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Comicfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Comicfestival braucht früh klare Zusagen: Location, Programm, Zeichner, Workshopleitung und Standbetreiber hängen voneinander ab. Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Zeiten, Räume und Teilnahmebedingungen feststehen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Helfer-Einteilung, Drucksachen, Workshopmaterialien und Technik. Am Veranstaltungstag zählen ein geöffneter Aufbauplan, gekühlte Getränke und beschriftete Räume.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Comiczeichner einladen

    2 Personen

  • Workshopleiter festlegen

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Absprachen mit Autoren festhalten

    2 Personen

  • Reservierungen für die Location vornehmen

  • Workshopräume reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Werbeplakate gestalten

  • Werbeplakate aufhängen

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Materialien für Workshops bereitstellen

    2 Personen

  • Autoreninfos drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Standtische einteilen

    3 Personen

  • Workshoptische aufstellen

    2 Personen

  • Ausstellungswände einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Autoren empfangen

    2 Personen

  • Standbetreiber empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Infotisch betreuen

    2 Personen

  • Autoren begleiten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Signieren begleiten

    2 Personen

  • Vorträge ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Verkaufstische fertigstellen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Ausstellung abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen lagern

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 110
  • KlappischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 4
  • KleiderständerAnz. 3
  • TischdeckenAnz. 20

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • KannenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • AusstellungswändeAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 140
  • StifteAnz. 30
  • TischnummernAnz. 20
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Workshopmaterial

  • ZeichenpapierAnz. 500
  • SkizzenbücherAnz. 40
  • BleistifteAnz. 100
  • KaugummiAnz. 50
  • FinelinerAnz. 80
  • BuntstifteAnz. 40
  • MarkerAnz. 40
  • BleistiftspitzerAnz. 20
  • TischaufstellerAnz. 20
  • SchürzenAnz. 30

Drucksachen

  • ProgrammflyerAnz. 250
  • WegweiserAnz. 20
  • AnmeldelistenAnz. 10
  • AutoreninformationenAnz. 100

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

  • TaschenlampenAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 8

Registrierung

  • Kassenschachtel
  • Kartenzahlungsgerät
  • ArmbänderAnz. 150
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KugelschreiberAnz. 30

Tipps

  • Lege Programm und Räume mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Plane für jeden Workshop einen eigenen Raum und notiere Dauer, maximale Teilnehmerzahl sowie benötigte Materialien.
  • Hole Zusagen von Comiczeichnern, Autoren, Workshopleitern und Standbetreibern schriftlich ein. Schicke ihnen spätestens 3 Wochen vorher Anreise-, Zeit- und Aufbaudetails.
  • Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn alle Workshopplätze feststehen. Erfasse Ernährungswünsche bis 7 Tage vor dem Festival, damit das Catering die Mengen einplanen kann.
  • Teile Freiwillige spätestens 10 Tage vorher in Schichten ein. Besetze mindestens Empfang, Workshopbetreuung, Technik, Catering und Aufsicht bei den Ausstellungswänden.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Projektor und Laptop mindestens 2 Stunden vor Beginn am tatsächlichen Standort. Lege Verlängerungskabel, Mikrofonständer und Ersatzmaterial sichtbar beim Technikplatz bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Comicfestival organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher. Zeichner, Autoren, Workshopleiter und Location brauchen oft mehrere Wochen für eine verbindliche Zusage.
Wie viele Helfer braucht ein Comicfestival?
Rechne mit mindestens 1 Helfer pro 30 bis 40 Besucher, zusätzlich zu Technik- und Workshopbetreuung. Bei parallelen Workshops sollte jeder Raum eine feste Ansprechperson haben.
Wann soll die Anmeldung für ein Comicfestival öffnen?
Öffne die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Veröffentliche das Programm erst, wenn Zeiten, Räume und maximale Teilnehmerzahlen bestätigt sind.
Was muss am Tag vor dem Comicfestival fertig sein?
Drucke Namensschilder, Beschilderung und Autoreninfos spätestens am Vortag. Stelle Workshopmaterialien bereit, prüfe die Raumaufteilung und kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Einlass.

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