Checklist para organizar una Ruta GPS sin improvisar
Una Ruta GPS necesita más preparación que elegir un recorrido y repartir dispositivos. Antes del día del evento debes cerrar las inscripciones, comprobar la ruta sobre el terreno y probar el archivo GPS en los equipos que usarán los grupos. También conviene dejar listos los checkpoints, los horarios de salida y una alternativa por si cambia el tiempo o algún tramo no es seguro. Esta checklist reúne las tareas y materiales para avanzar en el orden correcto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Diseñar la ruta GPS
2 personas
Explorar la ruta en el lugar
2 personas
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
Fijar una ruta alternativa
Probar el archivo GPS
2 personas
Crear las tareas de checkpoint
2 personas
Preparar respuestas y hoja de puntuación
Asignar equipos
2 personas
Crear horarios de salida por equipo
Enviar información de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Cargar dispositivos GPS
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar los materiales de checkpoint
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
Colocar los materiales del checkpoint
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir los dispositivos GPS
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
Gestionar avisos de checkpoint
2 personas
Seguir la ruta y a los participantes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Registrar a los participantes que llegan a meta
2 personas
Preparar el bufé de cena
3 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Comprobar las hojas de puntuación
2 personas
Anunciar al ganador
Recoger los dispositivos GPS
2 personas
Seguimiento
Lavar la vajilla
3 personas
Reunir los materiales
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Dejar secar los materiales
2 personas
Cargar y comprobar el equipo
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar los datos de puntuación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Dispositivos GPScant. 12
- Baterías externascant. 12
- Cables de cargacant. 15
- Walkie-talkiescant. 6
- Cables alargadorescant. 3
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
Material deportivo
- Brújulacant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
- Conoscant. 20
- Cintas métricascant. 4
- Fundas impermeables para rutascant. 15
- Cajas de checkpointcant. 12
- Cartas de tareascant. 60
- Hojas de puntuacióncant. 60
- Pasadorescant. 60
- Cintas para marcarcant. 30
- Mapas de rutacant. 60
- Premioscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes al menos 7 días antes y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Así puedes preparar la comida y asignar los equipos sin cambios de última hora.
- Explora la ruta completa con antelación y comprueba cada tramo por seguridad. Fija una ruta alternativa y guarda el archivo GPS probado en más de un dispositivo.
- Carga todos los dispositivos GPS y las baterías externas la víspera; prepara también cables de carga y comprueba que cada equipo tenga acceso a su material de ruta.
- Prepara los checkpoints por separado, con sus cajas, tarjetas de tareas, hojas de puntuación, conos y cintas para marcar. Clasificarlos por punto evita buscar materiales durante la actividad.
- Envía a cada participante la información de ruta y su horario de salida entre 24 y 48 horas antes. Imprime además el programa y la lista de contactos para tenerlos disponibles en la salida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Ruta GPS?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la ubicación de salida y la final, diseñar la ruta y gestionar las inscripciones. Deja la comprobación sobre el terreno y la prueba del archivo GPS para los 7 días previos.
- ¿Cuántos dispositivos GPS necesito para una Ruta GPS?
- Calcula al menos un dispositivo GPS por equipo y prepara uno adicional como respaldo. Lleva también una batería externa y el cable de carga correspondiente por cada dispositivo que vaya a utilizarse.
- ¿Cuándo debo enviar la información de la ruta a los participantes?
- Envíala entre 24 y 48 horas antes, cuando ya estén confirmados los equipos y los horarios de salida. Incluye el punto de encuentro, la hora asignada, las indicaciones de la ruta y un contacto para incidencias.
- ¿Qué hago si el tiempo cambia el día de la Ruta GPS?
- Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera. Si un tramo deja de ser seguro, activa la ruta alternativa que hayas fijado y comunica el cambio antes de la salida del primer equipo.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!