LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerd gezondheidscongres

Een gezondheidscongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Je stemt sprekers, presentaties, deelnemersregistratie, catering en techniek op elkaar af. Begin met de locatie en het congresprogramma en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en materialen. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, toegankelijkheid, route-informatie en de audiovisuele opstelling. Zo voorkom je dat een ontbrekende kabel, onvolledige deelnemerslijst of te late dieetmaaltijd de congresdag verstoort.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Congresprogramma vastleggen

    2 personen

  • Sprekers bevestigen

  • Presentaties opvragen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldformulier openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst controleren

    2 personen

  • Naamkaartjes printen

    2 personen

  • Programmafolders printen

    2 personen

  • Evaluatieformulieren printen

  • Catering reserveren

  • Dieetmaaltijden doorgeven

  • Techniek testen

    2 personen

  • Routebeschrijving controleren

  • Toegankelijkheid controleren

  • Parkeerinformatie versturen

  • Sprekersinformatie versturen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Boodschappen controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen naar locatie brengen

    3 personen

  • Zaal openen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen klaarzetten

    3 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes klaarleggen

    2 personen

  • Programmafolders klaarleggen

    2 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Podium en spreektafel plaatsen

    3 personen

  • Projector en scherm opstellen

    2 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Presentaties klaarzetten

  • Geluidsniveau controleren

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Buffet en servies klaarzetten

    3 personen

  • Dieetmaaltijden markeren

    2 personen

Event

  • Sprekers ontvangen

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    3 personen

  • Openingspresentatie begeleiden

    2 personen

  • Sprekers aankondigen

  • Presentaties bedienen

  • Microfoons beheren

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffiepunt bijvullen

    2 personen

  • Pauzehapjes serveren

    3 personen

  • Vragenronde begeleiden

    2 personen

  • Dinerbuffet opbouwen

    4 personen

  • Dinerbuffet serveren

    4 personen

  • Buffet aanvullen

    3 personen

  • Tafels afruimen

    3 personen

  • Deelnemers naar zaal begeleiden

    2 personen

  • Afsluitende presentatie begeleiden

    2 personen

  • Evaluatieformulieren uitdelen

    2 personen

  • Deelnemers uitchecken

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Presentaties veiligstellen

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Materialen inpakken

    3 personen

  • Locatie afsluiten

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Deelnemersbedankingen versturen

  • Sprekersbedankingen versturen

  • Evaluatieformulieren verwerken

    2 personen

  • Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Congrestafelsaantal 12
  • Stoelenaantal 120
  • Podiumdelenaantal 3
  • Spreektafel
  • Registratietafelsaantal 2
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptopaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaard
  • Geluidsmixer
  • Luidsprekersaantal 2
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • Verlengsnoerenaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Presentatieklikkeraantal 2
  • Powerbanksaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 120
  • Waterglazenaantal 120
  • Wijnglazenaantal 120
  • Dinerbordenaantal 120
  • Dessertbordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Serveerschalenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 10
  • Serveerlepelsaantal 10
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3

Registratie

  • Naamkaartjesaantal 120
  • Lanyardsaantal 120
  • Programmafoldersaantal 120
  • Evaluatieformulierenaantal 120
  • Pennenaantal 40
  • Klembordenaantal 4
  • Bezoekerslijstaantal 4
  • Badgehoudersaantal 120

Decoratie

  • Congresbanneraantal 2
  • Tafelkleedaantal 14
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Naambordjes sprekersaantal 12
  • Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

  • Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Stofzuiger
  • Dweilmopaantal 2
  • Emmersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het programma uiterlijk 8 weken vooraf vast en bevestig sprekers daarna schriftelijk. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het congres op, zodat je bestanden en video’s vooraf kunt testen.
  • Open de aanmelding zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan. Controleer de deelnemerslijst 3 dagen vooraf en gebruik die controle ook om dieetwensen en naamkaartjes definitief te maken.
  • Geef dieetmaaltijden minimaal 5 werkdagen voor het congres door aan de cateraar. Tel daarna de opgegeven aantallen na voordat je de catering definitief bevestigt.
  • Plan de techniekstest uiterlijk 1 dag vooraf op de congreslocatie. Test niet alleen de beamer en microfoons, maar ook HDMI-kabels, verlengsnoeren, stekkerdozen, presentatieklikker en geluidsniveau.
  • Maak één verzendmoment voor routebeschrijving, parkeerinformatie, toegankelijkheid en sprekersinformatie. Verstuur dit uiterlijk 5 dagen vooraf; deelnemers zoeken deze praktische gegevens vaak pas onderweg terug.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidscongres organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open de aanmelding zodra deze basis staat en reserveer catering en techniek uiterlijk 4 tot 6 weken voor de congresdatum.
Wanneer moet ik de catering voor een gezondheidscongres regelen?
Reserveer de catering ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Geef definitieve aantallen en dieetmaaltijden uiterlijk 5 werkdagen voor het congres door, nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd.
Wanneer test ik de techniek voor een congres?
Plan een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en voer op de congresdag zelf nog een korte controle uit vóór de ontvangst. Reken minimaal 60 minuten voor beamer, projectiescherm, laptop, microfoons, luidsprekers en aansluitingen.
Wanneer verstuur ik de praktische informatie naar deelnemers?
Stuur routebeschrijving, parkeerinformatie en informatie over toegankelijkheid uiterlijk 5 dagen vooraf. Zo hebben deelnemers nog tijd om hun reis te plannen en kunnen zij vragen vóór de congresdag stellen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!