Organiser un concert de jeu sans rien oublier

Un concert de jeu combine une programmation musicale, des consoles de jeux et une régie technique qui doit fonctionner à l’heure prévue. Pour avancer dans le bon ordre, commence par bloquer la date et le lieu, puis confirme les artistes, les techniciens et les autorisations. Les dernières semaines servent surtout à régler la billetterie, le plan de salle, le catering et les fichiers à diffuser. Le jour J, garde un déroulé imprimé et une liste claire des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le programme et les horaires
3 personnes
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Vérifier les assurances et les contrats
Déterminer la capacité d’accueil du public
2 personnes
Déterminer le prix du billet et le canal de vente
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le catering
Réserver l’équipement
2 personnes
Réserver la sécurité et les agents de circulation
Créer le plan du lieu
2 personnes
Élaborer l'orientation du public
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les billets et la liste des invités
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Rassembler le contenu visuel
2 personnes
Préparer les textes de présentation
2 personnes
Impression de la signalétique
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
Brancher les consoles de jeu
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Tester les présentations visuelles
3 personnes
Tester les scénarios lumineux
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
Servir le service de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
Gérer les images du jeu
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
Annoncer le numéro de clôture
2 personnes
Encadrer le numéro final
4 personnes
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Démonter la scène et la technique
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaises pour le publicqté 180
Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 16
Portantsqté 3
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 240
Tasses à caféqté 80
Cuillères à caféqté 80
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 220
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Console de mixage
Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Ordinateur portable pour la régie imageqté 2
Consoles de jeuxqté 4
Manettes de jeuqté 12
Répartiteurs HDMIqté 4
Câbles HDMIqté 12
Clés USBqté 6
Rallongesqté 16
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Ruban gafferqté 12
Serre-câblesqté 200
Tables pour ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 16
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Affiches du jeuqté 20
Décoration en pixelsqté 30
Panneaux d’annonceqté 10
Panneaux indicateursqté 12

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Carafes d’eauqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Courses

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Inscription

Appareils de contrôle des billetsqté 3
Badges nominatifsqté 220
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Caisseqté 2

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer les artistes : vérifie aussi la capacité d’accueil et les horaires de montage, de spectacle et de démontage.
Réunis les besoins techniques plusieurs semaines à l’avance. Pour un concert de jeu, teste notamment la console de mixage, les moniteurs de scène, les microphones, les consoles de jeu, les répartiteurs HDMI et les câbles.
Ne laisse pas les autorisations, assurances et contrats à la dernière semaine. Prépare un dossier unique avec les déclarations, les attestations et les contacts responsables.
Prévois l’accueil comme une vraie étape du programme : vérifie les billets et la liste des invités, prépare les badges nominatifs et installe une signalétique visible dès l’entrée.
Rassemble les fichiers musicaux, les visuels et les textes de présentation avant l’impression du déroulé. Conserve une copie sur ordinateur et sur clé USB pour la régie image.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jeu ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, les artistes, les techniciens, les autorisations et la billetterie. Garde les 2 dernières semaines pour les confirmations, les fichiers et le plan de salle.
Quand faut-il réserver le matériel technique pour un concert de jeu ?: Réserve-le dès que le programme et les besoins des artistes sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fais un test complet des branchements au plus tard la veille.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la billetterie ?: Ouvre la billetterie 3 à 6 semaines avant le concert, une fois la capacité, le prix du billet et le canal de vente définis. Arrête la liste des invités au moins 48 heures avant l’accueil du public.
Quand préparer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et confirme les quantités avec le prestataire 7 à 10 jours avant. Ajoute une marge pour les artistes, les techniciens et les personnes de l’organisation.

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