Checklist para organizar un concierto de música de banda

Organizar un concierto de música de banda exige coordinar músicos, repertorio, escenario y público sin dejar los detalles técnicos para el último día. Esta checklist reúne el trabajo desde la fecha y el lugar hasta las entradas, los ensayos, el catering y el desmontaje. Incluye también lo que suele olvidarse: permisos, preferencias dietéticas, distribución de sillas, partituras y protección de cables. Sigue el plan por fases y asigna responsables para que cada tarea tenga una fecha límite clara.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Confirmar el lugar
Comprobar permisos
Elaborar el programa
3 personas
Confirmar al director
Hacer inventario de los músicos
2 personas
Planificar los ensayos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar las bebidas
Reservar sillas
Reservar equipo de sonido
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Imprimir entradas
Comprobar las partituras
3 personas
Definir la distribución de las sillas
2 personas
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
Hacer carteles de ruta
Preparar la decoración
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
Colocar los atriles
3 personas
Colocar el atril del director
2 personas
Preparar los instrumentos
6 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Comprobar los baños
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar el ensayo general
35 personas
Instruir a los músicos
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
Responder preguntas del público
Anunciar la despedida
Despedir a los visitantes
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Empacar instrumentos
6 personas
Recopilar las partituras
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Ordenar el stock del bar
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Volver a colocar las sillas
4 personas
Volver a colocar los atriles
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Comprobar los materiales de depósito
Responder a los mensajes de los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para visitantescant. 180
Sillas para músicoscant. 45
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platos de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Caja registradora
Máquina de sellado
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Linternas de manocant. 4

Material de música

Carpetas para partiturascant. 45
Sets de lápicescant. 10
Pajitas de repuestocant. 20
Soportes para instrumentoscant. 12
Dispositivos de votacióncant. 4
Boquillascant. 6
Cuerdas de repuestocant. 6
Paños de mantenimientocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Tiras adhesivascant. 4

Iluminación

Focoscant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Velas LEDcant. 24

Cocina

Sacacorchoscant. 3
Abridores de botellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 3
Bandejas de servircant. 12

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir la venta de entradas. Como mínimo, deja varias semanas para comprobar aforo, horarios, seguros y requisitos del recinto.
Define el programa cuando hayas confirmado al director y a los músicos. Reserva ensayos suficientes para revisar cambios de repertorio, entradas, pausas y la duración total del concierto.
Haz una prueba de sonido antes de que llegue el público y comprueba micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables y regletas. Cubre los cables en las zonas de paso y deja linternas accesibles para el personal.
Calcula por separado las sillas de los visitantes y las de los músicos, y dibuja la distribución del escenario antes del montaje. Así sabrás dónde colocar atriles, el atril del director, mesas y pasillos de circulación.
Cierra catering y bebidas con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas durante la inscripción. Prepara las tazas, vasos, copas, platos, jarras, bandejas y equipos de café antes de la llegada de los invitados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y lugar, comprobar permisos, confirmar músicos y reservar sonido, sillas y catering. Abre la venta de entradas cuando el programa y la capacidad estén confirmados.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido del concierto?: Hazla el mismo día, al menos 2 horas antes de abrir las puertas, con el director y los responsables de sonido presentes. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable y entrada de la mesa de mezclas.
¿Cuántas sillas necesito para un concierto de música de banda?: Cuenta una silla por visitante previsto y añade las sillas necesarias para todos los músicos según la distribución del escenario. Reserva además un margen del 5 al 10 % para cambios, acompañantes o sillas dañadas.
¿Cuándo debo imprimir las entradas y el programa?: Imprime las entradas cuando se cierre el diseño y termina el programa al menos 7 días antes del concierto. Guarda algunos ejemplares extra y revisa nombres, horarios, pausas y posibles cambios de última hora.

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