Musikcamp organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung
Ein Musikcamp braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Workshop: Teilnehmende werden eingeteilt, Instrumente verteilt und mehrere Räume parallel eingerichtet. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Einladungen und Anmeldung. In der letzten Woche prüfst du Ernährungswünsche, Kontaktdaten, Instrumentenbestand und Workshopgruppen. Am Veranstaltungstag entscheidest du mit einem klaren Aufbauplan, ob Empfang, Technik und Instrumentenausgabe ohne Verzögerung starten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
Location reservieren
Catering bestellen
Musikinstrumente inventarisieren
2 Personen
Workshop-Einteilung erstellen
2 Personen
Gruppen einteilen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Einkaufen gehen
3 Personen
Instrumente abholen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Workshopräume einrichten
4 Personen
Instrumente bereitstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Campregeln erläutern
2 Personen
Instrumente verteilen
4 Personen
Musikworkshops begleiten
5 Personen
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagspause betreuen
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Bandproben begleiten
5 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
5 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Showcase-Fläche vorbereiten
4 Personen
Showcase begleiten
5 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen
Nachbereitung
Instrumente sicher verstauen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Gefundene Gegenstände sortieren
Teilnehmerinformationen löschen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Diatonische StimmgeräteAnz. 8
Instrumente
- AkustikgitarrenAnz. 8
- E-GitarrenAnz. 3
- GitarrenverstärkerAnz. 3
- KeyboardAnz. 2
- Schlagzeug
- PercussionsetsAnz. 4
- NotenständerAnz. 12
- KlavierhockerAnz. 2
Musikausrüstung
- NotenmappenAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- BleistifteAnz. 40
- GitarrensaitenAnz. 3
- GitarrenplektrenAnz. 50
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 50
- TellerAnz. 45
- BestecksetsAnz. 45
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location mindestens sechs Wochen vorher und plane zusätzliche Zeit für Reinigung, Tisch- und Stuhlaufbau sowie die Einrichtung der Workshopräume ein.
- Schließe die Anmeldung etwa zehn Tage vor Beginn ab. Erfasse Ernährungswünsche und prüfe alle Kontaktdaten, bevor du Gruppen und Workshops einteilst.
- Inventarisiere Instrumente und Zubehör mindestens eine Woche vorher. Plane Ersatz für Gitarrensaiten, Plektren, Bleistifte und Notenmappen ein, damit kleine Ausfälle den Workshop nicht stoppen.
- Teste die Tontechnik am Vortag mit Mischpult, aktiven Lautsprechern, Mikrofonen und Audiokabeln. Lege Verlängerungskabel und Lautsprecherständer dort bereit, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
- Richte den Empfangstisch 30 Minuten vor dem Einlass ein. Halte Anwesenheitsliste, Campregeln und die Instrumentenzuordnung bereit, damit die Begrüßung und Ausgabe zügig ablaufen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Musikcamp organisieren?
- Beginne sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit der Location und den Einladungen. Die Anmeldung, Ernährungswünsche und Kontaktdaten sollten spätestens zehn Tage vorher abgeschlossen sein.
- Wann muss die Workshop-Einteilung für ein Musikcamp fertig sein?
- Erstelle die Workshop- und Gruppeneinteilung etwa sieben Tage vorher, sobald die Anmeldungen geprüft sind. Sende das Programm spätestens drei bis fünf Tage vor Beginn an alle Teilnehmenden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikcamps?
- Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Workshopräume, Instrumente und Dekoration ein. Für den Techniktest mit Mikrofonen und Lautsprechern solltest du zusätzlich 30 bis 45 Minuten reservieren.
- Was muss am Empfang eines Musikcamps bereitliegen?
- Bereite den Empfangstisch mindestens 30 Minuten vor dem Einlass vor. Dort sollten Anwesenheitserfassung, Campregeln und die Zuordnung der Instrumente schnell zugänglich sein.
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