Checklist pour organiser un congrès sur la santé

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les horaires des interventions, des pauses et des repas afin que les participants puissent s’organiser dès leur inscription.
• Demandez les présentations aux intervenants au moins 7 jours avant le congrès. Vous pourrez ainsi tester chaque fichier sur l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur, au lieu de découvrir un problème au début d’une session.
• Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et transmettez la liste au traiteur au moins 3 jours avant l’événement. Vérifiez aussi que les repas spéciaux correspondent bien aux badges ou à la liste des participants.
• Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, la console de mixage, les câbles HDMI et les rallonges avant l’arrivée du public. Gardez des batteries externes et un cliqueur de présentation accessibles à la table de prise de parole.
• Préparez les badges nominatifs, les programmes et les formulaires d’évaluation avant l’ouverture de la salle. Installez les tables d’inscription, les chaises et les portants à vêtements, puis vérifiez l’accessibilité et la signalétique avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur la santé ?

Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, fixer le programme, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour récupérer les présentations, confirmer le traiteur, tester la technique et imprimer les documents.

Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?

Ouvrez le formulaire dès que le lieu, le programme principal et les modalités de participation sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Arrêtez ou vérifiez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser les badges et les repas.

Quand demander les besoins alimentaires des participants ?

Ajoutez la question au formulaire d’inscription dès son ouverture. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le congrès et transmettez la liste définitive au traiteur au moins 3 jours avant le repas.

Quand tester la technique avant un congrès ?

Effectuez un premier test 2 à 3 jours avant, avec les présentations reçues et tous les câbles nécessaires. Refaites un contrôle complet le matin même, au moins 60 minutes avant l’accueil, avec les microphones, le son, l’image et le cliqueur.

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