Checklist pour organiser une chasse au trésor GPS

Une chasse au trésor GPS réussie repose surtout sur un parcours testé, des consignes claires et un matériel vérifié à l’avance. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, de l’inscription des participants jusqu’à l’installation du départ et de l’arrivée. Tu y trouveras aussi les points souvent oubliés : l’itinéraire de secours, les batteries, les besoins alimentaires et les horaires échelonnés. Prévois suffisamment de temps pour tester le fichier GPS et repérer le terrain avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le lieu de départ
Réserver le lieu d’arrivée
Concevoir l’itinéraire GPS
2 personnes
Repérer l’itinéraire sur place
2 personnes
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
Tester le fichier GPS
2 personnes
Créer les tâches du checkpoint
2 personnes
Préparer les réponses et la feuille de score
Répartir les équipes
2 personnes
Établir les heures de départ par équipe
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Recharger les appareils GPS
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le matériel de checkpoint
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
Installer les matériaux du checkpoint
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Faire partir les équipes
3 personnes
Traiter les notifications de checkpoint
2 personnes
Suivre le parcours et les participants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
Annoncer le vainqueur
Récupérer les appareils GPS
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Laisser sécher le matériel
2 personnes
Charger et vérifier l’équipement
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les données de score

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3

Équipement

Appareils GPSqté 12
Batteries externesqté 12
Câbles de rechargeqté 15
Talkies-walkiesqté 6
Rallongesqté 3
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Matériel de sport

Boussoleqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Cônesqté 20
Mètres rubansqté 4
Chemises de parcours imperméablesqté 15
Bacs de checkpointqté 12
Cartes de missionqté 60
Feuilles de scoreqté 60
Piquetsqté 60
Rubans de balisageqté 30
Cartes d'itinéraireqté 60
Prixqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Teste chaque appareil GPS et le fichier d’itinéraire au moins 7 jours avant l’événement. Recharge aussi les batteries externes et vérifie les câbles de recharge.
Repère le parcours sur place 1 à 2 semaines avant la chasse. Note les passages difficiles, vérifie la sécurité et prépare un itinéraire alternatif complet.
Envoie les heures de départ par équipe au moins 3 jours à l’avance. Des départs espacés de 10 à 15 minutes évitent les groupes trop proches sur le parcours.
Prépare un bac distinct pour chaque checkpoint avec les cartes de mission, les feuilles de score, les cônes et le matériel de balisage. Fais le tri la veille pour ne rien chercher au dernier moment.
Imprime le déroulé, la liste des contacts et les consignes d’itinéraire avant l’accueil. Garde une version papier, car un téléphone déchargé ou une mauvaise couverture réseau peut bloquer l’organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor GPS ?: Prévois 3 à 4 semaines pour gérer les inscriptions, réserver les lieux, concevoir le parcours et commander ou rassembler le matériel. Commence les tests GPS et le repérage au plus tard 7 jours avant le départ.
Quand tester le parcours d’une chasse au trésor GPS ?: Teste le fichier GPS au moins une semaine avant l’événement, puis repère l’itinéraire sur place. Refais un contrôle rapide 24 à 48 heures avant, notamment si la météo annonce de fortes pluies ou du vent.
Combien de temps prévoir entre les départs des équipes ?: Un écart de 10 à 15 minutes convient généralement pour éviter que les équipes se suivent immédiatement. Prépare les horaires après avoir réparti les participants et vérifie que la durée du parcours reste compatible avec l’heure d’arrivée.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une chasse au trésor GPS ?: Prépare un itinéraire alternatif, des moyens de communication et des éléments visibles comme les gilets réfléchissants et les cônes. Vérifie le parcours sur place et communique les consignes de sécurité aux participants au moins 3 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.