Checklist para organizar un concierto de videojuegos

Un concierto de videojuegos combina música en directo, proyección visual y una operación técnica más exigente que la de un concierto convencional. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la elección de la fecha y el recinto hasta las pruebas de sonido, las entradas y la atención al público. Reserva con tiempo a los artistas, técnicos, equipos y servicios de seguridad. El día del evento, utiliza un plano, un horario de trabajo y una lista de comprobaciones para evitar decisiones improvisadas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Determinar el programa y los horarios de juego
3 personas
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Comprobar seguros y contratos
Establecer la capacidad del público
2 personas
Definir el precio de la entrada y el canal de venta
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar el catering
Reservar equipo
2 personas
Reservar seguridad y controladores de tráfico
Crear el plano del recinto
2 personas
Definir la circulación del público
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar entradas y lista de invitados
2 personas
Reunir archivos de música
2 personas
Recopilar contenido visual
2 personas
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Imprimir la señalización
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar proyectores y pantallas
3 personas
Conectar las consolas de videojuegos
3 personas
Colgar la instalación de luces
3 personas
Asegurar correctamente los cables
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Probar las presentaciones de imágenes
3 personas
Probar escenas de luz
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Realizar briefing al personal
6 personas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Acompañar el primer bloque del concierto
4 personas
Servir el catering del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
4 personas
Operar las imágenes del juego
2 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Servir el catering de la noche
4 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
4 personas
Anunciar el número final
2 personas
Coordinar el número de salida
4 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Asientos para el públicocant. 180
Mesas altascant. 12
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 16
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 240
Tazas de cafécant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Platoscant. 220
Tenedorescant. 220
Cuchilloscant. 220
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Equipo

Mesa de mezclas de música
Altavoces activoscant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 4
Portátil para la dirección de vídeocant. 2
Consolas de videojuegoscant. 4
Mandos de juegocant. 12
Divisores HDMIcant. 4
Cables HDMIcant. 12
Memorias USBcant. 6
Cables alargadorescant. 16
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20
Cinta gaffercant. 12
Bridascant. 200
Mesas para portátilescant. 4
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 16
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Pósters del juegocant. 20
Decoración pixeladacant. 30
Carteles informativoscant. 10
Carteles direccionalescant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Calentadores de buffetcant. 4
Bandejas de servircant. 16
Jarras de aguacant. 12
Abrebotellascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Compras

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Extintorescant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Registro

Dispositivos de control de entradascant. 3
Tarjetas de nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Caja registradoracant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y el aforo antes de anunciar el concierto. Necesitas esos datos para definir el precio de la entrada, el canal de venta y el número de invitaciones.
Confirma las necesidades técnicas de cada artista por escrito. Comprueba con antelación la mesa de mezclas, los altavoces, los monitores, los micrófonos, las cajas DI y todos los cables necesarios.
Haz una prueba completa de vídeo y videojuegos, no solo de sonido. Conecta las consolas, los mandos, los divisores HDMI, el portátil de dirección y las memorias USB antes de abrir las puertas.
Prepara la circulación del público con el plano del recinto. Coloca asientos, mesas, percheros y postes separadores sin bloquear accesos, salidas ni las zonas de carga y descarga.
Cierra el catering después de recoger las preferencias dietéticas y calcula la vajilla reutilizable para el aforo confirmado. Deja listas las acreditaciones, la señalización, la lista de invitados y el plan de trabajo impreso antes del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de videojuegos?: Empieza a planificarlo al menos 8 semanas antes. Los artistas, técnicos, permisos, seguros, equipos y catering suelen requerir confirmaciones separadas, y las pruebas de vídeo necesitan tiempo adicional.
¿Qué hay que comprobar antes de abrir las puertas?: Haz una comprobación final entre 60 y 90 minutos antes: sonido, monitores, micrófonos, imagen, consolas, mandos, entradas, acreditaciones, señalización y circulación del público. También confirma que artistas y técnicos estén en el recinto.
¿Cuántos técnicos hacen falta para un concierto de videojuegos?: Como mínimo, asigna una persona responsable del sonido y otra de la dirección de vídeo si el concierto combina música, consolas y contenido visual. Añade personal según el número de artistas, pantallas y cambios del programa.
¿Cuándo hay que cerrar el programa y los horarios de juego?: Déjalos cerrados al menos 2 semanas antes del evento. Así puedes preparar los textos de presentación, reunir los archivos de música y vídeo, publicar horarios fiables y entregar instrucciones claras a artistas y técnicos.

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