Harmoniekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Harmoniekonzert braucht früh abgestimmte Musik, einen passenden Saal und klare Abläufe für Orchester und Publikum. Plane die wichtigsten Reservierungen und Genehmigungen mehrere Monate vorher; Einladungen und Anmeldungen folgen danach. Kurz vor dem Konzert entscheiden Details wie Notenpulte, Stuhlanordnung, Namensschilder, Einlass- und Bardienste über einen reibungslosen Abend. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur letzten Einkaufskontrolle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Proberaum reservieren
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm mit dem Dirigenten abstimmen
2 Personen
Musikpartituren prüfen
3 Personen
Auftretende Musiker bestätigen
Catering reservieren
Technisches Equipment reservieren
Drucksachen gestalten
Programme drucken lassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einlass- und Bardienste einteilen
Verkehrs- und Parkinformationen erstellen
Publikumsinformationen veröffentlichen
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
Stuhlanordnung für das Orchester erstellen
2 Personen
Sitzplan für das Publikum erstellen
2 Personen
Namensschilder für Orchester erstellen
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Instrumente abholen
3 Personen
Technik abholen
2 Personen
Programme bereitlegen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Raumaufteilung markieren
2 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Orchesterstühle aufstellen
4 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
Instrumente ausladen
5 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programme am Eingang auslegen
Bar und Kaffeetisch einrichten
3 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Weg- und Saalschilder aufhängen
2 Personen

Event

Orchester empfangen
2 Personen
Publikum begrüßen
4 Personen
Tickets und Reservierungen prüfen
2 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Konzert ankündigen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
Pausengetränke servieren
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Applausmoment begleiten
Publikum zur After-Party begleiten
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musiker beim Abreise begleiten
2 Personen
Publikum verabschieden
3 Personen
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

Instrumente verladen
5 Personen
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
OrchesterstühleAnz. 55
TischeAnz. 10
UmkleidetischeAnz. 3
Empfangstisch
BarinselnAnz. 2

Ausstattung

NotenpulteAnz. 55
Dirigentenpodest
Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Lampen für NotenpulteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
InstrumentenwagenAnz. 4
NotenpulteAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TortenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Drucksachen

KonzertprogrammeAnz. 140
ReservierungslisteAnz. 3
ParkkartenAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
KabelmattenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
Reinigungswagen

Tipps

Reserviere Saal, Proberaum, Catering und technische Ausstattung frühzeitig und bestätige alle Buchungen spätestens 4 Wochen vor dem Konzert schriftlich.
Stimme das Programm mit dem Dirigenten ab und prüfe die Musikpartituren mindestens 2 Wochen vor dem Auftritt. So bleiben Zeit für fehlende Stimmen oder Korrekturen.
Plane für Orchester und Publikum getrennte Sitzordnungen. Lege Orchesterstühle, Notenpulte und das Dirigentenpodest mindestens 2 Stunden vor Einlass bereit.
Teile Einlass- und Bardienste mit konkreten Schichten von 60 bis 90 Minuten ein. Eine Person sollte zusätzlich Verkehrs-, Park- und Publikumsinformationen beantworten können.
Prüfe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher und kontrolliere Gläser, Kaffeetassen, Wasserkannen, Thermoskannen, Kühlboxen sowie Verlängerungskabel vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saal für ein Harmoniekonzert reservieren?: Reserviere den Saal idealerweise 3 bis 6 Monate vor dem Konzert. Für beliebte Wochenendtermine solltest du zusätzlich einen Ausweichtermin prüfen und die Reservierung spätestens 4 Wochen vorher bestätigen.
Wann sollte man die Musiker für ein Harmoniekonzert bestätigen?: Bestätige die auftretenden Musiker etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Zwei Wochen vorher solltest du die endgültige Besetzung noch einmal mit Programm und Probenplan abgleichen.
Wie viele Helfer braucht man für Einlass und Bar?: Plane mindestens 1 Person für den Empfang und 2 Personen für die Bar je Schicht ein. Bei einem größeren Publikum ist eine zusätzliche Person für Fragen, Sitzplätze und verspäteten Einlass sinnvoll.
Wann müssen Programme und Namensschilder fertig sein?: Gib die Programme spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Konzert in den Druck. Namensschilder für das Orchester sollten 1 Woche vorher vorbereitet und beim Aufbau an den Plätzen ausgelegt werden.

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