Ein Freiwilligenfest Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Freiwilligenfest entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Ablauf. Kläre zuerst Termin, Ort und Zugang, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Zusagen und Ernährungswünsche, legst die endgültige Gästezahl fest und berechnest daraus Catering, Geschirr und Getränke. In der letzten Woche geht es um Reservierungen, Programm und Namensschilder; am Veranstaltungstag zählen Kühlung, Aufbau und ein kurzer Ortscheck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen erfassen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Erinnerung senden
- 8
Endgültige Gästezahl festlegen
- 9
Cateringmengen berechnen
- 10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Musik-Playlist zusammenstellen
- 13
Programm ausarbeiten
- 14
Begrüßungswort vorbereiten
- 15
Spielmaterial auswählen
2 Personen
- 16
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 17
Menükarten drucken
- 18
Preise für Spiele kaufen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Gemüse waschen
2 Personen
- 22
Desserts vorbereiten
2 Personen
- 23
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 24
Ort überprüfen
2 Personen
- 25
Schlüssel und Zugang organisieren
Event
- 26
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 27
Buffetische aufstellen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Beleuchtung anbringen
2 Personen
- 30
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 31
Musik testen
- 32
Buffetgerichte zubereiten
4 Personen
- 33
Salate zubereiten
3 Personen
- 34
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 35
Desserts bereitstellen
2 Personen
- 36
Getränkebuffet einrichten
2 Personen
- 37
Namensschilder bereitlegen
- 38
Spielmaterial bereitlegen
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 41
Gäste begrüßen
3 Personen
- 42
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 43
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 44
Begrüßungswort halten
- 45
Snacks servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Spielrunde betreuen
2 Personen
- 48
Buffet eröffnen
2 Personen
- 49
Buffet auffüllen
3 Personen
- 50
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 51
Teller und Besteck auffüllen
2 Personen
- 52
Tische zwischendurch abräumen
3 Personen
- 53
Dessert servieren
3 Personen
- 54
Dankeswort sprechen
- 55
Preisträger bekanntgeben
- 56
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
- 57
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
- 58
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 64
Location reinigen
4 Personen
- 65
Müll entsorgen
2 Personen
- 66
Bestand prüfen
- 67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 10
- Kleiderständer
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- SchälchenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- MesserAnz. 60
- GabelnAnz. 60
- LöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
- ScherenAnz. 3
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- InduktionskochplattenAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschildhalterAnz. 55
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 4
Spielmaterial
- Bingo-KartenAnz. 60
- Bingo-Rad
- QuizkartenAnz. 60
- StifteAnz. 60
- PreiseAnz. 10
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Warte mit der endgültigen Cateringmenge, bis die Anmeldefrist vorbei ist. Plane erst dann Essen, Getränke, Teller und Gläser anhand der bestätigten Gästezahl und notiere vegetarische oder andere Ernährungswünsche separat.
- Sende die Erinnerung nicht erst am Vortag, sondern etwa 7 Tage vorher. So kannst du fehlende Antworten bearbeiten und die endgültige Gästezahl rechtzeitig an Catering oder Reservierungen weitergeben.
- Prüfe den Zugang mindestens 3 Tage vorher: Wer hat Schlüssel, wann darf aufgebaut werden und wo stehen Tische, Buffets und Abfallbehälter? Ein fehlender Schlüssel kann den gesamten Aufbau verzögern.
- Bereite Begrüßungswort, Programm und Spielmaterial spätestens 2 Tage vorher vor. Lege auch Namensschilder, Menükarten und Preise gemeinsam bereit, damit am Veranstaltungstag nichts aus mehreren Räumen zusammengesucht werden muss.
- Kühle Getränke früh genug und teile den Küchenaufbau auf: Gemüse waschen, Desserts vorbereiten und Warmhaltebehälter, Thermoskannen sowie Kaffeemaschine prüfen. Stelle Geschirr und Servierbesteck vor Beginn vollständig an den Buffetischen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einem Freiwilligenfest einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Fest. Setze eine Anmeldefrist rund 10 bis 14 Tage vorher, damit du Cateringmengen und Ernährungswünsche noch bearbeiten kannst.
- Wann legt man die endgültige Gästezahl fest?
- Lege sie nach Ablauf der Anmeldefrist fest, idealerweise 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige bestätigte Anmeldungen, Absagen und gemeldete Ernährungswünsche.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Freiwilligenfests?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Geschirr, Namensschilder und Technik ein. Rechne zusätzliche Zeit ein, wenn Getränke noch gekühlt oder Speisen vor Ort vorbereitet werden müssen.
- Was muss man am Tag des Freiwilligenfests zuletzt prüfen?
- Kontrolliere etwa 60 Minuten vor Beginn Zugang, Sitzordnung, Buffet, Getränke, Musik und Begrüßungsmaterial. Prüfe außerdem, ob Servierbesteck, Abfallbehälter und ausreichend Trinkgläser bereitstehen.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!