Eine Benefizgala Schritt für Schritt organisieren

Eine Benefizgala braucht einen klaren Ablauf, weil Spendenzweck, Abendprogramm, Catering und Auktion ineinandergreifen. Starte mit Budget, Termin, Ort und der ausgewählten Wohltätigkeitsorganisation. Danach folgen Programm, Sponsoren, Einladungen und Anmeldungen; erst mit belastbaren Gästezahlen lassen sich Tischordnung, Speisen und Getränke sinnvoll planen. Die letzten zwei Wochen gehören der Kontrolle: Zahlungsweise, Auktionskatalog, Namensschilder, Technik und Helfer müssen dann bereits feststehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Budget festlegen
2 Personen
3
Wohltätigkeitsorganisation auswählen
2 Personen
4
Programm zusammenstellen
3 Personen
5
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
6
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
7
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
8
Einladungen gestalten
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
11
Sponsoren ansprechen
3 Personen
12
Sponsorlogos sammeln
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Catering reservieren
2 Personen
16
Getränke bestellen
17
Tischordnung erstellen
2 Personen
18
Reservierungen vornehmen
19
Programmheft gestalten
2 Personen
20
Programmhefte drucken
21
Namensschilder erstellen
2 Personen
22
Zahlungsweise prüfen
2 Personen
23
Auktionsartikel fotografieren
2 Personen
24
Auktionskatalog drucken
25
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
26
Catering-Mengen durchgeben
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Einkaufen gehen
3 Personen
29
Materialien zusammenstellen
3 Personen
30
Ablaufplan verteilen
2 Personen
31
Ort überprüfen
2 Personen

Event

32
Tische und Stühle bereitstellen
5 Personen
33
Tische eindecken
4 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Licht prüfen
2 Personen
36
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
37
Präsentation vorbereiten
2 Personen
38
Auktionstisch einrichten
2 Personen
39
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Catering bereitstellen
4 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
44
Einweisung für das Servicepersonal geben
2 Personen
45
Gäste empfangen
4 Personen
46
Gäste registrieren
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Aperitif servieren
4 Personen
49
Programm ankündigen
50
Redner betreuen
2 Personen
51
Präsentation bedienen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Snacks nachfüllen
3 Personen
54
Abendessen servieren
6 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Tische abräumen
4 Personen
57
Benefizbetrag erläutern
58
Versteigerung begleiten
3 Personen
59
Gebote erfassen
2 Personen
60
Zahlungen abwickeln
2 Personen
61
Dessert servieren
4 Personen
62
Sich von Gästen verabschieden
3 Personen
63
Auktionsartikel aushändigen
2 Personen
64
Bargeld sichern
2 Personen

Nachbereitung

65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Location reinigen
4 Personen
70
Materialien sortieren
2 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
2 Personen
73
Einnahmen überweisen
2 Personen
74
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
75
Auktionserlöse bestätigen
76
Fotos mit Teilnehmenden teilen
77
Endabrechnung bearbeiten
2 Personen
78
Spendenbeleg archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
SuppenschalenAnz. 110
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 220
ChampagnergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 110
KaffeelöffelAnz. 120
Besteck für das AbendessenAnz. 120
ServierbesteckAnz. 24

Dekoration

TischläuferAnz. 12
StoffserviettenAnz. 120
NamensschilderAnz. 110
SpeisekartenAnz. 110
ProgrammhefteAnz. 120
TischdekorationenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 12
KerzenhalterAnz. 24
LED-KerzenAnz. 48
BallonsAnz. 100
Willkommensschild
SponsorspannbannerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Kasse
KartenterminalAnz. 2
PowerbanksAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
StehlampenAnz. 4
ScheinwerferAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Versteigerung

AuktionskartenAnz. 120
Auktionshammer
Auktions-TischschilderAnz. 20
PreisschilderAnz. 30

Papierwaren

AnmeldelistenAnz. 6
KugelschreiberAnz. 30
OrdnerAnz. 12
UmschlägeAnz. 150
SpendenkartenAnz. 150
BriefpapierAnz. 100
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 6
SeilAnz. 2
KlemmbretterAnz. 8

Sicherheit

Rutschfeste MattenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4
FeuerlöschdeckenAnz. 2

Transport

TransportkistenAnz. 20
SackkarrenAnz. 2

Tipps

Lege Budget und Spendenziel fest, bevor du Künstler, Catering oder Drucksachen beauftragst. Plane außerdem eine Reserve von etwa 10 bis 15 Prozent für zusätzliche Technik, Druck oder kurzfristige Änderungen ein.
Öffne das Anmeldeformular spätestens sechs Wochen vor der Gala. Frage dort direkt nach Ernährungswünschen und der gewünschten Zahlungsweise; eine separate Nachfassrunde kurz vor dem Termin kostet meist unnötig Zeit.
Sammle Auktionsartikel nicht erst in der letzten Woche. Fotografiere jeden Artikel, notiere Bedingungen und Wert und schließe den Auktionskatalog spätestens zehn Tage vor der Veranstaltung ab, damit er noch gedruckt werden kann.
Erstelle die Tischordnung erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne pro rundem Tisch mit der vorgesehenen Bestuhlung und halte einige Plätze für Sponsoren, Sprecher und besondere Gäste frei.
Plane den Einlass mindestens 60 Minuten vor Programmbeginn. Registrierungstisch, Namensschilder, Willkommensschild, Mikrofone, Lautsprecher und Funktechnik sollten vor dem Eintreffen der Gäste getestet und aufgebaut sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benefizgala organisieren?: Beginne mindestens vier bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort, Budget und Spendenzweck. Für Künstler, Sponsoren und Auktionsartikel brauchst du oft mehrere Wochen Vorlauf.
Wann verschickt man die Einladungen für eine Benefizgala?: Verschicke die Einladungen etwa acht Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Setze den Anmeldeschluss ungefähr zwei Wochen vor der Gala, damit Catering und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Benefizgala?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Bestelle zusätzlich Wasser für den gesamten Abend und berücksichtige alkoholfreie Varianten bei der Anmeldung.
Wann muss das Catering für eine Benefizgala gebucht werden?: Reserviere das Catering möglichst acht bis zwölf Wochen vor der Veranstaltung. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche solltest du spätestens sieben bis zehn Tage vorher übermitteln.

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