Geschenkaktion: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für eine Geschenkaktion brauchst du mehr als Geschenke: Sammelstellen, Sortier- und Verpackungsplätze müssen funktionieren, auch wenn viele Spenden gleichzeitig eintreffen. Plane Tische, Klappkisten und deutlich beschriftete Geschenketiketten für die Abläufe ein. Für die Helfer gehören Namensaufkleber, Wegweiser und ein ausgedruckter Einsatzplan zur Grundausstattung. Getränke und Geschirr solltest du separat kalkulieren, damit die Freiwilligen während mehrerer Stunden versorgt sind.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
Handscanner

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
GeschenketikettenAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60

Organisation

SammelbehälterAnz. 8
GeschenkpapierrollenAnz. 20
GeschenktaschenAnz. 150
ScherenAnz. 12
KlebebandhalterAnz. 8
MessbänderAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
Kassentresor

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Schokomilch - 6 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Kaffeesahne - 4 Becher
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Teelöffel - 100 Stück
- Brötchen - 120 Stück
- Miniwraps - 80 Stück
- Junger Käse - 3 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 6 Becher
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 3 Kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Kekse - 10 Packungen
- Brownies - 6 Kartons
- Mandarinen - 8 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Trauben - 5 kilo
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
- Toilettenpapier - 2 Packungen

Tipps

Plane pro Verpackungsstation mindestens einen Tisch und zwei Stühle ein. Bei mehreren Stationen brauchst du zusätzlich genügend Platz für Klappkisten mit vorsortierten Geschenken.
Bereite Geschenketiketten und Namensaufkleber vor dem Öffnen der Sammelstellen vor. Rechne mit mindestens einem Etikett pro Geschenk und einigen Ersatzetiketten für unleserliche oder beschädigte Beschriftungen.
Lege für jede Sammelstelle einen Sammelbehälter und klare Wegweiser bereit. Bei mehreren Eingängen sollte an jedem Zugang ein Willkommensschild hängen, damit Spender nicht erst nachfragen müssen.
Prüfe Verlängerungskabel, LED-Lampen und den Drucker spätestens am Vortag. So kannst du fehlende Kabel oder eine schlecht beleuchtete Sortierfläche noch rechtzeitig ersetzen.
Kalkuliere für Helfer im ersten Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie ausreichend Tassen und Gläser bereit. Kühlboxen helfen, Getränke getrennt vom Sortierbereich aufzubewahren.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Geschenkaktion?: Du brauchst Geschenke, Geschenketiketten, Verpackungsmaterial, Sammelbehälter, Klappkisten sowie Tische und Stühle für Annahme, Sortierung und Verpackung. Ergänze Wegweiser, Namensaufkleber, einen Drucker und Beleuchtung für die Helferorganisation.
Wie viele Tische brauche ich für eine Geschenkaktion?: Plane mindestens einen Tisch für jede Sammelstelle, einen Sortiertisch und einen Tisch pro Verpackungsstation ein. Bei zwei Sammelstellen und zwei Verpackungsstationen sind das mindestens sechs Tische, sofern kein Tisch doppelt genutzt wird.
Wie viel Verpackungsmaterial brauche ich für eine Geschenkaktion?: Rechne mit Verpackungsmaterial für jedes erwartete Geschenk und lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve zurück. Geschenketiketten solltest du ebenfalls in der erwarteten Geschenkanzahl plus mindestens 10 Prozent Ersatz vorbereiten.
Wann sollte ich die Ausstattung für die Geschenkaktion einkaufen?: Prüfe die Einkaufsliste spätestens 7 Tage vorher und erledige den Einkauf mindestens 3 Tage vor der Aktion. Drucker, Kabel, Beleuchtung und Handscanner solltest du am Vortag testen.

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