Gamekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gamekonzert verbindet Live-Musik, Videospiele und anspruchsvolle Bühnentechnik. Damit am Veranstaltungstag weder der Sound noch die Bildregie ins Stocken gerät, brauchst du früh feste Zuständigkeiten und einen klaren Ablauf. Kläre zuerst Ort, Kapazität, Programm und Spielzeiten, bevor du Künstler, Technik und Catering verbindlich buchst. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Vorbereitungsschritte bis zur Einlasskontrolle und Besucherlenkung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Programm und Spielzeiten festlegen
3 Personen
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Versicherungen und Verträge prüfen
Publikumskapazität festlegen
2 Personen
Ticketpreis und Verkaufskanal festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Catering reservieren
Ausrüstung reservieren
2 Personen
Sicherheitsdienst und Verkehrslotsen buchen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Besucherlenkung ausarbeiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Tickets und Gästeliste überprüfen
2 Personen
Musikdateien sammeln
2 Personen
Bildmaterial sammeln
2 Personen
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Vorräte und Einkäufe prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Equipment abholen
3 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Musikanlage anschließen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Projektoren und Bildschirme aufstellen
3 Personen
Spielkonsolen anschließen
3 Personen
Lichtanlage aufhängen
3 Personen
Kabel sicher verlegen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Bildpräsentationen testen
3 Personen
Lichtszenen testen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Crew-Briefing abhalten
6 Personen
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
Ersten Konzertblock begleiten
4 Personen
Pausencatering servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zweiten Konzertblock begleiten
4 Personen
Spielbilder steuern
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
Abendcatering servieren
4 Personen
Dritten Konzertblock begleiten
4 Personen
Finale ankündigen
2 Personen
Abschlussnummer begleiten
4 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Geräte ausschalten
3 Personen
Catering sicher verstauen
2 Personen
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
Bühne und Technik abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
PublikumssitzeAnz. 180
StehtischeAnz. 12
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 16
GarderobenständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 240
KaffeetassenAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
TellerAnz. 220
GabelnAnz. 220
MesserAnz. 220
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12

Ausstattung

Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
Laptop für die BildregieAnz. 2
SpielkonsolenAnz. 4
GamecontrollerAnz. 12
HDMI-SplitterAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 12
USB-SticksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20
Gaffer TapeAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
LaptoptischeAnz. 4
ProjektorenAnz. 3
ProjektionsleinwändeAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 16
BatterielampenAnz. 12

Dekoration

SpielposterAnz. 20
PixeldekorationAnz. 30
AnkündigungsschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
BuffetwärmerAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
WasserkannenAnz. 12
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
Einkäufe

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
AbfalltrennbehälterAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Registrierung

TicketkontrollgeräteAnz. 3
NamensschilderAnz. 220
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
GeldkassetteAnz. 2

Tipps

Plane die technische Abnahme spätestens am Vortag ein. Teste dabei Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Funkmikrofone, DI-Boxen und die Bildregie gemeinsam statt nur einzeln.
Rechne pro Spielstation mit einer passenden Konsole, mindestens einem Controller und den benötigten HDMI-Verbindungen. Reserviere HDMI-Splitter, HDMI-Kabel, USB-Sticks und Verlängerungskabel mit Reserve, da fehlende Kleinteile häufig erst beim Aufbau auffallen.
Lege die Publikumskapazität fest, bevor du Tickets verkaufst oder Sitzplätze bestellst. Zeichne Sitzplätze, Stehtische, Barhocker, Absperrpfosten und Wege im Geländeplan ein und prüfe, ob Einlass, Garderobe und Fluchtwege frei bleiben.
Sammle Künstler- und Technikdaten mindestens vier Wochen vor dem Konzert. Dazu gehören Bühnenbedarf, Musikdateien, Präsentationstexte und Bildmaterial; drucke das Drehbuch und die Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag.
Bearbeite Ernährungswünsche und Gästeliste fortlaufend bis zum Anmeldeschluss. Bestelle Geschirr passend zur Gästezahl und plane wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeetassen, Besteck, Servierschalen und Servierzangen mit einem kleinen Puffer ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Gamekonzert organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort, Programm und Künstlern. Genehmigungen, Versicherungen, Verträge und technische Anforderungen sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin geprüft sein.
Welche Technik braucht ein Gamekonzert?: Für den Grundaufbau brauchst du unter anderem Mischpult, aktive Lautsprecher, Subwoofer, Bühnenmonitore, Mikrofone, Mikrofonständer und DI-Boxen. Für die Spiele- und Bildregie kommen Spielkonsolen, Controller, Laptop, HDMI-Splitter, HDMI-Kabel und USB-Sticks hinzu; plane den Funktionstest spätestens am Vortag.
Wie viele Sitzplätze brauche ich für ein Gamekonzert?: Die Anzahl richtet sich nach der festgelegten Publikumskapazität und dem Raumplan. Lege zuerst die maximale Besucherzahl fest und zeichne danach Sitzplätze, Stehbereiche, Wege und Absperrungen ein, damit Einlass und Fluchtwege nicht blockiert werden.
Wann soll ich Tickets und Gästeliste prüfen?: Prüfe den aktuellen Stand eine Woche vor dem Konzert und erneut am Veranstaltungstag. Halte dabei verkaufte Tickets, Einladungen, Namensschilder und besondere Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste fest.

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