Handwerksmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Handwerksmesse steht und fällt mit einer klaren Standplanung, verlässlichen Ausstellern und einem Ablauf, den Besucher sofort verstehen. Plane zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen, danach Einladungen, Anmeldungen und Workshops. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Lageplan, Aufbauinformationen, Drucksachen, Technik und Verpflegung. Diese Checkliste umfasst 69 Aufgaben und 87 benötigte Dinge – von Tischen und Namensschildern bis zu Kartenlesegeräten und Workshop-Materialien.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
Standbetreiber einladen
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Ausstellerliste aktualisieren
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
Workshops planen
2 Personen
Workshopleiter bestätigen
Reservierungen festhalten
Lieferantenabsprachen bestätigen
Lageplan an Teilnehmer senden
Aufbauanweisungen verschicken
Parkinformationen versenden
Workshop-Materialien bestellen
2 Personen
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
Social-Media-Beiträge posten
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Teilnehmermappen zusammenstellen
2 Personen
Programme drucken
Wegweiser drucken
Kassenschublade vorbereiten
Kleingeld organisieren
EC-Karten-Terminal testen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Werkzeug prüfen
2 Personen
Workshop-Sets sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Workshopräume einrichten
3 Personen
Workshop-Material bereitlegen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm erläutern
2 Personen
Eintritt kassieren
2 Personen
Besucher zu Workshops weiterleiten
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Standbetreiber beim Ausladen begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Workshopmaterial zusammenstellen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KlappstühleAnz. 20
PartyzelteAnz. 4
TischdeckenAnz. 30
HockerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Drucker
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 4
FahnenAnz. 12
Dekorative PflanzenAnz. 12
FotowändeAnz. 2
TischdekorationAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
KühlkistenAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutztücherAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12

Kreatives Material

SchneidemattenAnz. 20
ScherenAnz. 30
HeißklebepistolenAnz. 10
MessbänderAnz. 20
BleistifteAnz. 40
TextilstifteAnz. 40
HandnähnadelnAnz. 40
StricknadelnAnz. 20
HäkelnadelnAnz. 20
ArbeitsmattenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 20
BaumwollgarnAnz. 40
StoffresteAnz. 10
PerlenmischungenAnz. 20
BandrollenAnz. 20
KnobelmischungenAnz. 10
FilzblätterAnz. 100
LeinwändeAnz. 30
AcrylfarbsetsAnz. 10
PinselsetsAnz. 10
SchutzschürzenAnz. 20

Beschilderung

Wegweiser-SchilderAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
ProgrammständerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Büromaterial

NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 30
KlebebandrollenAnz. 12
SchreibtafelnAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
TackerAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 20
KassenladeAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 200
Armbändchen-SchneiderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Standaufteilung spätestens zwei Wochen vor der Messe ab. Schicke danach Lageplan, Aufbauanweisungen und Parkinformationen gesammelt an alle Aussteller, damit Rückfragen nicht erst am Aufbautag entstehen.
Bestätige Workshopleiter und Reservierungen mindestens 10 Tage vorher. Plane pro Workshop einen eigenen Materialsatz und bestelle Verbrauchsmaterialien nicht erst zusammen mit den übrigen Messesachen.
Bereite Namensschilder, Teilnehmermappen, Programme und Wegweiser spätestens 3 Tage vor Beginn vor. Drucke bei den Wegweisern lieber einige zusätzliche Exemplare für Eingänge, Workshopräume und schlecht einsehbare Abzweigungen.
Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker, Handmikrofone und Lautsprecher am Vortag am tatsächlichen Einsatzort. Lege außerdem Verlängerungskabel und LED-Lampen bereit, weil Messestände oft weniger Steckdosen und Licht haben als erwartet.
Rechne bei Kaffee und Wasser mit mindestens 2 Bechern pro Person und halte Kleingeld für die erste Öffnungsstunde bereit. Kontrolliere am Vorabend auch Kaffeetassen, Teller, Besteck, Servierplatten und Kühlboxen – diese Kleinteile werden beim Aufbau am häufigsten vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Teilnahmebedingungen und der Einladung der Standbetreiber. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Standaufteilung, Workshops, Lageplan und Aufbauinformationen feststehen.
Was muss eine Handwerksmesse für Aussteller bereithalten?: Plane pro Stand die benötigten Tische, Stühle oder Hocker sowie Strom, Licht und einen klar markierten Aufbauplatz ein. Lageplan, Parkinformationen und Aufbauanweisungen sollten spätestens 14 Tage vor der Messe verschickt werden.
Wann sollte man Workshop-Materialien für eine Handwerksmesse bestellen?: Bestelle die Materialien mindestens 10 bis 14 Tage vor der Messe, sobald Teilnehmerzahl und Workshoptermine feststehen. Halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit, damit einzelne beschädigte oder falsch verwendete Materialien nicht den Ablauf stoppen.
Wie viel Technik braucht man für eine Handwerksmesse?: Teste mindestens einen Laptop und Drucker für die Organisation sowie ein Kartenlesegerät für die Kasse. Für Ansagen gehören je nach Raumgröße Handmikrofon und Lautsprecher dazu; der vollständige Funktionstest sollte spätestens am Vortag erfolgen.

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