GPS-Tour organisieren: die vollständige Checkliste
Eine GPS-Tour steht und fällt mit einer getesteten Route, geladenen Geräten und klaren Startzeiten. Plane zuerst Start- und Endort, erkunde die Strecke vor Ort und prüfe sie auf Sicherheit. Danach folgen Checkpoints, Teamaufteilung, Routeninfos und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag – inklusive Punkten, die bei einer GPS-Tour oft erst kurz vor dem Start auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste aktualisieren
Startort reservieren
Endlocation reservieren
GPS-Route entwerfen
2 Personen
Route vor Ort erkunden
2 Personen
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
Alternative Route festlegen
GPS-Datei testen
2 Personen
Checkpoint-Aufgaben erstellen
2 Personen
Antworten und Wertungsbogen erstellen
Teams einteilen
2 Personen
Startzeiten pro Team festlegen
Routeninformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmer erinnern
Einkaufen gehen
2 Personen
GPS-Geräte aufladen
Materialien prüfen
2 Personen
Checkpoint-Materialien sortieren
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Start- und Zielfahne aufstellen
2 Personen
Checkpoint-Materialien auslegen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
GPS-Geräte ausgeben
2 Personen
Sicherheitsanweisung geben
Teams starten lassen
3 Personen
Checkpoint-Meldungen bearbeiten
2 Personen
Route und Teilnehmer verfolgen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Zielankömmlinge registrieren
2 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Punktelisten prüfen
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
GPS-Geräte einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien trocknen lassen
2 Personen
Geräte aufladen und überprüfen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Scoredaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappTischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 3
Ausstattung
- GPS-GeräteAnz. 12
- PowerbanksAnz. 12
- LadekabelAnz. 15
- FunkgeräteAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Sportmaterial
- KompassAnz. 12
- WarnwestenAnz. 12
- KegelAnz. 20
- MessbänderAnz. 4
- Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 15
- Checkpoint-KistenAnz. 12
- AufgabenkartenAnz. 60
- WertungsbögenAnz. 60
- StifteAnz. 60
- MarkierungsbänderAnz. 30
- RoutenpläneAnz. 60
- PreiseAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbesteckAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Erkunde die Route nicht nur am Bildschirm: Laufe oder fahre sie vollständig ab und lege mindestens eine alternative Strecke fest. Prüfe dabei schwierige Passagen, Empfang und sichere Ausweichmöglichkeiten.
- Teste jede GPS-Datei auf den tatsächlich verwendeten Geräten. Lade GPS-Geräte, Powerbanks und Funkgeräte spätestens am Vorabend vollständig und lege passende Ladekabel bereit.
- Plane Startzeiten pro Team statt eines gemeinsamen Massenstarts. Ein Abstand von 5 bis 10 Minuten reduziert Staus an Checkpoints und gibt den Helfern Zeit, Aufgaben zurückzusetzen.
- Packe Checkpoint-Kisten einzeln und beschrifte sie nach Station. Lege Aufgabenkarten, Wertungsbögen, Stifte, Markierungsbänder und wasserdichte Routenhüllen jeweils zusammen bereit.
- Drucke Ablaufplan, Kontaktliste, Routenpläne und Wertungsbögen zusätzlich auf Papier aus. Verschicke die Routeninformationen spätestens 2 bis 3 Tage vorher und erinnere die Teilnehmenden am Vortag an Startzeit, Kleidung und Wasser.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine GPS-Tour planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Start- und Endlocation, Einladungen und der Routenplanung. Die Route solltest du spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin vor Ort erkunden und testen.
- Wie viele GPS-Geräte braucht man für eine GPS-Tour?
- Plane mindestens ein GPS-Gerät pro Team und ein Ersatzgerät ein. Für jedes Gerät gehört außerdem eine geladene Powerbank mit passendem Ladekabel zur Ausrüstung.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
- Rechne für das Öffnen der Location, Tische und Stühle, Checkpoint-Materialien und Technik mit mindestens 90 Minuten. Sind mehrere Stationen zu bestücken, solltest du 2 Stunden Vorlauf einplanen.
- Wie viele Checkpoints braucht eine GPS-Tour?
- Für eine Tour von 2 bis 3 Stunden sind meist 5 bis 8 Checkpoints gut handhabbar. Plane pro Station eine konkrete Aufgabe, einen Wertungsbogen und eine klare Lösung beziehungsweise Bewertung ein.
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