GPS-tocht organiseren: checklist en planning
Een GPS-tocht staat of valt met een route die vooraf echt is getest. Regel eerst de start- en eindlocatie, werk daarna de route, checkpoints en teams uit. Test GPS-bestanden en apparaten niet pas op de ochtend zelf: onderweg kunnen bereik, batterij en routebeschrijving tegenvallen. Met een alternatieve route, duidelijke starttijden en een geprinte contactlijst houd je ook bij slecht weer of technische problemen de tocht beheersbaar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
GPS-route ontwerpen
2 personen
Route ter plaatse verkennen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
GPS-bestand testen
2 personen
Checkpointopdrachten maken
2 personen
Antwoorden en scoreblad maken
Teams indelen
2 personen
Starttijden per team maken
Route-informatie versturen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
GPS-apparaten opladen
Materialen controleren
2 personen
Checkpointmaterialen sorteren
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
Checkpointmaterialen uitzetten
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
GPS-apparaten uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
Teams laten starten
3 personen
Checkpointmeldingen verwerken
2 personen
Route en deelnemers volgen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Finishdeelnemers registreren
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Scorebladen controleren
2 personen
Winnaar bekendmaken
GPS-apparaten innemen
2 personen
Nazorg
Servies afwassen
3 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Locatie opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Apparatuur opladen en controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Scoregegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
Apparatuur
- GPS-apparatenaantal 12
- Powerbanksaantal 12
- Oplaadkabelsaantal 15
- Portofoonsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
Sportmateriaal
- Kompasaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Meetlintenaantal 4
- Waterdichte routehoezenaantal 15
- Checkpointbakkenaantal 12
- Opdrachtkaartenaantal 60
- Scorebladenaantal 60
- Pennetjesaantal 60
- Linten voor markeringaantal 30
- Routekaartenaantal 60
- Prijzenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de volledige route minimaal één keer ter plaatse en controleer onderweg veiligheid, bereik en lastige oversteekplaatsen. Leg tegelijk een alternatieve route vast voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
- Test elk GPS-bestand op het apparaat waarmee de teams gaan lopen en laad alle apparaten uiterlijk de avond ervoor op. Leg per team ook een powerbank, oplaadkabel en waterdichte routehoes klaar.
- Maak de starttijden per team met enkele minuten tussenruimte. Zo vertrekken teams niet tegelijk, blijven checkpoints overzichtelijk en kun je bijhouden wie nog onderweg is.
- Sorteer checkpointbakken, opdrachtkaarten, scorebladen en pennetjes per checkpoint in plaats van alles op één hoop mee te nemen. Print daarnaast één draaiboek en contactlijst voor de organisatie en bewaar een extra exemplaar op de eindlocatie.
- Controleer de weersverwachting uiterlijk 24 uur vooraf en stuur deelnemers daarna nog één herinnering met startlocatie, tijd, route-informatie en praktische afspraken. Zet water en een plan voor de eindlocatie klaar, zodat een vertraging niet meteen het programma onderbreekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een GPS-tocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met locaties, uitnodigingen en de route. Plan de terreinverkenning en veiligheidstest uiterlijk 2 weken voor de tocht, zodat er nog tijd is voor aanpassingen.
- Hoeveel GPS-apparaten heb je nodig voor een GPS-tocht?
- Reken op 1 GPS-apparaat per team en houd bij voorkeur 1 reserveapparaat achter de hand. Voor vijf teams leg je dus 6 opgeladen apparaten klaar, plus passende kabels of powerbanks.
- Hoeveel tijd moet je rekenen voor een GPS-tocht?
- Reserveer naast de looptijd ongeveer 30 minuten voor ontvangst en teamindeling en 15 minuten voor de startuitleg. Houd bij checkpoints rekening met 5 tot 10 minuten per opdracht, afhankelijk van de route.
- Wat stuur je deelnemers voor een GPS-tocht?
- Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de startlocatie, starttijd, route-informatie en praktische afspraken. Vermeld ook wat deelnemers zelf moeten meenemen en wie ze kunnen bellen bij vertraging of verdwalen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!