Organiser un concert d’harmonie, étape par étape

Un concert d’harmonie demande de coordonner les musiciens, le lieu, le public et la technique sans laisser les détails au dernier moment. Commence par fixer la date et confirmer la salle, puis avance vers les autorisations, le programme, les répétitions et la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à répartir les bénévoles, vérifier les pupitres et parties musicales, préparer la scène et confirmer le catering. Cette checklist rassemble 81 tâches et 61 éléments à prévoir pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Confirmer le lieu
Vérifier les autorisations
Établir le programme
3 personnes
Confirmer le chef d’orchestre
Recenser les musiciens
2 personnes
Planifier les répétitions
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les boissons
Réserver des chaises
Réserver le matériel de sonorisation
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer les cartes
Vérifier les parties de musique
3 personnes
Définir la répartition des sièges
2 personnes
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Préparer la décoration
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer le pupitre du chef d’orchestre
2 personnes
Installer les instruments
6 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer la répétition générale
35 personnes
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Répondre aux questions du public
Annoncer le départ
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Emballer les instruments
6 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le stock du bar
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre les chaises en place
4 personnes
Remettre les pupitres en place
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Vérifier le matériel de caution
Répondre aux messages des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 180
Chaises de musicienqté 45
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 12

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Lampes de pocheqté 4

Matériel musical

Pochettes à partitionsqté 45
Sets de crayonsqté 10
Pailles de rechangeqté 20
Pieds de microqté 12
Boîtiers de voteqté 4
Emboutsqté 6
Cordes de rechangeqté 6
Chiffons d’entretienqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Bandes adhésivesqté 4

Éclairage

Spots lumineuxqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 24

Cuisine

Tire-bouchonsqté 3
Décapsuleursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 3
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve la sonorisation, les chaises et le catering dès que la date et le lieu sont confirmés. Les disponibilités deviennent vite limitées, surtout si le concert a lieu un week-end.
Prévois une répétition dans la salle avant le concert pour tester les microphones, haut-parleurs, retours éventuels, rallonges et passe-câbles avec l’orchestre installé.
Ferme les inscriptions et recueille les besoins alimentaires plusieurs jours avant l’événement. Le traiteur doit connaître le nombre de personnes et les contraintes avant de finaliser les portions.
Attribue les bénévoles par créneau : accueil, billetterie, orientation, scène et rangement. Une répartition écrite évite de chercher des remplaçants au moment de l’ouverture des portes.
Imprime le programme, les cartes et les panneaux de direction avant le jour J, puis vérifie la caisse et le terminal de paiement. Garde aussi des lampes de poche pour les contrôles et le rangement après la représentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, le chef d’orchestre, les musiciens et le programme. Commence plus tôt si la billetterie, le catering ou la location du matériel doivent être coordonnés.
Quand réserver la salle et le matériel de sonorisation ?: Réserve la salle dès que la date est choisie, idéalement 2 à 3 mois avant le concert. Confirme la sonorisation, les pupitres, les chaises et les besoins électriques au plus tard 4 semaines avant.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert d’harmonie ?: Ouvre la billetterie environ 4 à 6 semaines avant le concert, une fois le lieu, l’horaire et le programme confirmés. Arrête les inscriptions quelques jours avant pour finaliser l’accueil et le catering.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour la billetterie ou la caisse, 2 pour l’accueil et l’orientation, et 2 à 4 personnes pour la scène et le rangement. Ajuste ces effectifs selon la capacité de la salle et le nombre de spectateurs attendus.

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