Comicfestival organisieren: Der Ablauf von der Idee bis zum Einlass
Ein Comicfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Ort fest, dann baust du Programm, Gäste und Aussteller darauf auf. Plane Workshops, Signierstunden und Verkaufsstände so, dass Räume und Technik wirklich ausreichen. Öffne die Anmeldung erst, wenn Zeiten, Plätze und Teilnahmebedingungen feststehen. Besonders oft werden Helfer, Beschilderung und Workshopmaterialien zu spät organisiert – obwohl sie am Veranstaltungstag sofort gebraucht werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 3
Comiczeichner einladen
2 Personen
- 4
Workshopleiter festlegen
2 Personen
- 5
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 6
Absprachen mit Autoren festhalten
2 Personen
- 7
Reservierungen für die Location vornehmen
- 8
Workshopräume reservieren
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Online-Anmeldungen öffnen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 14
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 15
Werbeplakate gestalten
- 16
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
- 17
Programm online veröffentlichen
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Beschilderung drucken
- 20
Materialien für Workshops bereitstellen
2 Personen
- 21
Autoreninfos drucken
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Catering vorbereiten
3 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Standtische einteilen
3 Personen
- 28
Workshoptische aufstellen
2 Personen
- 29
Ausstellungswände einrichten
3 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 33
Mikrofone testen
2 Personen
- 34
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 36
Autoren empfangen
2 Personen
- 37
Standbetreiber empfangen
2 Personen
- 38
Besucher registrieren
3 Personen
- 39
Begrüßungswort übernehmen
- 40
Infotisch betreuen
2 Personen
- 41
Autoren begleiten
2 Personen
- 42
Workshops betreuen
3 Personen
- 43
Signieren begleiten
2 Personen
- 44
Vorträge ankündigen
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Toiletten kontrollieren
- 49
Verkaufstische fertigstellen
2 Personen
- 50
Besucher verabschieden
3 Personen
- 51
Geräte ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Dekoration entfernen
3 Personen
- 53
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 54
Ausstellung abbauen
3 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Abfall sammeln
3 Personen
- 57
Location reinigen
4 Personen
- 58
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 59
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 60
Fundsachen sammeln
- 61
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 110
- KlappischeAnz. 12
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 3
- TischdeckenAnz. 20
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- KannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- AusstellungswändeAnz. 8
- KlebestiftAnz. 6
- NamensschilderAnz. 140
- StifteAnz. 30
- TischnummernAnz. 20
- KlebebandAnz. 8
- SeilAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Workshopmaterial
- ZeichenpapierAnz. 500
- SkizzenbücherAnz. 40
- BleistifteAnz. 100
- KaugummiAnz. 50
- FinelinerAnz. 80
- BuntstifteAnz. 40
- MarkerAnz. 40
- BleistiftspitzerAnz. 20
- TischaufstellerAnz. 20
- SchürzenAnz. 30
Drucksachen
- ProgrammflyerAnz. 250
- WegweiserAnz. 20
- AnmeldelistenAnz. 10
- AutoreninformationenAnz. 100
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- AbsperrbandAnz. 4
- KabelmattenAnz. 8
Registrierung
- Kassenschachtel
- Kartenzahlungsgerät
- ArmbänderAnz. 150
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
Tipps
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programmrahmen. Frage Comiczeichner, Autoren und Workshopleiter früh an und halte Zusagen, Zeiten und technische Anforderungen schriftlich fest.
- Plane Räume nach Programmpunkt statt nur nach Personenzahl. Reserviere für jeden Workshop einen eigenen Raum und prüfe, ob Projektor, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher gleichzeitig gebraucht werden.
- Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Workshopplätze und Fristen feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und verschicke spätestens 7 Tage vorher eine Bestätigung mit Programm und Anreiseinformationen.
- Teile die Freiwilligen in Schichten ein, nicht nur nach Aufgaben. Für Einlass, Workshopbetreuung, Ausstellerfragen und Technik sollten auch während der Pausen mindestens zwei Personen erreichbar sein.
- Mache am Vortag einen Rundgang mit gedrucktem Raumplan. Stelle Namensschilder, Beschilderung und Autoreninfos bereit, prüfe Verlängerungskabel und kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass, damit sie nicht unnötig warm werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Comicfestival organisieren?
- Für ein eintägiges Comicfestival solltest du mindestens 12 Wochen Vorlauf einplanen. Bekannte Zeichner, Workshoptermine und eine passende Location brauchen oft mehrere Abstimmungen.
- Wie viele Helfer braucht ein Comicfestival?
- Plane mindestens 1 Helfer pro 25 bis 30 erwartete Gäste und zusätzlich 1 feste Person für die Technik. Bei parallelen Workshops braucht jeder Raum eine eigene Betreuung.
- Wann sollte die Anmeldung für ein Comicfestival starten?
- Starte die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, sobald Programm, Workshopplätze und Teilnahmebedingungen feststehen. Schließe sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Namensschilder und Catering planbar bleiben.
- Was wird bei einem Comicfestival häufig vergessen?
- Oft fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Mikrofonständer, gedruckte Autoreninfos oder ausreichend Workshopmaterial. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag mit einer Raum- und Technikliste.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!