Checklist voor een harmonieconcert organiseren

Een harmonieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repetities en een podium. Je regelt tegelijk de concertdatum, locatie, vergunningen, kaartverkoop, muzikanten, techniek, catering en publieksontvangst. In deze checklist staan 81 taken en 61 benodigdheden in een logische volgorde, zodat je ziet wat eerst moet en wat vlak voor de uitvoering geregeld wordt. Vooral stoelen, muziekpartijen, kabels, vrijwilligers en betaalmiddelen worden gemakkelijk te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Programma samenstellen
3 personen
Dirigent bevestigen
Muzikanten inventariseren
2 personen
Repetities plannen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Dranken reserveren
Stoelen reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Kaarten afdrukken
Muziekpartijen controleren
3 personen
Stoelindeling bepalen
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Routebordjes maken
Decoratie voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzikantenstoelen plaatsen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
6 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Generale repetitie uitvoeren
35 personen
Muzikanten instrueren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
Afscheid aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten inpakken
6 personen
Muziekpartijen verzamelen
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Barvoorraad opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen terugplaatsen
4 personen
Lessenaars terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Borgmaterialen controleren
Bezoekersberichten beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bezoekersstoelenaantal 180
Muzikantenstoelenaantal 45
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 180
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordjesaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 12

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Kassabox
Pinapparaat
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Handlampenaantal 4

Muziekmateriaal

Partiturenmappenaantal 45
Potloodsetsaantal 10
Reserve rietjesaantal 20
Instrumentstandaardsaantal 12
Stemapparatenaantal 4
Blaasmondstukkenaantal 6
Reserve snarenaantal 6
Onderhoudsdoekenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Plakstripsaantal 4

Verlichting

Lichtspotsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Keuken

Kurkentrekkersaantal 3
Flesopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 3
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Rubberhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdatum en locatie eerst vast en controleer daarna direct vergunningen, geluidsafspraken en beschikbaarheid van dirigent en muzikanten. Zonder die bevestigingen kun je programma, uitnodigingen en kaartverkoop niet betrouwbaar plannen.
Plan repetities niet alleen rond de muziek, maar ook rond de podiumindeling en techniek. Reserveer tijd voor een volledige doorloop met muzieklessenaars, microfoons, luidsprekers, mengpaneel en kabelmatten.
Open de kaartverkoop zodra programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn. Houd aanmeldingen bij op één plek en verzamel dieetwensen uiterlijk bij de laatste bevestiging voor de catering.
Maak voor de zaal twee aparte indelingen: één voor bezoekersstoelen en één voor muzikantenstoelen en lessenaars. Controleer daarnaast of garderoberekken, afvalbakken, routebordjes en handlampen vóór binnenkomst op hun plek staan.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, kaartcontrole, garderobe, catering en opruimen. Leg kassabox, pinapparaat, programmaboekjes en kaarten klaar vóór de deuren opengaan, zodat de entree niet stilvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een harmonieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, dirigent en programma. Plan de kaartverkoop en uitnodigingen daarna, zodat je minimaal 6 tot 8 weken publiekswerving hebt.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een harmonieconcert?: Tel het verwachte aantal bezoekers en voeg ongeveer 5 procent reserve toe. Reserveer daarnaast voor iedere muzikant een muzikantenstoel en controleer of er genoeg ruimte blijft voor muzieklessenaars en de dirigentenlessenaar.
Wanneer moet ik de geluidsapparatuur testen voor een concert?: Test microfoons, statieven, luidsprekers, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 week vooraf. Doe op de concertdag nog een volledige soundcheck van minimaal 60 minuten vóór de deuren opengaan.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een harmonieconcert?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per 50 bezoekers voor ontvangst en kaartcontrole, plus aparte bezetting voor garderobe, catering en techniek. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten nogmaals in de laatste week.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.