Geocachingevent organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Geocachingevent braucht mehr Vorbereitung als nur eine gute Route. Du musst Gelände und Genehmigung klären, Cache-Standorte prüfen, Teams einteilen und Material wetterfest bereitstellen. Besonders leicht vergessen werden Ladegeräte, gedruckte Aufgaben, Sicherheitsanweisungen und ein Plan für die Registrierung vor Ort. Diese Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Aufbau am Eventtag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Eventdatum und Gelände festlegen
2 Personen
Genehmigung für das Gelände organisieren
Eventseite veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldeliste und Teams erstellen
2 Personen
Route und Wegpunkte überprüfen
2 Personen
Cache-Standorte überprüfen
2 Personen
Temporäre Caches vorbereiten
2 Personen
Protokolle und Aufgaben ausdrucken
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
Ort und Material reservieren
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien auf die Teams verteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände und Parkroute erkunden
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Catering- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Caches vor Ort platzieren
3 Personen
Wegweiser und Pfeile aufstellen
2 Personen
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Starterpaket austeilen
3 Personen
Sicherheitsbriefing geben
Teams starten lassen
3 Personen
Routeposten besetzen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Ankommende Teams registrieren
2 Personen
Buffet und Abendessen servieren
4 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Trackables und Funde abhandeln
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Caches und Routenschilder entfernen
3 Personen
Gelände sauber und leer übergeben
4 Personen
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
KannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
GPS-GeräteAnz. 10
PowerbanksAnz. 10
LadekabelAnz. 10
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

StirnlampenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 6

Outdoor

Cache-BehälterAnz. 15
Wasserdichte TaschenAnz. 20
KompassAnz. 10
MessbänderAnz. 6
WarnwestenAnz. 8
AbsperrkegelAnz. 12

Papierwaren

RoutenpläneAnz. 60
AufgabenkartenAnz. 60
WertungsbögenAnz. 60
Cache-LogbücherAnz. 15
BleistifteAnz. 70
KlemmbretterAnz. 12
NamensschilderAnz. 70
StifteAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 50

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
TaschenlampenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Gelände und Genehmigung frühzeitig, bevor du die Eventseite veröffentlichst. Prüfe außerdem Parkroute, Zugänge und mögliche Sperrstellen bei einer Begehung vor Ort.
Bereite pro Team einen vollständigen Satz vor: GPS-Gerät, Powerbank, Ladekabel, Routenplan, Aufgabenkarten, Wertungsbogen, Bleistift und Klemmbrett. So fehlt beim Start nichts.
Prüfe Route und Cache-Standorte nicht nur auf der Karte. Laufe die Strecke ab, kontrolliere temporäre Caches und verpacke Papiermaterial in wasserdichten Taschen.
Lege die Anmeldeliste spätestens vor dem Eventtag in Teams an und erfasse Ernährungswünsche gesammelt. Für die Registrierung helfen Namensschilder und ein eigener Tisch mit den vorbereiteten Unterlagen.
Kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag und plane den Aufbau entsprechend. Stelle Partyzelte, Tische, Stühle, Abfallbehälter sowie Getränke- und Cateringstand vor Beginn der Anmeldung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geocachingevent organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Genehmigung. Die Eventseite und Einladungen können danach online gehen, während Route, Teams und Material in den folgenden Wochen konkretisiert werden.
Wie viele GPS-Geräte braucht man für ein Geocachingevent?: Plane mindestens ein GPS-Gerät pro Team und halte zusätzlich Ersatzgeräte oder Powerbanks bereit. Die genaue Anzahl richtet sich daher nach deiner Teamzahl, nicht nach der Gesamtzahl der Teilnehmenden.
Was muss ich für ein Geocachingevent ausdrucken?: Drucke für jedes Team einen Routenplan, die Aufgabenkarten und einen Wertungsbogen aus. Ergänze Cache-Logbücher, Bleistifte und Sicherheitsanweisungen; packe alles wasserdicht und möglichst einen Satz als Reserve ein.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?: Kühle die Getränke am Vortag oder spätestens mehrere Stunden vor dem Start und bereite Snacks so vor, dass sie bei der Anmeldung ausgegeben werden können. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche, bevor du einkaufst.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.