Einen Freiwilligenmarkt Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Datum, Zielgruppe und Programm fest. Plane für Rückmeldungen der lokalen Organisationen mindestens 3 bis 4 Wochen ein, bevor du Stände endgültig verteilst.
• Verschicke Einladungen erst mit einem klaren Anmeldeformular. Frage dort neben Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, benötigte Technik und den Platzbedarf des Standes ab.
• Bestätige Standbetreiber spätestens 7 Tage vor dem Markt und prüfe die Teilnehmerdaten noch einmal. So fallen fehlende Kontaktdaten oder doppelte Anmeldungen nicht am Veranstaltungstag auf.
• Erstelle den Marktplan mit Standflächen, Workshops und Präsentationen mindestens 5 Tage vorher. Prüfe dabei Wege, Stromanschlüsse sowie die Position von Beamer, Leinwand, Lautsprechern und Mikrofonen.
• Bereite Kaffee, Tee und Getränke am Vortag vor: Getränke kühlen, Thermoskannen und Kaffeemaschinen bereitstellen und Tassen, Gläser, Teller sowie Besteck zählen. Für den Aufbautag braucht es außerdem eine kurze Zuständigkeitsliste für Beschilderung und Namensschilder.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Freiwilligenmarkt organisieren?

Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Teilnehmerprofil. Für Einladungen, Rückmeldungen, Genehmigungen und die Einteilung der Aussteller solltest du danach mindestens 4 weitere Wochen einplanen.

Wann sollte ich die Einladungen für einen Freiwilligenmarkt verschicken?

Verschicke sie idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Setze eine Anmeldefrist etwa 3 Wochen vor dem Termin, damit du Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und die Standaufteilung rechtzeitig prüfen kannst.

Wann muss der Marktplan für einen Freiwilligenmarkt fertig sein?

Schließe den Marktplan spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung ab. Bestätige den Standbetreibern ihren Platz 7 Tage vorher und aktualisiere den Plan nur noch, wenn eine wichtige Änderung dazukommt.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Freiwilligenmarkts?

Plane mindestens 3 Stunden für Marktstände, Tische, Stühle, Beschilderung und Technik ein. Für Workshops oder Präsentationen solltest du zusätzlich 30 Minuten für einen Ton- und Bildtest mit Beamer, Leinwand und Mikrofonen reservieren.

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