Gesundheitskongress organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Gesundheitskongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Programm, Referenten, Anmeldung, Technik und Catering müssen rechtzeitig ineinandergreifen. Plane die ersten festen Buchungen mehrere Monate vorher und schließe Teilnehmerdetails spätestens zwei Wochen vor dem Termin ab. Besonders häufig werden Präsentationen, Diätwünsche, Wegbeschreibungen und die Prüfung der Barrierefreiheit zu spät abgefragt. Die Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Kongressprogramm festlegen
2 Personen
Referenten bestätigen
Präsentationen anfordern
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
Namensschilder drucken
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Evaluierungsformulare drucken
Catering reservieren
Diätmahlzeiten mitteilen
Technik testen
2 Personen
Wegbeschreibung prüfen
Barrierefreiheit prüfen
Parkinformationen versenden
Referenteninformationen versenden
Einkaufen gehen
2 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saal öffnen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet und Geschirr bereitstellen
3 Personen
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Event
Referenten empfangen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
Redner ankündigen
Präsentationen betreuen
Mikrofone verwalten
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Tische abräumen
3 Personen
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
Geräte ausschalten
2 Personen
Präsentationen sichern
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Materialien einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerdankeschöns versenden
Danksagungen an Referenten versenden
Evaluierungsformulare bearbeiten
2 Personen
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BühnenelementeAnz. 3
- Rednertisch
- RegistrierungstischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 10
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Registrierung
- NamensschilderAnz. 120
- LanyardsAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- EvaluierungsformulareAnz. 120
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 4
- BesucherlisteAnz. 4
- BadgehalterAnz. 120
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- TischdeckeAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Namensschilder für SprecherAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und prüfe dabei nicht nur Saalgröße und Bestuhlung, sondern auch Barrierefreiheit, Parkmöglichkeiten und den Zugang für Technik und Catering. Kläre mindestens 3 Monate vorher, wann du den Saal öffnen kannst.
- Fordere Präsentationen der Referenten spätestens 7 Tage vor dem Kongress an. So kannst du Dateien auf dem Laptop testen, Bildformat und HDMI-Verbindung prüfen und fehlende Unterlagen noch nachfordern.
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin für die Detailplanung ab. Prüfe dann die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und gib Diätmahlzeiten gesammelt an das Catering weiter.
- Plane für die Registrierung pro 50 Teilnehmer mindestens einen Anmeldetisch und eine zuständige Person ein. Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach der letzten Teilnehmerlistenprüfung, damit Änderungen nicht mehrfach Arbeit verursachen.
- Teste die komplette Technik am Vortag oder mindestens 2 Stunden vor Einlass: Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Tonmischpult, HDMI- und Verlängerungskabel. Lege Präsentationsklicker und Powerbanks direkt am Rednertisch bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Gesundheitskongress organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher mit der Location, dem Programm und den Referenten. Catering, Technik und Einladungen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann muss die Anmeldung für einen Gesundheitskongress geschlossen werden?
- Für Teilnehmerzahlen, Namensschilder und Cateringdetails sind 10 bis 14 Tage Vorlauf sinnvoll. Frage Ernährungswünsche möglichst direkt bei der Anmeldung ab und prüfe die Liste eine Woche vor dem Kongress erneut.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Gesundheitskongress?
- Plane pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser für einen halben Kongresstag ein, zusätzlich Kaffee und Tee nach Pausenplan. Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, wenn keine weitere Versorgung vorgesehen ist.
- Wann sollte die Technik für einen Gesundheitskongress getestet werden?
- Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und wiederhole ihn mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe dabei jede Präsentation, die Mikrofone, den Ton, den Beamer, die Kabel und den Präsentationsklicker.
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