Checklist para organizar un congreso de salud sin olvidos

Organizar un congreso de salud exige coordinar contenidos, asistentes, ponentes y proveedores en un orden claro. Esta checklist reúne 73 tareas y 53 materiales para pasar de la reserva del lugar al montaje de la sala. Incluye los puntos que suelen llegar tarde: preferencias dietéticas, presentaciones, señalización, accesibilidad y pruebas técnicas. Úsala como guía de seguimiento y adapta los plazos al número de participantes y a la complejidad del programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar el programa del congreso
2 personas
Confirmar ponentes
Solicitar presentaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Imprimir formularios de evaluación
Reservar el catering
Comunicar las comidas especiales
Probar la técnica
2 personas
Comprobar las indicaciones de la ruta
Comprobar la accesibilidad
Enviar la información de aparcamiento
Enviar información de los ponentes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Preparar folletos del programa
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el bufé y la vajilla
3 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir café y té
3 personas
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
Anunciar a los ponentes
Gestionar las presentaciones
Gestionar micrófonos
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el punto de café
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Acompañar a los participantes a la sala
2 personas
Dirigir la presentación final
2 personas
Repartir formularios de evaluación
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Asegurar las presentaciones
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
Lavar la vajilla
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar agradecimientos a los participantes
Enviar agradecimientos a los ponentes
Procesar formularios de evaluación
2 personas
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas para congresocant. 12
Sillascant. 120
Piezas de escenariocant. 3
Mesa de oradores
Mesas de registrocant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 10
Cucharones de servircant. 10
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Registro

Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Folletos del programacant. 120
Formularios de evaluacióncant. 120
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 4
Lista de visitantescant. 4
Portabadgescant. 120

Decoración

Banner del congresocant. 2
Mantelcant. 14
Arreglos floralescant. 6
Carteles con nombres de los ponentescant. 12
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones y pide las presentaciones a los ponentes con al menos 7 días de margen. Así puedes revisar vídeos, formatos y conexiones antes del congreso.
Recoge las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y envía el número final al catering entre 3 y 5 días antes. No esperes a que los asistentes lo comuniquen el mismo día.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: proyector, pantalla, portátil, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores y regletas.
Prepara con antelación las etiquetas con nombres, los folletos del programa y los formularios de evaluación. Lleva también baterías externas y un clic de presentación de repuesto para evitar interrupciones.
Envía la información de aparcamiento, la ruta y la accesibilidad antes de la última semana. El día anterior, enfría las bebidas, comprueba las compras y deja listos café, té, agua y el material de registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso de salud?: Empieza a reservar el lugar y a fijar el programa entre 8 y 12 semanas antes. La confirmación de ponentes y la apertura de inscripciones deberían quedar cerradas al menos 6 semanas antes.
¿Cuándo hay que abrir las inscripciones de un congreso?: Ábrelas cuando el lugar, el programa inicial y los ponentes principales estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el recuento definitivo de asistentes entre 3 y 5 días antes para ajustar el catering y las comidas especiales.
¿Cuándo se debe hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes del congreso, y repite una comprobación breve al abrir la sala. Prueba cada micrófono, el proyector, la presentación, los altavoces y todos los cables que se vayan a utilizar.
¿Qué materiales hacen falta para un congreso de salud?: Calcula una silla y una etiqueta por participante, además de mesas de registro, mesas de congreso, mesa de oradores y piezas de escenario según la sala. Para las pausas y comidas, cuenta tazas, vasos, vajilla, cubiertos, termos, máquinas de café y neveras portátiles según el número final de asistentes.

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