
Große TöpfeAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

SpülbeckenAnz. 4
SpülbeckenAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Dekoration

NamensschilderAnz. 60
BadgehalterAnz. 60
WegweiserAnz. 15
Programmatische PosterAnz. 10
FarbcodierbandAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
LöschdeckenAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 6
TaschenfunkgeräteAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Unterkunft und Proberäume zuerst fest. Ohne bestätigte Schlaf- und Musikräume kannst du weder Anmeldungen öffnen noch Gruppen und Proben sinnvoll planen.
Schließe die Anmeldung nicht erst beim Campbeginn ab: Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte spätestens 7 Tage vorher, damit Zimmer, Gruppen und Mahlzeiten belastbar geplant werden können.
Plane den Tagesablauf mit festen Pausen und Wechselzeiten. Zwischen zwei Proben solltest du mindestens 10 Minuten für Raumwechsel, Stimmen und das Bereitstellen von Noten einrechnen.
Bereite Musikstücke, Stimmen und Noten spätestens 3 Tage vor der Anreise vor. Drucke alle benötigten Stimmen und lege Namensschilder nach Gruppen oder Zimmern sortiert bereit.
Teste Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Verlängerungen vor dem ersten Programmpunkt. Lege außerdem Batterien, Kabelbinder und Erste-Hilfe-Material an einem bekannten Ort bereit – diese Dinge werden beim Aufbau besonders häufig zu spät gesucht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Musikcamp organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Unterkunft und Proberäumen. Öffne die Anmeldung danach und setze eine feste Frist, damit du mindestens 7 Tage vor dem Camp Zimmer, Gruppen und Verpflegung planen kannst.
Was muss ich für ein Musikcamp an Verpflegung planen?: Plane für jeden Camptag Frühstück, Mittagessen, Abendessen und mindestens eine Pause ein. Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher ab und rechne Getränke für die gesamte Aufenthaltsdauer plus eine Reserve für Anreise und Aufbau ein.
Wann muss der Probenplan für ein Musikcamp fertig sein?: Der Probenplan sollte spätestens 3 Tage vor Beginn fertig und an Lehrkräfte, Betreuer und Teilnehmende verschickt sein. Berücksichtige dabei Raumwechsel, Pausen, Gruppenstärken sowie Zeit zum Stimmen und Einrichten der Instrumente.
Welche Technik braucht man für ein Musikcamp?: Prüfe mindestens Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Instrumentenkabel, Verlängerungskabel und Batterien. Führe den Techniktest spätestens am Vortag durch und halte Kabelbinder sowie Ersatzmaterial griffbereit.

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