Gameconcert organiseren: checklist en planning
Een gameconcert combineert live muziek, gamebeelden en techniek die tegelijk moet werken. Leg daarom eerst datum, locatie, programma en publiekscapaciteit vast; bevestig daarna artiesten, technici, contracten en meldingen. Plan voldoende tijd voor beeldregie, geluid en het testen van consoles, controllers en kabels. Met deze checklist houd je ook tickets, dieetwensen, routing, catering en de afbouw bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma en speeltijden bepalen
3 personen
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Verzekeringen en contracten controleren
Publiekscapaciteit vaststellen
2 personen
Ticketprijs en verkoopkanaal bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Catering reserveren
Apparatuur reserveren
2 personen
Beveiliging en verkeersregelaars reserveren
Plattegrond van locatie maken
2 personen
Publieksrouting uitwerken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Tickets en gastenlijst controleren
2 personen
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
Beeldcontent verzamelen
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering afdrukken
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur ophalen
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Projectoren en schermen plaatsen
3 personen
Gameconsoles aansluiten
3 personen
Lichtinstallatie ophangen
3 personen
Kabels veilig afwerken
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Beeldpresentaties testen
3 personen
Lichtscènes testen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Crewbriefing houden
6 personen
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Eerste concertblok begeleiden
4 personen
Pauzecatering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertblok begeleiden
4 personen
Gamebeelden bedienen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Derde concertblok begeleiden
4 personen
Slotnummer aankondigen
2 personen
Slotnummer begeleiden
4 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Catering veilig opbergen
2 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Podium en techniek afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie opleveren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto- en videomateriaal archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 12
- Publieksstoelenaantal 180
- Statafelsaantal 12
- Klaptafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 16
- Garderoberekkenaantal 3
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 240
- Koffiekopjesaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Bordenaantal 220
- Vorkenaantal 220
- Messenaantal 220
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Apparatuur
- Muziekmengtafel
- Actieve speakersaantal 4
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 5
- DI-boxenaantal 4
- Laptop voor beeldregieaantal 2
- Gameconsolesaantal 4
- Gamecontrollersaantal 12
- HDMI-splittersaantal 4
- HDMI-kabelsaantal 12
- USB-sticksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 16
- Stekkerdozenaantal 12
- Kabelgotenaantal 20
- Gaffer tapeaantal 12
- Kabelbindersaantal 200
- Laptoptafelsaantal 4
- Projectorenaantal 3
- Projectieschermenaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 12
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 16
- Batterijlampenaantal 12
Decoratie
- Gamepostersaantal 20
- Pixeldecoratieaantal 30
- Aankondigingsbordenaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Buffetwarmhoudersaantal 4
- Serveerschalenaantal 16
- Waterkannenaantal 12
- Flessenopenersaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Boodschappen
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 24
- Toiletborstelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Brandblussersaantal 4
- Werkhandschoenenaantal 12
Registratie
- Ticketcontroleapparatenaantal 3
- Naamkaartjesaantal 220
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Geldkistaantal 2
Tips
- Plan de technische opbouw ruim vóór de deuren open gaan. Test per console de HDMI-splitters, HDMI-kabels, beeldcontent en de laptop voor beeldregie; controleer daarnaast microfoons, DI-boxen, speakers, subwoofers en podiummonitoren.
- Maak het draaiboek op minutenbasis voor inloop, soundcheck, presentaties, optredens en pauzes. Zet een printversie klaar en wijs één persoon aan die tijdens het concert wijzigingen doorgeeft.
- Verzamel uiterlijk twee weken voor het concert de technische wensen en artiesteninformatie. Vraag dan ook welke muziekbestanden, presentatieteksten en beeldbestanden definitief zijn, zodat je niet op de dag zelf ontbrekende bestanden zoekt.
- Controleer de publieksrouting vóór je stoelen, statafels, garderoberekken en afzetpalen plaatst. Houd toegangen en vluchtroutes vrij en stem capaciteit, beveiliging en eventuele verkeersregelaars af voordat de uitnodigingen uitgaan.
- Regel catering op basis van de aanmeldingen en sluit de inventariscontrole minstens één dag vooraf af. Tel drinkglazen, kopjes, servies en serveermateriaal na; dieetwensen die pas tijdens de ontvangst binnenkomen zijn moeilijk nog goed op te lossen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gameconcert organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Reserveer artiesten, technici, apparatuur, catering en beveiliging daarna zo snel mogelijk; technische wensen en dieetwensen verzamel je uiterlijk 2 weken voor het concert.
- Wanneer moet de techniek van een gameconcert getest worden?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de show voor opbouw en soundcheck, en reserveer extra tijd voor beeldregie. Test alle consoles, controllers, HDMI-verbindingen, muziekbestanden en microfoons vóór de publieksdeuren opengaan.
- Hoeveel drank moet ik voor een gameconcert regelen?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en catering. Baseer de bestelling op het aantal bevestigde aanmeldingen en houd rekening met medewerkers en artiesten.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een gameconcert?
- Verstuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en plaats promotie direct nadat datum, locatie, programma en ticketinformatie vaststaan. Controleer de gastenlijst en tickets opnieuw 1 week vóór het concert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!