Qué necesitas comprar para una campaña de regalos

Una campaña de regalos necesita más que los propios regalos. Tendrás que preparar materiales para clasificarlos, revisarlos, embalarlos y entregarlos sin confusiones. Esta lista reúne el equipamiento para las mesas y los puntos de recogida, además de la señalización, los medios de registro y las bebidas para voluntarios y visitantes. Calcula las cantidades según el número de personas y añade margen para los artículos que se consumen o se estropean durante el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 40
Percheroscant. 2
Cajas plegablescant. 12
Postes de delimitacióncant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 3
Escáner portátil

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 3

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Pegatinas de regalocant. 300
Pegatinas con nombrecant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Bandejas de serviciocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 50
Vasoscant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60

Organización

Contenedores de recogidacant. 8
Rollos de papel de regalocant. 20
Bolsas de regalocant. 150
Tijerascant. 12
Portacinta adhesivacant. 8
Cintas métricascant. 4
Rotuladores permanentescant. 20
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 150
Caja para dinero en efectivo

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 6 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Chocolate caliente - 6 litros
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Crema para café - 4 cubos
- Agitadores - 200 unidades
- Cucharaditas - 100 unidades
- Bocadillos - 120 unidades
- Mini wraps - 80 unidades
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Hummus - 8 cuencos
- Queso crema - 6 tarrinas
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 3 kilos
- Lechuga - 6 piezas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 6 docenas
- Mandarinas - 8 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Uvas - 5 kilos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Papel higiénico - 2 paquetes

Consejos

Prepara una estación de embalaje por cada 3 o 4 voluntarios que trabajen a la vez. Así evitarás colas cuando lleguen varios regalos al mismo tiempo.
Calcula al menos una mesa para clasificar y otra para embalar por cada 25 a 30 regalos previstos. Reserva una mesa adicional para los artículos que necesiten revisión.
Lleva un 10% más de pegatinas de regalo, pegatinas con nombre y material de señalización que el cálculo inicial. Son artículos fáciles de gastar o perder durante el montaje.
Para las bebidas, calcula entre 2 y 3 consumiciones por persona durante las primeras 2 horas. Las máquinas de café, teteras y termos deben estar listas antes de abrir el espacio.
Comprueba los alargadores, regletas, portátil, impresora y escáner portátil como mínimo 24 horas antes. Incluye lámparas LED si alguna mesa o punto de recogida queda mal iluminado.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas mesas necesito para una campaña de regalos?: Calcula una mesa de clasificación y una de embalaje por cada 25 a 30 regalos previstos. Añade una mesa extra para regalos pendientes de revisión o para incidencias.
¿Cuánto material de embalaje debo comprar?: Compra material para el número total de regalos y añade un margen del 10% al 15%. Ese margen cubre envoltorios dañados, etiquetas mal colocadas y regalos de tamaño inesperado.
¿Cuándo debo preparar la lista de compras?: Cierra la lista al menos 7 días antes de la campaña y haz la compra principal entre 3 y 5 días antes. Deja 24 horas para comprobar lo que falta y recoger las donaciones.
¿Cuántos voluntarios necesito para entregar los regalos?: Organiza al menos 1 voluntario por cada 15 a 20 personas que esperes atender por hora. Añade 2 personas de reserva para cubrir descansos, clasificación y problemas en los puntos de recogida.

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